电网企业公文精益管理的实践与思考

文/国网漳州供电公司 郑拓巍

电网企业公文精益管理的实践与思考

文/国网漳州供电公司 郑拓巍

本文结合漳州供电公司近几年在提升质量、提高效率、精简数量等方面开展公文精益管理的实践，提出了健全制度，严密流程；常抓常新，严格审核；培养人才，完善机制等持久开展公文精益管理的几点思考和建议。

精益管理；公文；电网企业

公文管理工作是电网企业的基础管理工作，在企业运营管理中负有上传下达的沟通纽带作用。强化公文管理工作质量有助于促进企业大系统运转效率的提升。切实改进公文工作作风，对于提升公文工作价值、加强企业整体内控管理水平具有重大意义。

近年来，电网企业按照中央有关规定和要求，认真做好公文工作，公文质量有了明显提高。但我们在公文审核过程中，也时常发现一些这样那样的问题。归纳起来，主要集中在以下几个方面：公文格式不规范、标点符号用法不规范、数字用法不规范、序次语不规范、不遵守行文规则、引文不规范、文字表述不规范，等等。

为有效应对和处置各类公文，需要改变以往被动式的应对工作，开展主动式的精益管理，关口前移，创新公文管理理念，建设公文精益管理体系，以高效的体系运转来提高公文管理水平。漳州供电公司办公室近几年来在公文精益管理方面做了许多有益的探索，现结合工作实践就如何做好公文精益管理工作谈几点个人的初步思考。

一、漳州供电公司公文精益管理的实践

（一）提升公文质量。公文的质量是公文的生命，是公文管理的前提。经常保持更高的精益目标，能够引导我们积极无误地实施精益管理。为了让问题看得见，从而便于快速改善，漳州供电公司实施公文管理评价体系建设，加强公文管理基础，建机制、细规则，全面实施公文评价考核，不断提高公文办理的质量和效率。

1.制定公文评价指标。精益管理的对象广泛，每个细节都可以被改善。漳州供电公司2013年制定《公文工作综合评价办法》，以每件公文为考评对象，按流程问题、行文规则、主旨内容、体例格式、其他5个类别细化考核内容，对公司本部37个、县公司42个常见扣分事项设置不同扣分值，评价扣分标准更加明确精细，评价工作更加规范有序。

2.实行定量考评模式。漳州供电公司每月以“评分制考核”方式对公司本部、所属县公司进行评分考核，各部门、各单位得分计分方式为满分减去折合扣分，折合扣分则是考评扣分与错病比率关联折算，实现公文考评由原来的定性考核向定量考核转变。通过定量考核评价，深入分析各部门、各县公司的病错文产生的原因，进行总结完善，优化考评标准。

3.强化考评结果应用。漳州供电公司加强对公司本部各部门、各县公司错病文的及时评价与通报，提醒各部门加以规范。不合格公文实行回退制度，说明回退理由、加以培训指导，多种方式促进公文办理规范化、标准化。年度以“专家评议制”方式评选优秀公文，作为绩效考评和公文工作先进集体、先进个人评选的依据；充分发挥优秀公文的示范作用，推动公文起草、办理、审核、印制等各个环节办理水平与质量的整体提升，激发公文创优的积极性、主动性。

自开展公文考评以来，漳州供电公司公文考评无差错率平均达到98%以上，各单位报送公文无差错率也呈现稳步提升态势。此外，福建省电力有限公司自2012年起开展了公司各单位年度优秀公文评选，我公司连续两年获得优秀公文。

（二）提高办文效率。拖拉是精益推行的杀手。公文有极强的时效性，要求文件管理务必做到及时、有效。漳州供电公司明确公文流转从起草到办毕控制在6天内，每个办理环节的流转时间控制在1.5天内。办公室通过协同办公系统加强对办文效率情况的实时监控，对超时节点情况及时预警，每月通报公文办理超时的部门，力争使公文及时处理率达到100%。通过对公文办理的及时催办和严格考核力度，有效减少公文办理麻痹思想，促使办文人员逐渐形成定期、定时处理公文的良好习惯，使得公司整体公文的办理时长处于可控、能控。

1.执行公文办理沟通协商制。为避免公文在走协同办公系统流程时出现不同部门意见的往复，漳州供电公司要求各部门注重沟通协调，在文件办理中遇到复杂问题、重大分歧，应以当面沟通、电话沟通方式协商一致后再行文，禁止用公文办理意见往复的低效方式处理办理过程中的不同意见，延误办文时间。

2.严格执行限时办结制。对于基层单位请示件，严格按照办理时限要求办理。基层单位上报的请示，单一部门办理的必须在10个工作日内行文回复，涉及多个办理部门的必须在15个工作日内行文回复；急件按需求办理回复，最多不超过5个工作日；对于因客观条件限制无法在规定时限内答复的事项，必须由分管领导核准，主办部门先行回复阶段或初步办理意见，明确办结时间，并在办公系统留下办理记录。

3.严格执行缺席默认制。对于基层单位上报请示，超过时限要求未予以答复，视同同意基层单位请示事项；对于公文会稿部门，岗位办理时限超过48小时（双休日和法定节假日除外）视同同意，主办部门有权收回进入下一流程。责任由缺席或超限的专业管理部门承担。

（三）精简公文数量。在公文处理工作中，“精简”既是理念的总要求，应当贯穿于公文处理工作始终，也是实际操作具体的指导原则，应当落实到行动上。漳州供电公司2014年年初出台《关于本部实行发文计划管理的通知》，在公司系统全面实施发文计划管理，力争实现2014年发文总量较上年度减少20%的目标。

1.严控发文总量。漳州供电公司办公室依据历年发文情况，实施发文数量定额管理，下达发文计划指标，每月公布发文情况，抓好过程管控，严控发文总量。

2.加强发文统筹协调。漳州供电公司办公室加大发文必要性审查力度，严格控制不必要的发文。要求各部门、各县公司加强横向协同，同类事项合理归并，减少发文总量。节假日和重大活动安排，不多头和重复发文。

3.落实公文“五不发”原则。要求行文应当确有必要，讲求实效。能够以特殊形式公文办理的，不再印发文件式公文和信函式公文；能够进行归并整合发文的，不单个逐一发文；法律法规、公司规章制度及上级文件已有明确规定，或现行文件仍然适用的，不重复发文；已通过会议或其他形式印发的文件材料，不再发文；上级单位或公司领导没有明确要求转发的，一律不转发文件。实施发文计划管理后，漳州供电公司2014年发文数量同比减少42%，2015年1-10月发文数量同比减少21.64%。

二、对开展公文精益管理的初步思考

（一）健全制度，严密流程。精益管理应被转化为职责。文件运转过程中的各个环节彼此关联，具有很强的稳定性、确定性和反复适用性，需建立连续的工作程序以及使其规范运行的规章制度，保证文件运转的规范性。为发挥公文应有效力，应按照《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）和国家电网公司《公文处理办法》，及时制定、适时修订并严格执行本单位公文管理的各项规章制度，确保本单位公文格式统一、严肃、整洁、大方，确保公文程序规范、内容完整、处理恰当。要建立“事前审核、事中跟踪、事后考核、季度通报”的公文质量管控机制，细化工作流程。强化主体责任，明确规定各部门起草的公司发文必须由部门主任负责审核，进一步督促各部门拟文时对公文内容和体例格式进行逐级审核、严把关口，共同提高发文质量。

（二）常抓常新，严格审核。精益管理的难点在于持续，故精益是一个不断追求进步的过程。为实现精益成果，不仅要采取有效的改善措施，更要坚持循环开展下去。公文处理的每一个环节都要按规范办理，以规范为标准，修正一切不规范行为和不规范公文。这是提高办文质量的重要保证。

首先，办公室对公文的体例格式、语言文字、标点符号等公文基本要素应进行更加细致、严格的审核，严格按照《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）以及《国家电网公司公文管理办法》要求，不放过任何细节瑕疵，有错必纠，对于发现的问题，要提出明确的修改意见，问题较为严重的公文可直接退回拟稿部门重拟。

其次，办公室应紧密结合党和国家重大方针政策、公司重大决策部署，对公文的主旨内核进行严格把关，认真推敲公文中的重大政策理论、事实表述、工作要求等，不仅要坚决杜绝公文与中央精神不一致，与公司发展指导思想不一致的情况发生，还要修正、润色一些不严谨、不规范的表述。

最后，办公室应从企业工作全局角度出发，对公文的程序合规进行严格把关。对涉及多个部门职责的公文，以及涉及人事、财务、机构编制、奖惩、领导日程安排等特殊事项的公文，必须督促拟稿部门严格履行会稿程序，维护各部门间整体工作秩序的规范、和谐。此外，对涉及紧急或敏感事项的公文，在不影响公文及时办理、严守秘密的基础上，办公室应坚守原则，不失位、不推诿，坚持执行必要的审核程序，对领导负责，对拟稿部门负责。

（三）培养人才，完善机制。在公文精益管理中，人力资源是核心要素。一支高素质、稳定的文书团队往往可以使公文管理达到事半功倍的效果。

1.在人员选择上必须把好关。公文办理要求文书人员责任意识和业务能力并重。科学合理配置文书人员，要不断优化文书队伍年龄结构、学历结构和专业结构，提升整体管理水平；要强化“干一行爱一行”“百分之一参与，百分之百责任”“细节决定成败”的意识。文书人员要坚持原则、大胆审核，严谨细致、脚踏实地，在日常工作中注意了解有关情况，学习相关业务和有关方针政策，做到对每一个常用文种、每一个文种的不同内容、公文办理的每一个环节、每一个相关的方面都十分熟悉，随时可以接受公文办理，并能优质高效地完成任务。

2.完善培训机制和考核机制。要重点加强各部门文书的公文业务培训，分批开展本部人员公文培训，努力提高全体员工的公文处理水平。梳理各类典型问题作为案例纳入培训范围，精选公文常用知识点，编制《公文常用项目审核对照表》，不断加强公文写作薄弱环节学习，将公文频率较高的错误点消除在拟稿环节。积极收集整理公文工作中出现的问题，利用协同办公交流平台不定期召开即时通信会议，点评工作、交流经验，增强工作互动。要实行公文审核常态化通报，对公文写作中热点、频发性问题和错误实施月通报，明确规范内容，避免错误反复出现。适时组织优秀公文评选活动，对优秀公文予以通报表扬，营造良好氛围。

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