“互联网+”时代如何进一步做好档案管理工作

摘 要：档案真实记录了城市、系统、部门和单位工作的开展和结果以及发展历史。完整系统的档案是一个单位工作内容与成果的书面概括和客观的反映，为今后工作的开展提供真实的参考和凭证。档案管理信息来自单位工作的各个环节，包括单位上级主管对下级下发的指令、条例、规定等。这些信息都是通过档案管理这项工作来进行分门别类地管理，方便日后的查询。文章指出“互联网+”时代给档案管理带来了全新的挑战，分析了当前档案管理面临的问题，并就如何解决档案管理中存在问题提出了相关建议。

关键词：新时期 档案管理 整体水平

中图分类号：G271

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2016）10-258-02

档案管理，就是指档案业务的管理工作。是档案部门为了更好地为社会与本单位、本系统提供服务，通过科学、合理、规范的档案管理方法，提高企事业单位、机关团体的工作效率和工作质量，同时能够有效地维护一段时期真实的历史面貌。一方面，档案管理工作具有现实性，因为它记录了过去和现在的工作情况和历史情况，是今后备查的依据；另一方面，档案的真实性、可靠性决定了档案是第一手参考材料。新时期如何充分利用有限的档案和信息，为日益增多的需求提供更多的服务？如何利用“互联网+”的高科技手段挖掘档案中的亮点与活力？是摆在我们每一位档案管理工作者面前的一项艰巨的任务。

一、“互联网+”时代给档案管理带来了全新的挑战

当前，我们已进入全新的“互联网+”时代，无论是机关、事业单位抑或是企业，与网络之间的联系愈发紧密，各项工作都会因为“互联网+”的出现而产生新的变革。因此，作为记录了过去和现在的工作情况以及历史情况的档案管理，也面临着在互联网的支持下脱离原有的工作思维和工作模式，实现档案数据管理的升级和转型的机遇与挑战。笔者认为，新时期、新形势、新常态给档案管理带来了全新的发展理念，我们要紧紧抓住这一有利时机，顺应形势发展，借助“互联网+”强大的推动力，根据各自单位不同的性质、需要以及工作范畴，对线上档案数据管理工作进行优化，尽可能地根据不同的需要给予个性化服务，进一步突出档案数据管理工作的作用，使其在“互联网+”时代得到更大的发展。

二、目前档案管理中存在的问题

一直以来，各企事业单位的档案管理工作大多是采用传统的人工管理模式，大量的信息、资料以纸质的形态堆积如山，造成每一个信息的查找、每一项工作的开展都举步维艰。虽然有一些单位已经配备了电子档案，但是由于人力、物力、财力等原因在管理方面还不尽人意。一些问题在这种管理模式下还长期存在：其一，内容程式化的归档造成“徒有虚名”。由于历史的原因，许多档案既没有完整的相关资料，也缺少相应的系统性。许多单位在层次、分类、结构等方面多元化的发展，导致档案的信息量远远超过了所需要求，档案内容也更加繁杂。由于单位在进行档案管理目标不甚明确，档案的整理也缺少可执行的标准，档案归档时不够科学，因此就导致了档案的规范化程度较低，归档的材料不齐全，造成归档的内容程式化，真正有用的材料很难找到，最后极易走过场。其二，档案管理制度不够完善。在之前，档案发展程度不够，管理手段落后，管理模式呆板，和当今的电子技术发展脱轨。出现这个问题的主要原因是单位档案管理部门的硬件设备落后，更新不够及时。其三，一些领导对档案管理的意识淡薄，对建档和归档不够重视，许多单位缺乏基本的档案管理规章制度，也没有规范的操作程序。从事档案管理的工作人员大多没有经过正规的档案管理培训，对档案建设的热爱程度不够，往往是需要哪一方面的材料，就去找哪一方面的信息，“临时抱佛脚”的工作态度导致档案管理工作难以积极开展。其四，经费不足造成许多工作无法开展。档案管理工作的物质基础是专项经费，这个经费主要用在两个方面：一是更新硬件设备，例如电脑、档案库房等；二是从事档案科研工作，提高档案管理的科学水准。加大经费的投入比例，二者缺一不可。其五，在单位内部对档案管理的重要性宣传力度不够，造成许多员工都是在工作调动、晋升、评级、办理退休手续时才想起自己的档案。平时对档案管理不闻不问，根本不了解档案管理的重要性与性质、内容；有的甚至认为档案管理可有可无。

三、解决档案管理中存在问题的相关对策

1.建立健全一套科学、规范的档案管理制度。优秀的档案管理工作，必须建立严格的档案管理制度。所以，各单位要将建立与完善严格的档案管理制度作为档案管理工作的重中之重。我们要严格依法治档，加强制度建设，这体现在制度方面的建设不仅是档案工作的基础性工作，也是新时期、新形势对档案工作的紧迫要求。档案的规章制度一般包括文件资料收集标准、整理标准、分类规定、文件归档制度、保管制度、借阅制度、各类文档的保密规定、文书档案分类编号办法等。我们需要做到的是在日常工作中，严格按照规章制度办事、处理问题，做到有理有据。

2.培养一支具有良好职业道德素质的档案管理人员队伍。档案管理工作专业性强，服务性高，要求工作人员要具有良好的职业道德素质，并且在文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面都具有一定的水平。因此，各级各类档案管理人员要根据工作的需要，努力培养自己具备良好的道德素养。首先，要热爱自己的本职工作，尊重历史，尊重档案、工作作风踏实严谨。其次，要具有较强的保密意识。根据工作性质及要求需要，档案管理人员经常会与政府部门的重要信息接触，因此，档案管理人员应当在思想上高度重视，这是评价一个档案管理人员是否合格的最基本标杆，也是衡量是否符合合格档案管理人员的义务与职责。

3.加强业务学习，提高自身素质。“学习者强，学习者胜。”当今时代，各种信息瞬息万变，只有坚持不断地学习，才能在风云变幻的激烈竞争中保持前进的旺盛动力，档案管理工作也同样如此。作为一名合格的档案工作人员必须刻苦学习，努力钻研，爱岗敬岗，乐于奉献，忠于职守。具备档案管理、劳动经济、人力资源、历史、管理、计算机等多方面的知识技能以及良好的职业道德修养。这就要求档案管理人员必须具备主动学习，勇于开拓，积极向上的态度。一是要开发新思路、树立新观念。为了适应当今时代要求，对于档案管理工作人员的要求不能仅仅是做收集保管工作，更多的应该是在日常的档案保管工作中，发挥创新意识、创新精神、创新思想，改变档案工作现在陈旧单一的局面，提高档案管理工作的效率及社会贡献率。二是专业技能过关。档案管理工作人员不仅要对业务的各个流程熟练，而且还对档案各类载体能够熟练应用操作。三是要开拓新思维。档案管理工作看似单一枯燥，其实不然，它需要我们不断地开拓视野，用新知识、新思想、新理念武装自己，对新行业、新领域有更深的理解，才能出色地完成档案管理工作中提出的新挑战。

4.强化服务意识，提高服务水平。当今社会存在着对档案管理与档案管理人员重视度不够的问题，往往是需要了才想起来，“临时抱佛脚”。对档案管理的人力、物力、财力支持度严重不足，导致一些档案管理人员也存在着“做一天和尚撞一天钟”的问题，学习动力不足，工作积极性不强，满足于自己已掌握的知识，实际工作中很少或者不习惯将新的技能应用其中，思想陈旧懒惰，不愿花费时间与精力学习和行动。档案管理工作被局限在接收文件、整理文档、保管档案等方面，并没有完全发挥出档案应有的关键作用。面对当今社会的发展要求，档案工作应做到尽善尽美，因此，要适应新时代的发展要求，就必须具备新思想、新理念、新方法。这就需要我们以与时俱进的精神，破除旧思想、旧观念，摆好自己的位置，树立良好的服务理念，大力提高档案管理的效率和利用率，在档案分类、保管档案类别划分，以及对档案及相关重要历史资料等方面给予足够的重视，力争让档案管理工作在社会发展大潮流中发挥更大的作用。

5.引进各种人才，利用高科技手段提升档案管理的科技内涵。“互联网+”时代给档案管理带来了全新的挑战，在新形势下，档案管理工作者勇于担当，乐于挑战。要在平凡的档案管理岗位上作出不平凡的业绩，为单位的快速、健康发展尽自己最大的努力。一方面，各单位要积极引进与培养档案管理人才，让他们人尽其才，人尽其用，发挥更大的作用；另一方面，要充分利用大数据平台，通过运用现代技术方法，加强对信息管理和运用，高效地完成档案管理工作，为高层领导开展决策提供科学、准确的数据。同时，针对本单位在不同时期、不同阶段对档案的各种需求，都能做到“召之即来，来之能用，科学准确，规范有序”。

四、做好档案管理工作任重道远

“知之愈深，信之愈笃，行之愈实。”

档案是一部人类发展的历史记录，它关系着广大人民群众的根本利益，也关系着一座城市、一个单位的健康发展壮大。新时期新形势下，档案更是整个社会共有的宝贵财富，它应该顺应社会发展的潮流，为社会所用，使之适应改革开放新形势的需要，为广大人民群众创造出更高的价值。正像习近平总书记所指出的：理想信念是共产党人的精神之“钙”。我们要充分认识做好档案管理工作的重要性，坚持理想与信念，从我做起，从自身做起。切实提高档案管理工作的水平与实效，强力推进，踏石留印、抓铁有痕，使之完全适应改革开放新形势的需要，充分利用“互联网+”为广大人民群众作出更大的贡献。

参考文献：

[1] 高月英.创新档案工作思路做好新时期档案工作.科技致富向导，2014（7）

[2] 葛雪梅.论加强党校信息化档案管理的有效途径.兰台世界，2015（12）

[3] 李霄.浅谈中职学校档案管理工作的改进.办公室业务，2016（2）

（作者单位：内蒙古医科大学附属医院 内蒙古呼和浩特 010050）

[作者简介：张国光（1973—），男，汉族，硕士研究生，馆员]

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