石化粉体工程项目采购信息数字化管理的研究

程瑾瑜

（上海金申德粉体工程有限公司，上海 200040）

石化粉体工程项目采购信息数字化管理的研究

程瑾瑜

（上海金申德粉体工程有限公司，上海 200040）

结合粉体工程气流输送系统的特点，分析采购管理流程中的节点、数据流和应用条件，构建优化采购流程的模块设计，以实现系统采购乃至项目管理整体的数字化，将是今后发展的主体方向。

粉体工程气流输送系统；采购管理；数字化

粉体工程气流输送系统在大型石油化工工程建设领域具有显著的成套化特点，其设计采购和施工的过程管理与控制也有区别于一般成套机械设备的要求，以达到更加技术一体化的系统整体性能保证。采购管理作为连接工程设计和现场施工、试车考核的中间环节，在工程项目管理过程中的作用日益突出。

工程项目管理数字化[1]的理念和技术随着现代信息技术革命得到了迅猛发展，尤其是特大型一体化项目的实施，从其本身的管理需要和建成后运营管理的自身要求出发，对数字化的需求变得十分强烈，经过十余年来的工程实践，已经在数字化工厂的建造标准上有了一个基础性的共识。

在粉体工程的采购管理过程中实现真正的数字化，不仅可以在项目实施全过程进行全方位的监控管理以充分有效地衔接设计和现场各环节的界面，提高整体工作效率，而且能够利用数据库技术最大限度地提高谈判议价能力，从而降低采购的制造和管理成本，以最少的成本去获取最大的效益[2]。本文拟就粉体工程的采购管理数字化进行研究和开发。

1 采购管理数字化需求分析

1.1 采购过程节点分析

综观粉体工程气流输送系统采购管理过程，有以下重要阶段和节点：

前期准备和合同签订阶段：设计询价文件接收、商务和技术询价、投标报价文件接收、技术和商务评审、合同谈判和签订。

合同执行阶段：开工会议（预检会议）、催交、资料往返确认、监造、检验、运输交付、随机资料验收、备件管理、供应商现场服务和试车配合等。

性能考核及其后评价阶段：组织重要供应商参与性能考核验收、竣工资料交付、合同关闭以及供应商绩效评估等。

其中商务合同管理和货款支付贯穿订单后全过程。

1.2 采购与各部门数据流分析

采购和各个部门之间的数据传送见图1（以本公司为例）。

图1 采购部与其他部门的数据传送Fig.1 Date:Transferring flowchart among procurement and other functional departments

1.2.1 采购与设计之间的技术数据往来

步骤①设计部将询价文件、技术附件提交给采购部；当出现设计变更时提交设计变更单给采购部。

步骤②采购部将供应商的反馈资料包括设计资料和图纸等发给设计部确认。

1.2.2 采购与供应商之间的主要文件往来

步骤③采购将设计部提交的询价文件发送给供应商；采购物资在现场出现损坏或遗失或缺货等情况，采购请求供应商增补；采购提交装箱清单格式、竣工资料格式给供应商；合同履行结束将保函还给供应商。

步骤④供应商根据我们的询价文件提出的要求进行设计出图、报价文件发送给采购；供应商提供保函给采购；供应商物资装箱信息、发货信息提交给采购；供应商的物资竣工资料发送给采购。

1.2.3 采购与现场服务之间的信息交流

步骤⑤采购将采购物资的发货信息发送给现场部。

步骤⑥现场部需将在现场施工中发现物资损坏、缺失的信息传递给采购。

1.2.4 采购与财务之间的数据往来

步骤⑦采购部提交预付款、进度款、质保金等付款申请表给财务部；采购部提交供应商保函给财务部。

步骤⑧财务将付款凭证反馈给采购；合同履行结束质保期到期后财务将保函交还给采购。

1.2.5 采购与档案室的文件往来

步骤⑨采购将竣工资料提交给档案室存档，并附上资料文件签收单。

步骤⑩档案室将竣工资料核对完毕，在资料文件签收单上签字后反馈给采购。

1.2.6 采购与项目经理之间的文件信息往来

步骤11物资采购前项目经理将设计进度表交给采购。

步骤12每个月度进度会，采购将采购进度表交给项目经理。

1.3 采购数字化应用条件分析

1.3.1 采购数据系统性

粉体工程气流输送系统区别于一般成套设备、机组的特殊管道、阀门和控制系统的设计，既要兼顾目标输送物的性能特点和输送能力，又要在设计上尽量采用定型和定尺设备和材料，以保证造价的竞争能力和性能考核的最优化。同时，也需要与工程总承包商之间进行工艺和公用工程条件、采购现场交付以及施工计划和实施的对接。

采购的数字化一般水平是采购专业自成体系的数据优化管理，为各个接口界面最大限度提供数据输入，并对其及时性、准确性负责，也要得到接受者的及时反馈方能真正实现其功能。而高阶水平则是与设计和现场之间的数据集成和共享，在各关联节点上实现实时推送，底层为一个数据库平台。

一套粉体工程气流输送系统的工程，整体来看就是一个小型EPCC项目，具备石化项目管理的全部要素，又有整体标准化、模块化的技术可行性。因此，从系统角度分析，采购管理乃至整个粉体工程的数字化项目管理和交付，具有现实意义。

1.3.2 采购流程标准化

工程项目管理按照工作流程化、流程标准化和标准数字化的要求，将伴随人力资源优化、安全质量管理、项目控制能力以及承包商对利润目标的追求变得越来越重要和迫切。从大型压缩机的油站模块化安装可以获得很多启发，比如粉体工程气流输送系统的工艺管道设计，完全可以按照模块化安装要求进行，这样对采购就提出了更高要求，特别是工厂化预制要求，以及换向阀、旋转阀的定尺安装，包括抗震支架的标准安装等。

采购管理亦需及时适应这种需求的变化趋势，及时用标准化的思路来协调设计与供应商之间的技术条件交接，以及对供应商技术要求符合性的监督和检验，核心要义是确保设计思想在供应商工厂和施工现场得以准确理解和实施，采购的数字化管理正好发挥了桥梁和纽带作用。

1.3.3 采购系统集成度

采购系统集成度越高，对项目人员素质要求也越高，出现各类问题的概率就越低，这实际上就是利润或超额利润的来源。整体来看，集成度应该在一个均衡水平，即既不能高度集成使得项目人员无所适从，也不能简单的无纸化办公要求，应该是实实在在地为管理流程的优化和整体能力的提升服务。

为此可以考虑三个阶段的实施方案：第一阶段，全部供应商商务和技术资料的优化查询系统建立完成；第二阶段，订单生成和管理模块上线，在设计技术文件和供应商资料信息上实现实时共享和协同；第三阶段，采购管理全生命周期的数字化，与公司项目管理的数字化完全融合。

2 功能模块设计

粉体工程需要采购的物资种类相对比较集中，

基本上所有的气流输送装置所需要的设备、仪表、电气、管道都是在有限规格系列中选用，所以可以先制作物资清单BOM（Bill of Material ）[3]，根据已完工项目不同输送介质、能力以及区域设计条件分门别类梳理，整理出一个比较完善的物资清单，建立后台数据库，它不仅是技术文件，还是管理文件，公司的设计部、采购部、现场部、项目经理、高层领导都可以根据不同授权权限访问，是各个部门人员联系和沟通的纽带，充分实现数字化信息的共享。

功能模块构架示意图见图2。

图2 功能模块构架示意Fig.2 Functional modules schematic diagram

订单生成模块的主要功能是生成采购合同。考虑到采购合同的自动生成必须有标准的模板，建议事先根据以往项目采购合同做一个分类，比如按照付款方式来分，没有预付款的、预付款进度款质保金比例相同的、没有质保金的、需要开保函的等分别做成模板，选择模板自动生成采购合同。

订单管理模块主要功能是对订单合同生成后的全面跟踪和管理，实现对费用控制表、付款表、采购进度表等的自动更新，获取供应商的进度、生产质量证明文件等，当满足付款条件时，向财务提出付款申请，接收财务反馈的付款状态，并通过超文本链接到邮箱告知供应商。采购和供应商的及时互动可以大大提高工作效率。

供应商管理模块包括供应商资质文件的管理以及对设计资料批准审核确认信息、发货资料格式文件的发送、发货资料的接收和来回确认。

现场管理模块主要是对货到现场后的货物状况管理，接收现场物资变更信息，分析物资的变更原因，比如产品的损坏原因、数量缺少的原因、规格差错的原因等，不同的原因对应不同的补救措施。如有补货情况，回到订单生成模块。

查询模块具有综合查询能力，可以快速查询公司历年来采购商品的单价、采购周期、供货厂商等基本信息，实现与供货厂商资质文件的超文本链接。本模块可以为项目经理管理项目提供准确的数据，为公司领导决策提供支持，为采购部提供准确的ISO外审资料。

3 结束语

随着中国制造2025计划推进，以及供应链和物流管理技术的提升，从生产端推动项目采购管理思想的转变和数字化技能提高，已经近在眼前；作为中国从事粉体工程气流输送系统研发和产业化的行业领先者，如何在保持研发优势的同时通过管理流程优化改进，充分利用现代的信息化技术，形成独特的竞争优势，已是刻不容缓。

粉体工程的采购信息数字化管理的研究和开发，正是结合公司业务特点和系统的技术特点，从采购管理角度入手，分析作业流程和数据流动，从而根据不同需求形成相应的功能模块，为提升管理效率进行了思考和探索。当然，项目管理是一个复杂系统，不仅要从设计采购施工现场的横向分析，也需要从项目安全、质量、进度、费用、合同以及材料、文档等项目控制的纵向进行接口优化和数据协同，这是今后的努力方向。

[1]米帅，贾宏俊，吴新华，等.浅谈工程项目管理信息化[J]. 项目管理技术，2010（ 5）：86-89.

[2]邱小平，许玖平.项目采购管理[M].北京：经济管理出版社，2008.

[3]胡腊妹.EPR中的物料清单处理系统的设计与实现[D]. 电子科技大学，2012.

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Study of Numerical Management of Procurement Information in Petrochemical Bulk Solid Projects

Cheng Jinyu
（Shanghai KSD Bulk Solids Engineering Co. Ltd, Shanghai 200040）

Combined with the features of pneumatic transportation system used in bulk solid engineering, the benchmark, data stream and conditions in procurement management were analyzed. Module design in procurement procedure should be built and optimized so as to realize whole digitization for procurement system or even for project management, and it is the development direction in future.

pneumatic transportation system in bulk solid engineering; procurement management; digitization

F 253.2

A

2095-817X（2016）05-0059-004

2016-06-10

程瑾瑜（1968—），女，工程师，主要从事工程项目采购工作。