人事档案管理与信息化建设

王一楠（烟台市技术监督信息研究所，山东烟台 264003）

人事档案管理与信息化建设

王一楠
（烟台市技术监督信息研究所，山东烟台 264003）

人事档案是人才的信息储备库，是为领导提供人才决策的重要信息来源。通过人事档案，能够反映一个人的职业轨迹、德才状况、工作奖惩、家庭背景等等，这是了解人、善用人的重要工具。人事档案管理工作的好坏与否，可以直接影响到单位的工作效率，涉及到每一个人的切身利益。如何管理好人事档案，发挥档案的最佳用途，是每一名工作人员应该思考的问题。本文分析了人事档案管理的措施与信息化建设的要点。

人事档案 档案管理 信息化

1 加强人事档案管理方法对策分析

1.1 加强单位日常事宜中档案管理的内容

必须将人事档案管理提上单位日常工作的议程当中，这样才能使得单位内部领导及工作人员更加重视人事档案的管理。在有关档案管理的规章制度中仔细规定人事档案管理的内容，并且单位领导层定期举行有关人事档案管理的会议，探讨单位内部近期人事档案管理中存在的问题并提出解决措施。同时，也要加强对单位内部工作人员有关人事档案管理的宣传，例如开展有关人事档案管理主题的有奖知识竞答活动等。

1.2 建设专业化的管理队伍

许多单位在进行档案管理时，一般招聘的都是没有档案管理的人员，许多档案管理经验人员是领导的亲属，不仅专业知识没有，并且文化素质也较低，导致了档案管理的落后。单位要加强人事档案管理首先要从高校高薪招聘与档案管理专业相关的专业人才，并且再进行严格的人事档案管理重要事项的培训。其次要制定严格的档案材料收集整理、存档以及使用制度，保证人事档案充分利用的同时也加强了其保密性能。只有打造一支专业化的人事档案管理队伍，档案管理工作才能得以顺利实行。

1.3 加强档案信息化建设

21 世纪是信息化的时代，各个行业都在加强信息化建设，档案管理也不能落后。单位要实现纸质版人事档案与电子版人事档案并存的档案管理化模式，并且保证两者的同步性和真实性。单位相应的人事档案管理部门要及时更新每个人员的信息，并建立人事档案管理信息交流平台，单位领导要调阅相关工作人员的工作进度等情况，可以通过既定的合法程序及时地调阅，一方面可以评估员工工作能力，另外一方面可以及时地进行工作调整，加强内部控制。只有人事档案信息化加强，才能保证其时效性和实用性。

1.4 完善档案管理硬件设施配备

在档案管理时相应的硬件设备是建设的基础，例如办公区及网络设备等。据2014年某省对一些事业单位进行调查发现，在调查的单位内，有近90%的单位在档案建设时候没有足够的办公区域，办公室与档案储存室在一起，并缺乏相应的电脑设备，仅有的电脑设备一般都被用于来记录人员的名字和档案号，便于及时找出纸质版档案，并没有记录详细信息。所以单位要加强对硬件设施的配备，只有充足的办公区和电脑网络，人事档案的管理和信息化建设才能保证其可行性。

2 人事档案信息化建设的要点

2.1 树立新的档案管理理念，增强档案主动管理的意识

传统的档案管理理念已经不适合企业的常规管理，需要树立新的档案管理理念。企业属于非营利性的公共医疗服务机构，其中人力资源是企业的主要力量，没有优秀的医学人才资源，企业是无法发挥应有的社会效益的。人事档案管理的不断改进，不仅能够完成企业相关的人事任务，对企业人力资源进行合理的调配，在薪资以及福利方面发挥出巨大的优势，有利于发挥人力资源管理的作用。因此，企业档案的管理工作需要企业全体人员齐参与，树立人事档案管理的意识和大局观，特别是推动企业服务水平的意识，在资金和人才的继续教育上加大投入，使用最先进的档案管理的相关软件和设备，健全单位内的档案管理体系。

2.2 采用信息化管理手段，提高档案管理的效率

信息化管理和人事档案相结合，是管理工作的大势所趋，要求人事档案工作要运用新的科技手段，提高工作的效能，实现信息化技术促进人事档案管理方式的彻底转变。国外先进的国家已经基本实现了人事档案的信息化建设，信息化程度很高，我国的三级甲等企业已经全面普及了计算机辅助管理档案，正在进一步向乡镇地区扩大。

2.3 加强思想道德和职业道德素质，提高档案管理人员的业务水平

企业可以配备专职的档案员，开展的培训活动要包括对档案管理人员的培训，培训的方式有很多，如在职进修、外出考察以及参加研讨会等各种方式，以不断适应新时期对人事档案管理工作的要求，作为档案管理工作人员，要树立正确的价值观，增强自己的责任心和团体意识，学会运用先进的档案管理设备和手段，使工作的效率得到提高，掌握档案管理的综合技能，以从容的应对档案业务的发展需要。

2.4 实现人事档案管理的信息化、科学化、现代化

为了顺应信息化时代的发展，企业档案管理部门应该建立电子档案，力求人事档案管理工作的科学合理，并用现代化的手段进行管理，提高档案信息的真实度，通过现代化信息采集的设备，建立企业人事档案数据库，并及时的升级和更新，使人事档案管理的信息呈动态化的趋势，保障档案信息不过时，增强信息的可信度，便于随时检索和查询，只有做到档案信息的规范化和科学化管理，才能提高人事档案管理的工作水准，服务于企业的中心工作。

2.5 给予政策、资金等方面的支持，加强对档案管理的重视

（1）制定科学合理的档案管理制度，规范档案管理流程，加强档案审核，避免人档分离、档案不全、档案失真现象出现，保证档案的科学性、完整性。（2）给予政策上的支持，适当提高企业档案管理人员的工作待遇，为其提供参加档案信息化管理学术会议机会，以提高其工作积极性。（3）加大档案管理资金投入，改善企业档案管理的设施设备，如建立恒温档案管理室、更新软硬件设施等，以全面提高企业档案信息化管理水平。

3 结语

综上所述，实现人事档案管理的信息化，能够不断提高人事档案管理工作的效率，降低人事档案管理工作的成本，提高管理中的安全性和可靠性。通过信息化手段，对管理人员进行云储存，实现管理的方便快捷，从而促进档案资源的相关的开发和利用，不断推动档案工作向更高的水平和层次发展，不断使档案管理适应新形势的要求。

［1］王静霞.人事档案管理的信息化建设研究［J］.产业与科技论坛，2014（2）.

［2］孙冬云.人事档案管理信息化的对策研究［J］.信息技术，2012（5）.

［3］郝小红.新时期人事档案管理信息化建设研究［J］.办公室业务，2012（15）.

［4］管建辉.浅析人事档案管理信息化建设［J］.党史博采（理论），2013 （10）.