领导干部如何合理分配时间和精力

吴德贵

一、时间是稀缺资源，每个人都应倍加珍惜

传统观点认为，时间就是金钱。当代观点认为，时间比金钱还重要。一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。鲁迅先生讲过：“时间，每天得到的都是二十四小时，可是一天的时间给勤勉的人带来智慧和力量，给懒散的人只能留下一片悔恨。”时间是单行道，过去了就回不来了。时间是既定的稀缺资源。上帝给每一个人的时间都是公平的，不多不少，完全均等。一天24个小时，一个小时60分钟，一分钟60秒。既不能增加，也不会减少。人的一生按80年计算寿命，其生命长度为2.92万天或70万个小时或4200万分钟或25亿秒。如何充分利用好有限的时间资源去创造尽量多的社会价值？这是每一个社会人特别是领导干部需要深入思考和认真解决的重大课题。比尔·盖茨先生曾经讲过，如果弯腰捡地上钱的时间能创造出更大的价值，我是不会弯腰去捡地上钱的。教育家认为，时间就是知识。医学家认为，时间就是生命。企业家认为，时间就是财富。军事家认为，时间就是胜利。科学家认为，时间就是创造。笔者认为，浪费自己的时间是自杀，浪费别人的时间是谋害，浪费集体的时间是往井里投毒。任何一个领导干部时间和精力都是既定的、有限的。既定的时间和有限的精力无法穷尽天下事，必须学会科学管理时间和高效利用时间，必须学会把主要时间和主要精力用在主要事情上，必须学会根据工作事项合理配置时间，必须学会充分发挥时间的效用，必须学会在生命长度既定的前提下努力去拓宽生命的宽度，只有这样才能确保领导工作卓有成效。管理学大师彼得·德鲁克先生在他的经典著作《卓有成效的管理者》一书中把“掌握自己的时间”列为第二章，并从“时间对管理者的压力、如何诊断自己的时间、消除浪费时间的活动、统一安排可以统一支配的时间”四节对时间管理进行了详尽的阐述，值得领导干部研读。本文拟就领导干部时间和精力分配方面存在的问题及成因做个简要分析，进而提出如何合理分配时间和精力的相关建议，以期引发更多更深入的探讨。

二、领导干部时间和精力分配失衡扫描及成因分析

笔者研究发现，目前，一些领导干部在时间和精力分配上存在着两个倾向的问题。第一个问题是：有的领导干部工作不分轻重缓急，在时间和精力配置上平分秋色，均等安排，工作重心不突出，眉毛胡子一把抓，大事小事全过问，面面俱到，平铺直叙，事必躬亲，事无巨细，事事亲力亲为，其结果是业绩平平、碌碌无为、工作难以出彩。第二个问题是：有的领导干部虽然能够突出工作重点，但是不能兼顾一般，抓了点丢了面，抓住了局部丢掉了整体。常常表现为，在一个时期，时间和精力全部集中在上级部署和关注的工作事项上，但是忽略了组织发展中大量的基础性和常规性工作事项，严重影响了组织的整体建设和可持续发展。领导干部时间和精力分配失衡的成因，概括地讲属于领导方法欠缺和领导艺术不高，不能科学合理地分配自己的时间和精力。具体地讲原因有三：一是角色定位不准确，做了很多不该做的事情，分散了时间和精力；二是工作分类不到位，不懂得轻重缓急，不知道取舍；三是统筹兼顾不娴熟，顾此失彼，不善于整体谋划、系统推进和协调发展。

三、领导干部科学合理分配时间和精力的相关建议

在以上研究分析的基础上，笔者就领导干部如何科学合理地分配时间和精力，从方法论的角度提出三条建设性建议，供大家研究参考。

建议一：角色定位法。对于领导干部来说，角色定位至关重要。一个领导干部，会不会当？当得怎么样？受不受欢迎？能不能卓有成效地实施领导？其先决条件是必须切实解决好角色定位问题。所谓角色定位也叫职位认知，通俗地讲就是三句话：第一，我是谁？第二，我应该做什么？第三，我将如何去做？毛泽东同志曾经教导我们，领导干部的主要责任就是两件事，一是出主意，二是用干部。彼得·德鲁克先生也曾经精辟地说过类似的话，他说，管理者一要做对事，二要用对人。领袖和大师的观点如此高度契合，这就给各级领导干部准确进行自我定位提供了理论指导。成功的企业家们对这个问题都有深刻的体验。联想集团创始人柳传志先生说过，企业领导人一要定战略，二要建班子，三要带队伍。万通集团创始人冯仑先生说过，企业领导人一要看别人看不见的地方，二要算别人算不清的账，三要做别人做不了的事。海尔集团创始人张瑞敏先生说过，办企业就是办人。做自己喜欢做的事情成才的几率高。做自己应该做的事情是领导艺术的真谛所在。

建议二：要事优先法。领导干部公务繁忙、日理万机，现代管理千头万绪、错综复杂。面对繁重的改革与发展任务，作为领导干部必须学会工作分类，必须学会要事优先，必须学会抓主要矛盾和矛盾的主要方面。早在1937年8月，毛泽东同志在《矛盾论》一文中就曾指出：“任何过程如果有多数矛盾存在的话，其中必定有一种是主要的，起着领导的、决定的作用，其他则处于次要和服从的地位。因此，研究任何过程，如果是存在着两个以上矛盾的复杂过程的话，就要用全力找出它的主要矛盾。抓住了这个主要矛盾，一切问题就迎刃而解了。”坚持要事优先，就是要把手头的全部工作按照重要程度排排队分三类，最重要的事情列为A类，相对重要的事情列为B类，无关紧要的事情统统列为C类。分类之后，集中主要时间和精力全力破解A类的事情，因为A类的事情都是关乎全局、关乎整体、关乎长远的，而且别人无法替代，必须领导干部亲力亲为。A类的事情解决好了，就能起到牵一发而动全身的功效。A类的事情解决完了，如果还有时间和精力，转向B类。原则上讲，列为C类的事情统统放下。因为，领导干部的时间和精力无法顾及，一定要学会取舍。眉毛胡子一把抓，鱼和熊掌同时兼得，几率是很低的。现代领导干部重要的不是拥有，重要的是放弃。我们已经拥有了很多很多，我们背负的包袱已经很重很重，必须学会放弃、懂得选择。抓住大的放弃小的，抓住西瓜丢掉芝麻，抓住重要的忽略次要的，这就是领导艺术和管理智慧。平推永远平庸，选择造就卓越。战略就是一种高智慧的选择。一个优秀的领导者，一个成功的领导者，一个卓越领导者，总是能够把自己的时间和精力聚焦在那些“重要不紧急”的事情上。李嘉诚先生说过，一个国家，皇帝忙，表明将相无用。一个军队，将军忙，表明凝聚力不够。一个家庭，支柱忙，表明即将出问题。一个单位，领导忙，表明可用的人不多。历史上所有伟大的人物，政党以及如今伟大的商业领袖，有谁在整天忙着做事的？他们每天干的最多的就是七件事：一是组织人脉；二是学习成长；三是把握方向；四是分析市场；五是战略布局；六是总结经验；七是制定打法。一个伟大的领袖，如果整天忙着做事，就失去了领袖的价值和意义。我以为，领导干部应该把主要时间和精力聚焦在五件事情上：一是战略的制定与实施，战略引领是当今世界各国普遍推崇的重要发展理念，制定并实施高智慧含量的战略规划，对于引领组织的可持续发展具有深远意义。二是文化建设，文化是软实力，文化是一个民族、一个组织、一个干部综合实力的集中体现。文化和知识不能画等号，知识具有门类性，文化具有综合性。习近平总书记在2016年“七一”讲话中对增强文化自信作出了重要论述。三是组织建设，即机构设置、岗位规范、职能配置等，这些方面科学性如何，直接影响到组织的整体效能。四是制度建设，即建立和完善各项管理规章，人管人累死人，制度管人很轻松。万达集团创始人王健林说过，用制度打造超强执行力。五是人才培育、引进、使用和激励，古往今来，无数事实告诉我们，成也萧何败也萧何，兴也在人衰也在人。近年来，习近平总书记多次号召，聚天下英才而用之。彼得·德鲁克先生在《卓有成效的管理者》一书中把“要事优先”列为第5章，并且提出了工作排序的四项原则：一是重将来而不是重过去；二是重视机会，不能只看到困难；三是选择自己的方向，而不盲从；四是目标要高，要有新意，不能只求安全和方便。大师的观点寓意深邃。依据工作事项的轻重缓急，领导干部处理事务的先后次序应该是：首先要着力解决那些既重要又紧急的事情，其次要用更多的时间和精力去做那些重要但不紧急的事情，第三要用少量时间和精力去做那些紧急但不重要的事情，第四基本上不做既不重要又不紧急的事情。尤其是一把手，必须抓大放小，一把手的门前不能车水马龙、门庭若市，一把手的工作不能一竿子插到底，要注意发挥各级各层的积极性。越级指挥是管理上的一大忌讳。

建议三：统筹兼顾法。统筹兼顾，是毛泽东同志一贯倡导的领导方法。1943年6月1日，毛泽东同志在《关于领导方法的若干问题》一文中指出：“领导人员依照每一地区的历史条件和环境条件，统筹全局，正确地决定每一时期的工作重心和工作秩序，并把这种决定坚持地贯彻下去，务必得到一定的结果，这是一种领导艺术。” 1949年3月13日，毛泽东同志在中国共产党第七届中央委员会第二次会议上的讲话，从十二个方面对党委会的工作方法进行了完整、科学、系统的论述。其中第五个问题讲到要学会“弹钢琴”。毛泽东说：“‘弹钢琴十个指头都要动作，不能有的动，有的不动。但是，十个指头同时都按下去，那也不成调子。要产生好的音乐，十个指头的动作要有节奏，要互相配合。党委要抓紧中心工作，又要围绕中心工作而同时开展其他方面的 工作。”毛泽东还说：“钢琴有人弹得好，有人弹得不好，这两种人弹出来的调子差别很大。党委的同志务必学会‘弹钢琴。” 毛泽东同志提出的“弹钢琴”工作方法，是一种重要的领导方法，它给我们的启示是：既突出主调，又伴以和弦，以主调带动和弦，又以和弦推动主调，最终演奏出生动悦耳的乐曲。按照这种方法，我们做具体工作，要在分清轻重缓急的前提下，抓重点工作、紧急工作、事关全局的工作，同时还要兼顾一般工作的进展情况，既全面推进，又重点突破。这种“弹钢琴”的工作方法强调的就是矛盾的观点，是两点论与重点论的统一。学会和掌握“弹钢琴”的工作方法，对于提高领导水平和领导效能，具有十分重要的意义。统筹兼顾，是落实科学发展观的根本要求。2003年，时任中共中央总书记胡锦涛同志在中央经济工作会议上曾全面论述过正确的政绩观，提出六个“既要又要”，一是既要看经济建设成果，又要看社会进步；二是既要看城市变化，又要看农村变化；三是既要看硬环境的加强，又要看软环境的改善；四是既要看当前的发展，又要看发展的可持续性；五是既要看经济增长的总量，又要看人民群众得到的实惠；六是既要看经济社会发展的成果，又要看党的建设的成效。六个“既要又要”，核心要义是强调辩证统一和协调发展。统筹兼顾，是习近平总书记系列讲话中的重要思想之一。党的十八大以来，以习近平同志为总书记的党中央，站在战略和全局的高度，在推进经济社会“五位一体”发展的进程中，又逐步形成了“四个全面”的战略布局，即全面建成小康社会、全面深化改革、全面依法治国、全面从严治党，并把“四个全面”作为指导当前和今后一个时期党和国家各项工作根本要求。在经济新常态的背景下，如何贯彻落实“四个全面”的战略布局，全面建成小康社会如何进入新常态？全面深化改革如何进入新常态？全面依法治国如何进入新常态？全面从严治党如何进入新常态？每一个领导干部对这些重大问题都必须用辩证思维的方法认真思考并作出自己的回答。

（作者系中国人才研究会副会长、研究员，广西人力资源和社会保障客座研究员）