探析档案管理模式在大数据时代的变化之路

于兴华

[摘要]随着信息技术的不断创新，我国已经进入到了大数据时代，并为我国档案管理工作带来了很大的机遇与挑战。大数据时代对档案管理工作的影响非常显著，文章综合采用了文献法、分析法，从资源、对象、手段、人员等角度出发，对档案管理变化之路进行了探析，并提出了几个创新路径，能够为我国档案管理在大数据时代背景下取得可持续发展提供一些新的思路。

[关键词]档案管理；大数据；模式创新

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.41.129

自全球知名公司麦肯锡提出“大数据时代”这个概念以来，大数据的应用开始日趋完善。由于大数据能够为各个领域提供科学、多样的信息资源，因此迅速获得了社会各界的认可，并在金融、通信、军事等多个领域得到了充分的应用。作为一项传统性的服务工作，档案管理是一个部门甚至一个单位正常运转的重要保障，具有至关重要的地位。随着我国信息化建设步伐的不断加快，传统的档案管理迫切需要针对性的改革和创新。基于此，如何使档案管理能够顺应大数据时代变化，实现管理效率的稳步提升，是摆在我国各级档案管理部门面前的一个重要课题。

1 大数据时代背景下的档案管理变化趋势

1.1 数据资源更加丰富化

在大数据时代背景下，我国各项数据资源呈现出了越来越丰富的大趋势，并已经成为档案管理工作面临着重大发展机遇。一方面，档案管理中的数据资源数量开始大量提升。以一个市级档案馆为例，在大时代背景下，其每年的档案数量在以10%以上的速度增加。[1]另一方面，档案管理中的数据资源形式也逐渐多样化。从原来传统的纸质版，逐渐扩展到了纸质、声音、图像、实物等多种档案存储模式，并共享合作，实现了档案数据资源的内部整合。从这个意义上说，数据资源更加丰富化，是基于大数据时代背景下的档案管理的一个重大变化趋势，也是今后需要重点改进的领域之一。

1.2 服务对象更加多元化

随着信息技术的不断发展，大数据背后反映出的经济形势、社会发展变迁趋势是非常明显的，对于我国社会主义市场经济下的各个企业助益均非常之大。特别是一些非公有制的中小企业，如果能够借由档案管理工作来实现对大数据的处理，在激烈的市场竞争中就会抢占先机、获得一席之地。因此，服务对象的多元化也逐渐成为我国档案管理工作的重要趋势之一。举例来说，档案管理服务的人群可能从原来的党政机关、教师等职业人员拓展到工人、企业家、自由职业者等多种人群，充分体现出惠及千家万户的重要优势。[2]但是，我们还应该看到，虽然档案管理对象日趋多元化的趋势不可更改，但是也为档案管理工作的服务水平、安全保障提出了更高的要求，迫切需要进一步提升综合管理水平。

1.3 技术手段更加科学化

在档案管理工作中，技术手段正在发生着突飞猛进的变化与革新，并为档案管理工作奠定了坚实的技术基础。在传统的档案管理工作中，人工手写和单一计算机输入的技术非常普通，但是这种简单的管理模式远远不能适应大数据时代对档案信息处理的要求。因此，迫切需要对传统高的信息管理技术进行革新，这也是当前大数据时代为档案管理工作带来的重要挑战。实际上，目前相当一部分的档案管理部门已经在着手云计算的研究和引用，信息管理技术的水平正在不断提升。毫不夸张地说，技术水平的提升，是大数据时代背景下档案管理的一个重要发展趋势，且是未来需要突破的重点区域。

1.4 管理人员更加专业化

在大数据时代背景下的档案管理工作，管理人员作为重要的执行者，其专业化发展趋势也是非常明显。在传统的档案管理模式中，管理人员只需要熟悉现有的流程，就可以实现对数据的整理，也能够基本胜任服务对象的需求。但是，大数据时代对档案管理提出的要求是非常严格的，其庞大的数据资源需要更为专业化的管理技术，更需要大量掌握专业技能的人才。同时，新形势下档案管理需要服务的对象是多元化的，更是对管理人员综合素质提升、专业化建设提出了更高的要求。基于此，档案管理人员专业化，也是大时代背景下档案管理工作的重要趋势之一。

2 大数据时代背景下档案管理模式创新路径

2.1 依托智能工具，完善资源收集方式

在档案管理工作中，资源的收集是各项工作的基础，是充分发挥出档案重要性的基本保障。随着大数据时代的来临，各项资源开始呈井喷式的出现，为资源收集工作带来了重大挑战。基于此，大数据时代背景下的档案管理，需要对资源方式进行进一步创新，并逐步加快对智能工具的利用和使用。一方面，要在继续完善纸质档案的基础上，进一步创新电子档案构建模式，依托计算机技术、云技术等方式，将相关的信息储存在电脑、光盘、磁盘中，使得档案查询更为便利、高效。另一方面，要加强对网络信息资源的监控和收集。在目前信息大爆炸的背景下，网络是我国大多数居民获得信息、分享信息的重要途径，因此档案管理部门要依托智能工具，对网络资源进行整理和处理，并辅以专业化的数据分析，为广大的服务对象提供更为科学的信息资源。

2.2 创新服务理念，提升档案服务水平

从本质上说，档案管理工作并没有产生直接的经济效益，但是它通过为社会各界提供必要的信息数据来创造出了很多隐形的经济效益和社会效益。从这个层面来看，档案管理工作实际上就是一项服务，因此就要从服务理念上入手，进一步提升档案管理服务水平。[3]首先，要大力开展综合服务。档案管理工作既要高度重视纸质档案的存储、管理和使用，还要加强对电子档案和数据信息的整合，为广大的查询者提供便捷的查阅服务。其次，要大力开展区别化服务。鉴于档案的服务对象日益多元化，对不同的人群就要积极探索区别化服务。例如，对方便上网的年轻人，可以多鼓励其查找电子信息资源，为行动不便的老年人提供单独的阅览室，等等。最后，还要适当提供上门服务。对于一些不便到现场进行查询的特殊人群，如果确有必要性，可以在严格审批的前提下适当开展上门服务。

2.3 加快技术创新，保障档案数据安全

随着大数据时代的来临，信息流通的速度也在飞速增加，在为我们提供便捷服务的同时也带来了信息安全问题。如果档案信息数据安全性不够，很多涉密档案信息就会外流，将对我国经济、社会、安全等多个方面均可能造成不良影响。因此，在今后的档案管理创新工作中，要高度重视技术创新，为档案管理工作营造良好的发展环境。一方面，要多引进国内外优秀的防火墙技术，对一些恶意破坏档案系统的行为从技术层面进行严格的管控。另一方面，要多培养一些专业的数据安全、计算机安全人才。可以多从专业对口的应届毕业生中择优进行录取，并重点培养，以此来逐步壮大我国档案管理信息安全人才队伍。

2.4 强化进取意识，增强管理人员素质

在管理人员层面，要进一步增强其进取意识，要让广大的档案管理人员认识到自身为人民服务的重要使命，并使其能够顺应大数据时代对自身的要求，不断提升自身综合素质。一方面，要加强对档案管理人员的培训。在实际工作中，可以通过采取常规培训与阶段性培训相结合的方式，对档案管理人员急需提升的技能进行针对性培训，使其专业技能得到进一步提升。另一方面，要强化对档案管理人员的使命感、荣誉感教育。可以通过开展主题活动、树立模范典型等方式，引导广大的档案管理人员实现自身的价值，并积极鼓励其积极投身到当前的“两学一做”等活动中来，使得为人民服务的水平进一步提升。

3 结 论

总之，大数据时代仿佛一柄双刃剑，既为我国档案管理工作带来很多变革与挑战，也为其创新带来重大的发展机遇。目前，基于大数据时代背景下的档案管理已经呈现出资源丰富化、对象多元化、技术科学化、人员专业化等趋势，并已经对我国经济、社会、文化等多个领域产生了深远影响。因此，我国今后要将档案管理工作与大数据时代背景紧密结合起来，从资源收集、服务方式、安全保障、人员水平等多个角度出发，共同推进我国档案管理工作，为我国实现中华民族伟大复兴的“中国梦”贡献出一份应有之力。

参考文献：

[1]刘阳.大数据时代档案管理模式变化研究[D].湘潭：湘潭大学，2015.

[2]吴明忠.关于大数据时代企业档案信息资源建设的研究[C].中国航空学会管理科学分会2015年学术交流会论文集，2015.

[3]许文君.大数据时代高职院校二级学院档案管理工作模式探析[J].宝鸡文理学院学报：社会科学版，2015（4）.