重视工程档案的编研工作

文/佛山市禅城区伟昊档案服务部 陈伟坚



重视工程档案的编研工作

文/佛山市禅城区伟昊档案服务部 陈伟坚

【摘要】本文阐述了工程项目专题编研的意义、要点、技术层面的处理和服务策略，希望引起有关单位的重视，起到抛砖引玉的作用。

【关键词】档案编研；工程档案；民生

最近，李克强总理提出的几项民生大事中，其中一条是城市防涝工作。近期，一到大雨，在城市中“看海”已成一道“风景”；道路、工地地陷也屡见不鲜。原来说现在的城市十年一大变，五年一小变已成历史，最确切的说法应是五年一大变，两三年一小变。地铁、高铁、环城高速、下沉隧道、天桥等等，地上地下无不动工。动工牵涉的地下网线——燃气管道、电信电线、自来水管及下水道等等，一动牵百线。然而，工程项目不同、目标不同、施工单位不同等因素又造成单项工程档案完整、整体档案分散的现实情况。城市是一个整体，城市的升级改造是一项整体的分段工程。每一段档案的完整体现，不可忽视的应是编研工作。

说到编研，一般单位的办公室都是着重于大事记汇编、历史机构汇编、数据汇编等。然而，企业经营业务性质的专题编研也不能忽视，特别是工程建设单位、燃气、电信、水业、供电等单位尤为重要。佛山市XX路的升级改造过程不到十年，经过三大改造，第一、第三次规模最大，施工期超过一年。地下管道改了N次，小修小补不在话下。别看这些不经意的工程，有可能改变了地下管道的方向，也有可能堵塞了某个下水管道，水灾有可能是这样造成的。

城市“变海”一方面是设计跟不上发展；一方面是隐蔽工程存在隐患，处理不及时。记得一次事故，工程人员到档案室找图纸，找到竣工图到现场才发现不对，原来改了。改了后不是他们经手的，他们不知道，又重新来找。这件事触动了我们，如果能把工程档案编制成编研材料，把每次工程的情况、变化情况、案卷号和序号详细介绍，等工程人员查找时快速提供，这样不仅减少时间，快速排除隐患，减轻市民不便，而且对城市的再建设也能起到很好的借鉴作用。在编制工程编研材料要注意哪些方面？本人认为：

一、注重实用性

实用是编研的目的。在档案的提供利用上档案员要善于分析、发现档案的需求情况，结合单位的工作重点和城市发展情况制定编研的项目，例如燃气单位：某路段燃气管道工程的编研材料；某路段隐蔽工程的施工变化情况等。

二、注重专题性

专题性编研是结合工程项目编制的一种形式，实用性很强。在隐蔽工程方面，如电线、通信设施、供水和燃气管道、下水管等等，对日后的维修保养，突发事故的处理尤为重要。因此，选择专题的编研形式，并按专题——专项（专段）——专情（地情、地貌、特质）——专管（管理情况）的思路进行编辑，对查找应有事半功倍的效果。1.专题——针对每项工程各配套工程设的编研题目，例如季华路快速改造工程燃气管道敷设工程。2.专项——针对专题中的某一段（项）设的编研题目，例如季华路快速改造工程燃气管道敷设工程季华一路段、季华二路段、季华三路段等。3.专情——针对每路段的地情、地貌或特殊情况设的编研内容，例如：季华一路段水田地质、季华二路段下沉隧道等。4.专管——针对路段历次改造和日常管理的实际情况设的编研内容。一是路段的变化情况，如路段什么发生过燃气渗漏、经过抢修采取过移位措施；路段曾发生过的地陷，后来采取过什么补救措施，原来管道方位是否发生变化等。每次的大小变化都记录在册。二是档案实体的变化情况，工程的变化涉及档案的变化，档案变化要及时补充到编研材料中，并细致列明档号和存放位置，以便快速、准确为一线服务。

三、注重深层次的加工

深层次的加工应包括对每项工程的基础数据、图纸，每次改造变化的规划、地情地貌、改造情况、改造效果、存在问题、注意事项作深层次的分析研究、加工，将重要的材料、图纸或目录单列出来，作专题的标注；也可将重要的材料、图纸制成光盘、视频影像等，以便能及时地、快速地提供利用。因此，加大工程档案的开发力度，加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，提供深层次、高质量档案信息产品，不断挖掘档案的价值，把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”，是每个档案工作者的重要职责。

四、强化工程档案服务功能

编研的目的是服务，服务功能的多元化是提升服务质量的根本。然而，提高服务意识又是根本中的根本。一是必须认识到工程档案是一项重要的民生档案，楼房、道路、隐蔽工程无一不涉及千家万户，在工程档案的服务对象上，既为有关部门和单位服务，又为广大人民群众服务；既为城市发展和市民服务，又为新农村建设和农民服务。因此，涉及工程档案的有关项目报建、勘探、设计报审、施工、变更、用材、水电布局设施等，均是单位、政府、个人不可避免需要查询的内容，做好这些编研资料，特别是把涉及民生的工程档案、信息及时整理、鉴定出来，提供利用，就是为维护人民群众合法权益提供支持，为各方面提供档案利用及政府公开信息、社会需求信息的服务。二是要积极拓展服务渠道，紧紧围绕政府、社会、单位及人民群众的需要，有针对性地与设计、开发、建设、维护管理、监管等部门建立信息网络，根据需求积极提供档案信息服务。同时，通过向有关部门报送或推介相关档案信息、编辑档案编研专题、编制影像图纸等多种形式，全方位为社会提供档案信息服务，那么，城市“看海”等现象将会大大减少，人民的幸福感会大大增加。

【参考文献】

［1］施秀平.浅议档案编研工作.宁德师范学院学报（哲学社会科学版），2013（1）.