论高校学生公寓管理服务的信息化建设

朱建宝

论高校学生公寓管理服务的信息化建设

朱建宝

中国教育事业的快速发展，让大学教育由精英教育逐步转变成大众教育，近年来各高校不断扩大招生，高校在校学生人数急速增长。高校后勤部门对学生公寓的管理正在经历一场深刻的变革，信息技术将广泛地运用到学生生活的各个邻域，故加快信息化建设步伐是推进高校发展的必经之路。本文对高校学生公寓信息建设的背景及意义做了详尽的阐述，本文对中国计量大学学生公寓在推行管理服务信息化过程中遇到的问题及取得的成果作了深入分析，并总结提出推进高校公寓管理服务信息化应遵循的原则。

高校 学生公寓 信息技术

随着中国教育体制不断改革，大学教育由精英教育逐渐转变成大众教育，近年各高校不断扩大招生，在校学生人数激增。学生公寓作为学校的部门，对学生公寓的管理机制上正在经历一场深刻的变革。这次变革要求学生公寓管理必须改变陈旧的工作方式，提高管理效率，提升服务质量，逐步完善公寓的育人功能，最终满足当前高等教育对保障提出的高水平要求。如何实现这一目标是当前学生公寓管理过程中极其重要的问题。有效解决问题的途径之一，是在公寓管理服务各个环节广泛运用各种先进技术，并形成统一管理系统，加快完善公寓管理的信息化建设步伐，推进规范管理和优质服务。可见，全面提升学生公寓管理服务信息化水平，势在必行。

一、学生公寓管理服务中信息化建设的背景和意义

（一）学生公寓管理服务中信息化建设的背景

信息技术的发展给人们的生活带来很大的便利，各种电子化解决方案已经在企业管理和服务中发挥了重要的作用。同样在教育领域，信息化手段也日益显示处其重要性。信息技术在高校的广泛应用必将有效地促进教育现代化及管理信息化，高校本身的信息化建设也是培养面向信息化社会创新人才的要求。

高校后勤作为高等教育事业的组成部分，也充分意识到信息化给日常管理及服务带来的益处，其中学生公寓管理部的信息化建设是学校后勤信息化建设中重要的一环。近年来高校学生公寓管理的机制、体制已经发生了根本性的变革。提高管理效率，提升服务质量，逐步完善学生公寓的育人功能，满足当前高等教育对后勤保障提出的高水平要求，是当前高校对学生公寓管理的具体要求，而解决问题的有效途径是在公寓管理各个环节广泛运用计算机技术为基础的各种先进技术，加快推进学生公寓管理的信息化建设步伐。

（二）学生公寓管理服务中信息化建设的意义

学生公寓信息化建设的意义在于：1、通过技术手段实现管理与服务信息化，使信息系统成为部门与部门关系的纽带和服务学校服务师生的桥梁，相应的数据报表将成为学生管理的决策依据。通过信息化建设实现科学运行管理、合理利用资源、提高管理效率、降低运行成本、确保师生生命财产安全、确保学校安全稳定。2、运用计算机网络技术能很好地解决工作中原来都无法解决的难题，信息化建设的过程就是引进新思路、新设备解决新问题的过程。3、信息化将带动组织机构、岗位人员优化。以中国计量大学为例，学生在学校日常事务的办理，如：水、电、饭卡充值、退费、报修、开网、寝室调整等需要去很多的部门办，为了减少学生办事的时间和路程，后勤服务中心专门在生活区建设了后勤服务大厅，实现了一站式服务。定制并开通了“计量微报修”服务平台，专门设立了报修接单员岗位和专职工作人员，负责线上线下接单工作，这些都是信息化给组织机构带来的优化措施。

二、学生公寓管理服务信息化的实际应用

各大高校在学生公寓管理服务信息化建设中，都有一些实践与探索，公寓管理与服务涉及的内容很多，许多领域已经逐步引进使用信息技术。中国计量大学后勤服务中心公寓管理部在信息化过程中，广泛引进利用计算机技术、电子通信技术、自动控制技术等先进技术对管理与服务的诸多环节进行了改造提升。

（一）学生公寓的住宿管理

中国计量大学在校生从几千人到现在的几万人规模，学生公寓也达到了21幢，原有的学生公寓信息系管理模式已不适用于现在的学生规模，公寓管理部引进计算机技术，并研发了“公寓学生信息管理软件”，实现了在电脑上查询学生住宿信息，如：寝室床位查找、换寝操作、退寝操作等功能。这几年内，该软件发挥了较大的作用。但这个软件需要人工录入信息，同时也不能与学工部、分院、共享信息，成为了信息孤岛，逐渐不适应现代的管理需求。

现校学工部联合各分院及公寓管理部，结合学校信息化的建设要求，设计了一套学生宿舍信息综合管理系统。该系统包括学生基本资料库，根据实际宿舍安排的原则，实现对学生入住寝室的自动安排，并可记录学生在宿舍里的一切情况，并具备统计、查询和分析等功能。从而准确、快速地了解到整个学生公寓的住宿情况、房间和床位的安排情况，为以后的发展规划提供科学的依据。

（二）学生公寓的资产设备管理

校后勤资产管理处，根据工作需要，引进了资产设备管理软件，首先，在采购入库时，将设备信息录入信息库，并打印条码标签，张贴在实物上。同时管理者可以通过计算机和网络技术，查询家具设备等资产使用情况及安装时间、地点、使用年限、规格、单价等。使用部门也可以通过办公网，查看本部门家具设备的使用情况，并且可以在网上申请报废、更新、调整归属部门等工作，基本实现了专项工作网上办公。

（三）学生公寓的水电消费自动化管理

我校学生公寓开始使用的是人工抄表的电表和水表，新校区建成后采用了插卡式电表和水表，在公寓信息化推进过程中，分批更新为网络充值自动扣缴的电表。计算机控制和管理系统可以自动对公寓内各宿舍的电表、水表消耗量进行动态计数并自动结算形成专用数据库，水电管理人员可以随时对水电的用量、费用等需要的数据进行打印报表。解决了学生排队缴费的问题，解决欠费停电充电困难的问题，解决了收费员不足，加班加点的问题，解决了用电用水安全的问题，提升了管理服务水平。

（四）学生公寓的安全管理（门禁、监控、消防报警等）

学生公寓安全管理关系到学生人身安全和财产安全，关系到学校和一方平安。学校和后勤领导非常重视标准化公寓建设和公寓信息化工作的推进，学生公寓借助标准化公寓建设的东风，引进了无障碍门禁系统，经过一段时间试用后，进一步完善升级为有障碍通道和门磁锁双安全识别系统，白天和夜间均实现了刷卡识别出入公寓，解决了学生串楼和外来人员溜入楼内行窃的问题，还实现了学生刷卡晚签到，解决了学生代签到和晚归、不归现象发现不了的问题。学校的21幢公寓楼，主副楼梯通道口都安装了高清监控探头，沿街部分楼宇在各层楼道，也进行了安装，实现了24小时全方位视频监控，同时在楼宇外围安装了红外报警系统，进行夜间布控，有效防止了学生公寓盗窃案件的发生。学校高层学生公寓在设计建造时，就安装了烟感报警系统和自动喷淋系统，能够在第一时间发现并发出报警，有效降低了火灾的发生，使学生公寓安全得到保障。

（五）学生公寓的检修、报修管理

学生公寓基础设施设备的好坏，关系到学生的住宿环境，更关系到学生的学习和生活。修不了、修不好、修不及时、是学生在公寓内遇到的最闹心、最头痛、最影响生活的问题。学校和后勤领导为此也废了很多脑筋，想了很多办法。在后勤公寓信息化推进过程中，研发了网络报修软件，开通了“计量微生活”服务平台。学生通过关注“计量微生活”进行简单操作，就可实现在寝室内，将问题通过网络传到维修部。改变了以往拿着报修单到处找维修部的现象，改变了见不到维修工而无法签单确认的现象，改变了因修不好、修不了、修不及时而无处反映的现象。同时后勤还实行免材料、免人工服务费，并为此专门设置了“计量微生活”接单员岗位和人员，落实接单、派单、跟踪、回访等工作，确保工作措施落到实处。

（六）后勤服务大厅网上办公系统

随着规模扩大，宿舍面积也随之扩大，学生公寓分布在不同的生活区，计算机和网络技术使工作人员之间沟通不再困难，信息通过网络很快传递到每个角落。工作效率有了质的转变。同时办公自动化也大大节约了办公经费和成本，提高了经济效益。

三、学生公寓信息化建设需注重几个阶段

（一）需求分析阶段

要对学生公寓管理系统的现状进行调查研究，即对管理部门的新型体制、信息交流渠道、各部门之间的联系进行调查了解，收集整理各种原始数据找出其内在的联系和规律，而后转化为相应的公寓管理问题，建立相应的管理模型。

（二）开发设计阶段

通过对实际情况的调查研究，由专门开发设计人员通过现代化的信息技术进行合理设计，各个子系统的设计都不一样，大体分为硬件部分和软件部分，如住宿管理主要是对数据库和应用软件的设计。整个设计应严格按照科学规范的流程进行，以便系统的维护。

（三）系统调试并投入运行阶段

通过大量的测试和调试，得到一个功能完善、运行稳定、操作方便的学生公寓管理系统。经过一段时间的试运行，在确认系统正确可靠后，确定投入正式运行，并做好鉴定和检验工作。

（四）整理资料，规范工作流程

信息技术的更新和发展是非常快的，设计者可根据文档快速实现系统的更新换代，设计好系统后，应具备有关的文档资料，如帮助文档，以便使用者能够快速掌握并按照规定的工作流程工作。

（五）推广运用，为教育管理实现整体信息化创造条件

对整个学校而言，很多部门管理服务的对象都是学生，学生公寓管理系统已经建立了一整套信息资料，这些资料都是可以互相共享的，为实现教育管理整体信息化创造条件。

四、学生公寓信息化建设应遵循几个原则

（一）领导重视

领导者确立组织的宗旨和方向。要推进学生公寓信息化建设必须解决推进过程中遇到的一切问题，如资金不足、人才短缺等。

（二）全员参与

信息化建设的再好。如果大家都视作若有若无，平时不去宣传它、使用它、依赖它，那我们的钱就浪费了。因此在建设和使用过程中就应倡导全员参与。

（三）持续改进

信息化技术不是一开发出来就能适应本校的实际情况，需要用实践来检验其是否可行。在实际运用过程中肯定会遇到一些不完善的功能，因此应建立一套改进机制，使整个系统逐步完善。

经许多高校实践证明，学生公寓管理服务实现信息化大大推动了高校后勤服务的改革，提高了公寓管理水平。因此，作为高校公寓管理者，应该充分认识到信息技术给我们带来的好处，积极探索，把学生公寓建设成为现代化家园。

［1］李敏.王海亮高校后勤信息化建设现状与对策研究［J］.中北大学学报（社会科学版），2007，23（SI）.

［2］于璞.高校后勤信息化改革探索与实践［J］.中央民族大学学报（自然科学版），2008：17（01）.

［3］刘建萍.高校后勤管理信息化探索［J］.高校后勤研究，2008（04）.

（作者单位：中国计量大学）

朱建宝（1973-），男，汉族，浙江杭州人，本科，助理经济师，研究方向：高校后勤管理。