如何改进水利工程档案管理工作

何晓青

杭州市河道管理总站 浙江杭州 310014

如何改进水利工程档案管理工作

何晓青

杭州市河道管理总站 浙江杭州 310014

近些年以来，伴随水利工程实施工作与质量管理的持续规范，管理手段与管理模式的持续更新，使水利工程档案管理的工作质量得到了极大的提升。然而，当前还是存在有些水利工程档案的内容不全、整理速度慢、质量不高、不规范等问题。对水利工程档案进行科学的管理，不断的开发水利工程档案的信息资源，多形式、多方位、多层次的向社会与水利部门提供利用是实现水利工程档案工作与档案自身价值的最主要的目的。因此，认真做好水利工程档案管理工作是非常重要的。所以，针对当前的现状，对改进水利工程档案管理工作提出了有关的要求。

水利工程；档案；管理

一、齐抓共管，密切联合，建立集中统一的档案管理网络

想要保证水利工程的档案规范、完整、齐全，需要对档案工作的集中统一管理进行强化。我们应该遵循统一制度、统一领导，分级管理的原则，建立一个项目建设档案工作领导小组，对档案管理工作进行统一的协调。由领导小组对档案工作进行管理，并且设立专门的档案管理员，在各个参加方都指定专门的技术工作人员为专业或者兼职的档案管理员，构成完整的档案管理网络。

二、改变观念，超前管理

一直以来，我们对工作的范围与档案内容的理解太过于简单，而且没有足够开阔的思想和持续创新工作能力，近些年以来，我们已经认识到档案工作并不是一个临时性的工作，所以渐渐开始改变了观念，并制定了一系列的对策，增强了对水利工程档案进行超前的管理意识。

（一）按照水利工程复杂性的特征，对档案收集的渠道进行拓宽

从现实看来，建设水利工程是非常复杂的，从申报项目一直到工程完工的流程是非常多的。此类工程形成的文件内容复杂、材料触及面较广、经历的时间较长、触及的人员与部门较多，稍不注意就可能会有遗漏。但是小型水利工程大部分的施工要求较急、形成的文件数量较少、建设的周期也较短，很难使档案人员对其做到足够的重视；再加上施工人员的构成较为复杂，常常导致工程任务只要一完成，临时机构就会解散，而且档案材料也会因此而消失。为了保障档案资料能够被完整、齐全的收集，我们应该抛弃以前等人把档案送上门的做法；档案管理人员首先需要清楚水利工程建设工作的详细操作程序与工作的流程以及分阶段的工作安排，并掌握每个阶段在工作中需要对各种资料的数量与内容做到心中有数、形成哪些档案资料。在此基础上，采用下面的收集方式：

1、追踪收集。该种方式对于工程周期较短、形成档案材料较快的工程比较适用。兼职档案人员或者档案人员自动到现场进行询问并且清楚工程进展的情况，迅速的掌控着工程信息，并且督促与指导技术部门有针对性地对档案资料进行收集。这一方式的档案资料能收集齐全、收集速度快、质量也非常高，但需要花费较大物力与人力。

2、分流程的收集。该种方式对建设周期较长的工程比较适用。对于跨年度的水利工程与大型水利工程，我们需要一直保持和兼职档案员以及建设、施工部门的联系，迅速掌控工程的进展状况，并及时加强催收，尽量防止档案的初始材料丢失，这样才可以对工程档案的完整性、连续性进行保证。

3、强制性的收集。对部分临时机构较多与人员分散的施工单位，我们应该采用收取档案资料押金的方式。在某项水利工程报建以后，施工单位需要先预交相对金额的资料押金，一直到工程的最后阶段，施工单位把完好无缺的档案资料移交到档案部门之后才能够退回这些押金。该类方式对部分内部较复杂的施工单位有着一定程度的约束力，能够保障档案资料不会因为人为因素而丢失。

三、提高档案人员的业务培训、加强档案管理的水平

水利工程档案有着不可回复性与“次性”的特点，客观上对有关档案工作人员的素质作出了更高的要求。从事水利工程档案的工作人员，专业技能与知识通常比普通单位的档案人员更加的全面，他们不但要对文书档案非常了解，而且应该更加懂科技档案、懂种类各异的档案的分类整理、懂和水利工程有联系的部分专业类型的档案。所以，为了到达水利工程档案整理的规范化要求，需要大量培训所有兼职或者专职档案管理的人员，讲述水利工程建设工作当中会有哪种类型的文件材料形成，有哪部分是属于拥有保存价值的档案需要从今以后对其进行归档，并且讲述详细的归档范围。

四、经过开发利用档案的信息，促进档案管理的工作

想要更好地开发利用档案的信息，需要把档案资料的收集、归档工作与积累贮存档案等工作做好，而且其也能促进档案管理的工作。水利工程档案的形成是水利工作者劳动的智慧结晶，通过文件材料的收集归档把它转化为档案的信息资源，而且这些资源又会通过档案工作者提供给水利工作者运用；对那些档案工作人员而言，只要可以及时的把档案信息提供给相关水利工作人员与业务部门，让他们亲自体验到档案信息中的价值，就可能会促进他们更加积极主动地配合相关档案部门把建档的工作做好。最近一些年以来，我们实施了电脑化的管理，及时的把档案资料输进了电脑，随时随地为相关业务部门供应更加完整的信息资源，此类档案信息毫无疑问为我们的水利事业提供了非常大的帮助。每次，只要业务部门的专门技术人员从运用档案过程中取得信息时候，他们都会更加积极主动的向档案室归档文件材料，因此使工程档案的完整性得到了保障，促进档案的管理更上一层新台阶。

五、结束语

总而言之，水利工程档案管理是加强水利设施单位档案管理建设不可缺少的一个重要方面，在关键时刻可以为领导的决策提供可靠的历史依据。所以，根据水利工程档案管理的特点，改进管理现状，才能从根本上保证水利工程档案的完整性与安全性。因此，需要对水利工程档案管理工作不断进行改进，不断提高管理水平。

[1]财政部.国家档案局.会计档案管理办法[Z].1998.

[2]水利工程档案管理与发展.湖南水利水电.2008第4期.王晓莉.

[3]工程建设项目档案管理工作存在的问题及对策.治淮.2008年5月.