纸质档案与电子档案在管理上的优缺点

文/国家新闻出版广电总局2023台 李江



纸质档案与电子档案在管理上的优缺点

文/国家新闻出版广电总局2023台 李江

【摘要】档案专业的特点是收集社会活动中直接形成的真实、原始记录文件，具有一定的凭证作用和法律依据。本文通过对纸质档案与电子档案的比较，阐明目前对档案管理存在的误区以及纸质档案存在的必要性。

【关键词】纸质档案；电子档案

一、档案最重要的特点是具有依据及凭证作用

长期以来，传统的档案管理方式，依然是以纸质为载体的档案和声像、图片档案等保管和利用。传统档案管理方法要求归档文件字迹工整，有时间、地点，有起草人和审批人签字。文件的归档是对文件的整理及文件加工的过程，包括收集、整理、鉴定等一系列工作。

自从世界上第一台存储程序计算机诞生起，就产生了电子文件。电子文件是指机关、团体、企业事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成，办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。随着电子技术、信息技术和现代通信技术的发展而日益普及。特别是在网络的出现后，使文件的形成与传递发生了根本性的变化，它改变了我们以往的通信方式，使文件的传递犹如打电话一样方便快捷。电子文件可以方便地采用网络进行传输，使人们可以远距离地交流、利用。但网上流动中的电子文件因处于自由交流状态，会使重要文件流失，真实性得不到广泛认可，安全性无法保障。所以电子档案资料只能作为参考。

二、传统纸质档案的优点与不足

1.纸质档案由于原始性和真实性，所以具有凭证作用，它的真实性受法律认可。

2.纸质和声像档案是不是伪造的，通过鉴定是很容易识别的。

3.纸质档案可以直接阅读，便于查阅。

4.纸质档案能够长期、永久保存。

5.传统纸质档案最大不足就是不能通过网络进行交流和利用。

三、电子文件的优点与不足

1.利用网络，加快了文件的传递速度。纸质文件的传送，无论是邮电局发送还是传真发送，都是速度慢，且出现过丢失现象。如果采用局域网，文件传送速度将大大提高。拿我们局来说，基层单位分布在全国各地，在以前所有文件都是靠邮电局发送，也有文件的丢失和过时问题。在筹备大型会议时，会面临由于时间紧路途遥远方面的问题，文件来不及发，只好用传真来传达，但是发来发去到最后有个别单位没有发到。但是现在我们在工作单位上都开通了局域网，在网上发个E—MAIL、腾讯通那只是举手之劳。网络缩短了人与人的距离，缩短了人与人信息的距离。局域网络的日新成熟，更加有利于发挥电子档案的信息共享。

2.电子文件设计、修改便捷，省时、省力。电子文件在进行工程的设计、修改和设备的技术改造中，可在原图上进行修改、设计，而且做出的图不用描图，所以也不用再校核，直接用软盘制作底图。现在的设计单位已经全部取消了手工画图，采用计算机制图，不仅能够大量节省人力和经费，还大大地提高了工作效率。

3.电子文件信息存储密度大，可节约占地空间，减少存放数量。

4.文件的电子化，不但可以方便地进行检索、摘录、转录，还能够减少纸质档案的制作、复制和传递份数。

5.电子档案的不足。电子档案缺乏依据和凭证作用，易于修改不留痕迹，基本不具备法律效力，电子文件由于各种因素容易造成信息丢失；电子档案的寿命短，软盘的寿命为3年，光盘的寿命也不过20到30年，到期前必须转录，很容易造成质量下降，电子文件的安全无法保障。这些在很多单位的档案中就存在复印、传真件等问题。缺乏了原件的真实性。

四、优势互补、取长补短、共同发展

现在我们研究电子文件，探索电子与纸质档案管理方法时，依然能充分看到纸质档案的优势。重视文件管理、重视档案工作，已经成为各单位的共识，有些单位已经走在了前面。但是一切自动化的出现还都是建立在原有传统档案工作的基础上的，才能够为现代化档案管理打下坚实的基础。

电子文件的产生，改变了传统档案的工作方法和管理模式，“手指办公”“无纸信息交换”等自动化自动处理系统已走进我们的日常工作中。它将推动文件管理和档案管理走向标准化、规范化和现代化的方向发展。它将改变传统的运作方式，改变了人们对档案的理解和对档案存在的形式、特征、意义等方面的认识，使文件和档案在管理收集、整理、保管、利用、统计、鉴定等方面带来诸多新问题，增加了文件和档案管理的难度，对加强电子文件归档和电子档案的管理提出了新的课题。面对新技术的挑战，我们需要做好这样几方面的准备：

1.扩大知识面，提高创新意识，面对新技术，我们必须以理智和清醒的态度从新审视自己和自己所从事的工作，努力提高自己的综合文化素质和业务素质，不至于在新技术面前束手无策。

2.继续做好传统档案的收集、整理工作。把文书档案工作做细、做深入、要在利用上做文章，以信息提供利用，以利用效益扩大影响，真正成为单位的强力部门。

3.为适应电子档案的需要，改变传统的整理立卷方式，逐步过渡到以件为保管单位的立卷形式。变集中立卷为平时立卷；变装订成册为用盒保管等等。以适应电子档案应用计算机的快速多元化检索功能。

4.研究电子档案的发展趋势，总结管理电子档案的经验。应充分看到传统档案的优势。

不断发展的高新技术可以改变档案信息的载体和管理方法，但改变不了档案的宗旨和档案的基本性质。电子文件的到来将会使我们传统的工作方式发生质的变化。但在飞速发展的高新技术面前，我们依然不能忽视电子档案对档案的影响，传统的纸质档案在长时期内，仍然将占主导地位，纸质档案与电子档案将长期并存，双轨运行。