基于企业类型的企业档案主体判定

文/四川大学公共管理学院 张茵



基于企业类型的企业档案主体判定

文/四川大学公共管理学院 张茵

【摘要】企业档案主体的明确有利于企业档案工作有重心、有层次地开展。本文旨在回顾我国对企业档案主体认知的发展，并在区分企业类型的基础上，给予现代企业制度下企业档案主体判定以科学合理的阐释。

【关键词】企业类型；企业档案主体；科技档案；经营管理档案

1987年，国家档案局、原国家经济贸易委员会及原国家发展计划委员会印发了旨在促进企业档案工作层次性开展的《国营企业档案管理暂行规定》（下称“规定”）。“规定”第一次明确了企业档案的概念：“企业在各项活动中形成的全部档案的总和”。虽然随着企业体制的变化，企业档案的构成在不断地被充实和更新，然而规定中对企业档案的具有时代包容性的定义却依然适用。

正如笔者在上文所说，企业档案的构成随经济体制和企业体制的变化不断被充实和更新，那么关于企业档案主体的认识是否经久不衰？抑或需要我们结合时代背景和体制变化做出新的解读？笔者认为，预先明确判断企业档案主体的标准是回答这一疑问的基础。对企业档案主体的判断不是仅将数量作为唯一标准，而是结合其数量以及其在企业运行过程中的重要性进行综合分析得出结论，一般来说，判断企业的主要职能和组织形式，围绕以履行主要职能为目的而开展活动所产生的档案便是该企业档案的主体，也就是笔者在下文将要讨论的基于以主要职能和组织形式区分的企业类型的企业档案主体判定。

一、关于企业档案主体认识的发展

建国后，我国借鉴苏联模式，走计划经济体制的道路。计划经济又称指令型经济，具有高度集中的特点，企业只是按照国家统一计划和指令完成相应工作的生产单位，经营自主权十分有限。 “二五计划”（1958年—1962年）实行过程中，党中央以大规模的、有计划的经济建设和技术革新为开展工作的重心所在。在这样的背景下，产生了大量的技术研发资料，科技档案具有明显的量的优势。

解放初期，学术界普遍缺乏对管理科学的研究，加之管理这一行为具有系统性和复杂性，上级部门难以量化和评定，所以并未给予经营管理应有的重视。传统观点认为科技档案直接关系到是否能完成计划生产任务、影响产品质量和功能实现，符合当时企业作为生产单位的主要职能，这样的社会背景和传统观点使得人们忽视经营管理工作而格外突出科技档案的重要性。

与此同时，解放初期的中国呈现百废待兴的局面，企业种类单一，主要以工业企业为主，并没有较成规模的、成熟的服务业、金融业以及贸易业，而工业企业主要从事工业品生产活动，例如石油冶炼、建筑、钢铁等重工业以及纺织、食品等轻工业，这些企业，尤其是重工业，其企业档案以科学研究、基础建设、设备等围绕企业主营业务活动的科技档案为主。

“科技档案是企业档案主体”这一观点在这样的社会背景和主流认识影响下得以形成并得到认可。1987年出台的“规定”除第一次明确企业档案这一概念外，还对企业档案的种类及主体进行了概括：企业档案的构成包括计划统计、物资供应、经营销售、劳动工资、财务管理、教育卫生和党政工团等方面的档案。这也是我国档案工作发展过程中第一次以法规文件的形式承认和确立科技档案在企业档案中的主体地位。

随着时间的迁移，市场经济体制在我国确立、现代企业制度的发展与成熟等一系列的变化让“科技档案的企业档案主体地位”受到了严峻的挑战。

二、对企业档案主体问题的合理阐释

在一定的时代背景下，“科技档案的企业档案主体地位”毋庸置疑。然而随着市场经济体制确立，绝大部分企业拥有充分的经营自主权，决定其命运的是市场，而不再是国家高度集中的计划和调控，于是经营管理工作得到了前所未有的重视，企业档案中经营管理档案数量呈大幅增长。以北长江光电仪器厂（国营288厂）为例，该厂成立于1966年，在成立的前20年共生成938卷文书档案。1986年—1995年，该厂发展市场指向性的外向型经济，共生成846卷文书档案，是前二十年积累数量总和的90.19%，其中经营管理类档案占其间总数的45.04%，多达381卷。作为在企业档案中占有相当比重的经营管理档案，其重要性不容忽视。

与此同时，为满足人民群众生活需求，实现国民经济高速增长，增强综合国力，现代物流业、租赁和商务服务业、批发和零售业、金融业等第三产业得到长足发展，此类企业档案的构成基本不包含科技档案，而以经营管理档案为主。显然在上述情况下，将企业档案主体笼统地划归为科技档案是不符合事实的。

笔者认为，判定企业档案的主体应该具体问题具体分析，依据企业的组织形式和所处行业得出合理结论。主要情况有以下三类：

（一）以军工企业为代表的国家独资企业，一般是国务院指定的生产特殊产品或属于特种行业的企业。这类企业即便是在市场经济体制下，依然按照国家的计划和需要生产产品，并且由国家负责产品的销售和分配，不直接面向市场开放。在生产过程中产生和积累了大量设备、科研档案，并未形成经营档案。作为此类企业中最具代表性档案种类的科技档案，其主体地位不言自明。（二）以现代物流业、租赁和商务服务业、批发和零售业、金融业等构成的流通和服务型企业。企业在运行过程中基本没有形成科技档案，其档案构成包括商业合同档案、用户档案、市场调查档案、经营管理档案等种类。如物流、租赁等服务业，主要是面向客户，形成了大量属于经营管理档案的用户档案、用户反馈档案；贸易行业企业档案主要构成也是经济合同或者经营管理档案；金融企业档案主体是金融业务档案，包括金融会计档案、保险业务档案、证券业务档案、信贷档案、中间业务档案即金融业务客户档案，主要以资产、资本和金融服务为经营对象。总的来说，此类流通和服务型企业其档案主体是经营管理档案。

（三）经企业改制后由生产型企业发展升级而成的生产经营型企业。例如煤炭业、纺织业等，总而言之，除上述第一、二类企业外的大部分企业都归于此类。现代企业发展以市场需求为导向，要提升所提供产品和服务的质量，明晰自身的优、劣势，在产品研发领域持续发力，作为强大知识后盾的科技档案不可或缺，在产品研发过程中，也会源源不断产生大量科技档案。现代企业面向市场更需要洞察市场动向，把握市场机遇，主动与用户建立联系，挖掘和唤醒用户潜在需求，收集第一手用户反馈信息，针对用户需求完成产品升级，提供完善及时的售后服务。上述项目开展所亟须的有效信息都蕴含于经营管理档案中。对生产经营型企业而言，必须兼顾生产技术和经营管理，才能在激烈的市场竞争中立足。科技档案和经营管理档案共同构成了此类企业档案的主体。

综上所述，在市场主导的现代企业发展背景下，“科技档案是企业档案绝对主体”这一认识是不成立的。经营管理档案和科技档案都具有不可忽视的经济价值和增值价值。它们是企业在主动了解市场、积极适应市场、提升市场份额的过程中所获知识与经验的集成，是企业完成开发、生产、销售等运营环节的必要条件。珍藏其中的专利技术、科研成果、经营决策成果等，都是企业宝贵的无形资产。因此，我们必须根据企业的组织形式、主要职能和主要业务来判断企业档案主体，具体问题具体分析，不过分强调科技档案而忽视经营管理档案。只有我们予以企业档案主体科学、合理、尊重客观事实地判断，才能有重点、有层次地做好企业档案工作，充分挖掘企业档案中蕴含的经验知识，为企业平稳、持续发展提供知识信息服务和决策辅助。

【参考文献】

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[2]戴国鑫.关于企业档案主体结构的思考[J].机电兵船档案,1998(5):8-10.

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