当前高校学生档案管理服务大学生就业存在的问题及原因

文/长春工业大学档案馆 尹晶华；中国联通长春分公司 李雪晴；长春工业大学图书馆 王有敬

当前高校学生档案管理服务大学生就业存在的问题及原因

文/长春工业大学档案馆 尹晶华；中国联通长春分公司 李雪晴；长春工业大学图书馆 王有敬

高校学生档案是对大学生学习生活的具体体现，而档案管理服务水平是评判高校教育情况的主要标尺，也是衡量高校管理水平的重要依据，更是大学生就业的基本凭证，它在大学生就业中发挥着重要作用。本文首先分析档案管理在大学生就业中的地位和作用，然后介绍学生档案管理现状，最后提出了档案服务的创新策略。

高校；学生档案管理；服务；大学生就业

对于高校而言，学生档案管理在学校日常管理工作中占据着重要位置，其管理水平直接关乎着学校的综合管理情况，规范、标准、合理的学生档案管理，有利于高校管理水平的提升，还能优化高校的社会形象，提升公信力，它是学生获得就业机会、提升高校就业率的动力源泉。

一、学生档案管理在大学生就业中的地位和作用

高校学生档案，简单来说是指大学生的档案信息资料，也是学籍档案，具体包含高考成绩、大学四年学生的表现、家庭基本信息等内容。待学生毕业后，档案将会转交给就业单位，有时还会移交至人才交流机构，此时学生档案转变成人事档案。学生档案管理在大学生就业中发挥着重要地位和作用。

（一）对学校的影响。学生档案管理水平直接关乎着学校整体办学质量，并与学校的社会形象紧密相关，它在学校发展以及管理中均发挥着重要作用。从日常管理层面来说，它与未来就业存在较大关联。依照学生档案可掌控学生的思想状态，进而参照学生的实际情况开展针对性的教育工作，这直接关系着学生的未来发展以及综合素质的提升，它在未来就业中发挥着深远影响。

（二）对学生的影响。首先，档案管理直接影响着学生最终的就业质量。人事档案中记录着有关个人成长的事情，它是对个人经历的真实反映，也是人事服务的重要依据。对于每一个人来说，档案在其生活成长过程中发挥着重要作用，特别是在推荐就业中，学生档案的作用更加凸显。

二、高校学生档案管理服务现状

现阶段，在服务大学生就业过程中主要存在以下问题：其一，档案形式陈旧、内容不完整。大部分高校的学生档案仅仅包含录取材料、高考成绩、奖惩资料、体检表格等，这无法从整体层面映射大学生的个人修养、专业水平和心理素质，导致用人单位无法深入了解大学生的具体表现，同时，个人能力较强但学习成绩一般的大学生毫无就业优势。其二，在利用方面，因高校学生档案管理存在滞后性，在大学生毕业就业过程中无法为其提供及时、准确的依据。这主要是因为高校仍然采用传统的运作方式，待学生进入大学校园后，将学生档案放在一边，不建档，大学四年生涯的档案材料也分布在不同的部门，待离校时才开始集中归档。其三，在诚信方面，因档案管理人员自身责任心不强、管理意识薄弱，忽略档案管理工作，在具体工作中不按规定落实，时常出现各种问题，导致学生个人信息不完整或者缺少真实性，不利于学生的顺利就业。其四，管理方式陈旧、管理理念落后。目前，大部分高校在档案管理工作中，依旧片面地认为档案管理便是学生学习成绩以及政治表现的简单汇集，且与就业推荐相关的材料并不完整，这严重背离了用人单位录用信息标准。高校应在原有手工操作的基础上进行改进，有效利用信息技术，不断创新。

三、档案管理的创新策略

（一）确定以就业为导向的档案管理目标。学生档案主要服务以下两方面：一方面，服务于学生教育以及学校管理，为其提供基本信息资料。另一方面，服务于大学生就业，为用人单位提供及时、真实、完整的学生信息。在学生档案充当凭证的条件下，档案工作应紧紧围绕上述两个方面开展相应工作，凭借规范的建档以及高水平的管理工作，为其提供更加全面的服务。其中在建档环节，不仅要严格遵守基本归档标准，还应广泛收集与学生个人诚信、专业技能以及心理素质相关的资料，进而全面映射学生个人素质，达到档案标准；在管理水平方面，应有效利用现代信息技术，以此来改善服务质量，提升工作效率。

（二）合理选择档案管理模式。现阶段，集中和分散模式是最为主要的两种档案管理模式，其中集中模式指代针对大学生档案实施统一管理，主要由档案馆负责；分散模式指代针对大学生档案由学生工作处就业指导中心及各学院（部）多个部门共同管理。针对这两种档案管理模式的优势，截止到目前，尚未给出具体的结论，各所高校主要依据自身办学情况来选择相应的档案管理模式。伴随着时代的进步以及档案管理办法的完善，由档案馆负责进行统一管理学生档案已经成为主流，该管理模式主要依据现有条件和经验来看开展，它可促进学生档案管理工作的标准化、合理化以及现代化。

（三）注重纸质档案内容特色和信息化管理水平提升。在信息技术高度发展的今天，谈及学生档案管理工作时，大部分人均认为应采用信息化管理，实现档案数字化，有些还提出将档案存储到计算机中，上述做法很难实行：一方面是因为经费、工作人员以及技术水平有限。另一方面是因为学生档案具有流动性和动态性，若不规范，将会失去开展数字化工作的价值。基于上述情况可知，纸质档案内容特色和信息化管理水平提升是当前社会发展的必然要求，而信息技术利用水平的提升是改善学生档案管理现状的有效手段。

高校学生档案拥有一定的人力资源开发作用，而作用的发挥直接取决于信息存储量。因此，高校应重视并创新学生档案管理服务工作，学校重视，开展学生档案宣传教育活动，增强大学生的档案意识，指引学生可通过个人档案来开拓更加广阔的就业渠道，不断完善，发挥学生档案服务就业参考凭证作用，对促进大学生就业具有十分重要的意义。