企业档案管理体制改革分析

文/晋能集团晋城有限公司 张阳宁

企业档案管理体制改革分析

文/晋能集团晋城有限公司 张阳宁

档案管理是企业管理重要部分，直接决定着经营者的科学决策及发展战略制定，对于各项资源的优化配置有重要意义。在企业不断发展中，档案管理体制改革是其生存和发展的关键，为必然趋势。此文简单对企业档案管理体制改革做出分析。

档案管理；体制；改革

现阶段，企业发展在市场经济新时期下面临新问题、新形势，档案管理也面临新挑战。档案管理必须不断开拓创新，与时俱进，优化管理，加强管理体制改革，才能获得稳固长远发展。

一、档案管理体制改革必要性

企业在档案管理上开展体制改革，是适应时代发展有效手段，是企业谋求长远发展切实需求。现阶段，档案管理体制仍面临以下问题，迫切需要体制改革。

（一）管理效率低。企业规模不断扩大，就业岗位增多，员工人数不断增长，档案管理作为无形资产，渐渐受到关注。但很多企业并没有做好体制改革准备，在档案管理中存在工作效率低这一严重问题，影响竞争力提高，阻碍企业发展。

（二）人员素质不高。管理人员是档案管理主力军，需承担起改革重任，有效提高工作效率，提高企业竞争力。但很多管理人员素质呈良莠不齐状态，缺乏先进理念及专业技能，无法满足改革需要；部分企业为节约资金，未设置专人负责工作，或由非专业人员负责管理，由于人员缺乏管理能力和经验，无法从根本上保证管理质量及效率，故企业无法实现资源合理配置及优化。

（三）管理环境差。与其他部门一样，只有保证管理环境有序、和谐，才能真正发挥管理的作用及效果。当前，很多企业在档案管理上环境较差，档案混杂、遗失或残缺等现象时有发生，直接加大管理难度，引起企业无形资产损失，影响企业员工福利保障，同时对企业未来发展有很大影响。

（四）体制不完善。很多企业决策者没有认识到档案管理必要性及重要性，思想观念尚未转变，导致体制不健全、不完善，疏于日常档案维护、整合及分类等工作，或者继续沿用传统的管理体制，影响工作开展。

二、如何加强档案管理体制改革

（一）依法治档。管理部门应从各个角度出发，不断健全管理体制，实现依法治档。管理部门应将执法作用和指导作用之间关系明朗化，促使服务、法律和管理三元素有效统一，促进档案管理有序、稳定进行。需注意的是，在私营企业中，档案管理富有鲜明私有性，此时政府应有效起到执法管理和监督的作用，改变其无人管理状态，促使私企档案管理更加科学化和规范化。

（二）优化利用新技术。社会不断发展与进步，企业也应加强社会市场导向，按时代发展客观规律，紧跟其步伐，进行自身转型，在激烈市场竞争中更好谋生存，促发展。在体制改革中，应不断优化利用新技术，充分运用各种先进技术的优势，引入计算机技术、互联网技术等，实现信息联网和资源共享，促进科学决策。对管理流程及程序进行简化，减少工作量，提高信息整理及存档的效率和质量，以此保证人力资源得到合理利用，降低档案信息丢失率及不全率，避免无形资产损失，保证内部工作有序顺利进行。

（三）信息化管理。企业在未来生存发展中，应按实际运营情况，建立起科学化信息化管理体系，制定信息一体化模式，对内部信息资源进行有效筛选与整合，从而建立一体化信息中心，统一集中进行信息接收和应用等，促使管理工作更规范、更合理。对各项资源进行优化配置，提高无形资产的利用率，增强企业竞争力，提高企业形象，从而提高企业在行业中的影响力，创造经济效益最大化。

（四）加强信息开发与利用。企业在档案管理中，应加强信息收集和归类，并注重综合利用信息数据，从而开发信息。根据当前企业运营现状，收集各种与企业运营有关的信息数据等，保证各项活动顺利有序开展。运用网络技术，建立电子档案库，在规定范围内为各部门提供优质服务，使其能随时随地检索到信息，以此提高信息数据使用价值。此外，还可以建立同行网络信息数据库，通过与其他企业对比，不断对自身结构进行优化，提高市场竞争力。

此外，也应加强人员培训，提高档案管理者的综合素质，提高管理能力及水平，继而提高管理效率与质量。定期开展理论知识及实践能力培训，使其充分认识到档案管理重要性及必要性，全面掌握工作内容及方式，提高现代化管理技术的应用。在企业内部定期展开学术讨论会，邀请工作优秀个人现场介绍经验，提高全体人员水平。作为档案管理者，应时刻掌握企业经营内容、状态及发展方向，围绕企业科研活动及生产经营等，主动提供咨询服务，大大提高档案信息利用价值。

三、结束语

在企业生产经营中，档案信息起到重要作用，只有适应时代发展，加强档案管理体制改革，依法治档，推进信息化管理，加强信息开发与利用，才能使档案管理在企业运行中发挥有效作用，促进企业长久、稳定、可持续发展。

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