借助互联网思维提升办公室工作水平

文/新疆生产建设兵团农业广播电视学校 穆婕

借助互联网思维提升办公室工作水平

文/新疆生产建设兵团农业广播电视学校 穆婕

在信息技术不断进步的当今，互联网给人们生活带来的改变不仅体现在生活模式上，还体现在办公方面。作为一种信息时代的创新思维，互联网思维目前已经开始应用于各个领域。在此种情况下，越来越多的人倡导将其引入办公室工作中，以提升工作水平。本文结合办公室工作特点，对借助互联网思维提升办公室工作水平的思路作了分析。

互联网思维；办公室工作；思路

作为组织体系的重要机构，办公室发挥着不可替代的作用，肩负着统筹协调、“上传下达”的责任，对组织体系运转效率有着极大的影响。与其他机构相比，办公室职能稍显特殊，工作水平与人员思维关联密切。所以，新形势下，办公室工作也应积极转变思路，积极引入以互联网思维为代表的创新思维，以不断提高工作水平。

一、借助互联网思维提升办公室工作水平

（一）新形势下办公室工作的特点。新形势下，学校办公室工作的特点主要表现为：首先，服务性。办公室工作的服务性分为两个方面，一方面是服务领导，这一点是其职能决定的。作为学校机构的重要组成部分，办公室职能包括传达领导要求、落实任务、调研、参谋等，从这个角度来讲，办公室工作具有较为明显的“为领导服务”的特征。另一方面是服务大众，这一点是由办公室工作内容决定的。在一个组织体系中，办公室相当于内外联系的窗口，工作内容包括活动接待以及沟通协调等，基于这个角度而言，办公室在服务领导的同时也带有服务大众的特征。其次，琐碎性。与别的机构相比，办公室负责的各项事务更加琐碎，同时也更加复杂。办公室工作人员的职责范围包括电话通知、接待访客以及会议预约等，尽管工作难度并不算太大，但由于内容较为琐碎，要想在保证质量的同时兼顾效率，对于工作人员来讲依旧有着一定的挑战性。最后，不规律性。由于职责范围广，办公室工作的不规律性十分显著。比如，在领导没有指派任务且无访客的情况下，办公室工作就会非常清闲，反之则会陷入忙碌。这种工作方式与办公室的职能相适应，也是办公室工作最突出的特点之一。

（二）引入互联网思维的基本思路。1.意识维度。互联网思维的产生是信息技术发展的结果，其在各个领域的应用属于时代进步过程中的必然现象。在办公室工作中，互联网思维的应用价值并不仅仅体现在提升效率及成本控制方面，还表现在工作人员的工作理念及服务意识上。作为连通内外的重要窗口，办公室给人留下的印象与工作质量、人员形象均有关联。如果办公室人员精神风貌不佳、素养不高，很容易使人对办公室甚至是对其所在的组织体系印象不佳。所以，新形势下的办公室工作不能只关注工作质量，还需重视形象建设、提高工作人员的综合素养，强化其效率意识和服务意识。互联网思维倡导的“用户为主”思想与此恰好吻合，将其引入办公室工作中，对于工作人员服务意识的增强具有重要意义。2.空间维度。基于空间维度而言，办公室工作中引入互联网思维的积极作用主要体现在：此举可以通过构建先进平台推动办公现代化。一般思路为：第一，构建自动化平台。借助现代技术建设自动化平台，可利用其自动处理功能，达到降低办公成本的目的。第二，构建系统化平台。对于这个平台，应保证其具有与办公室工作内容相适应的基础功能。举例来讲，考虑到办公室工作中需要进行信息处理，系统化平台构建时可考虑引入大数据处理技术，以达到“信息去噪”的目的，提升工作人员提取有效信息的效率。第三，构建互动平台。该平台一方面能够为部门沟通提供便利，有助于指令的下达与要求的执行，另一方面也有助于有效监督与反馈的实现，可为办公室职能的充分发挥奠定基础。3.时间维度。基于时间维度来讲，引入互联网思维对办公室工作的影响主要体现在工作效率方面。具体思路为：首先，借助互联网思维优化信息沟通机制，增强其互动性。时效性是信息的基本特征，对信息价值有着极大影响。在办公室工作中，尽管上传下达被归于基本任务的范畴，但在特殊条件下，其对大局的影响则是十分惊人的。在引入互联网思维的前提下，信息沟通渠道的连接会更加紧密，信息传播也将因此更为顺畅，时间差的负面影响可得到有效控制。其次，加紧建设数字化及网络化，推动工作效率的不断提升。其中，数字化主要是针对各种资源而言，数字化建设的意义主要表现在提高决策科学性、资源配置合理性等方面。而网络化则主要是基于资源共享的考虑，有助于相关资料的有效利用。同时，加紧建设网络化也有助于传输成本控制，可带动工作水平的不断提升。最后，引入互联网思维对监管机制进行完善。统筹管理属于办公室的重要职能，而相应的互联网技术则可以为动态监管提供实现条件，有助于监管机制的健全。此举的重要意义体现在：既能够控制人为干扰，减少影响工作的不利因素，又可以为有效进行绩效考核奠定基础，对办公室工作效果的改善可产生一定的间接促进作用。

三、结语

互联网思维与传统工作思维有着很大的区别，其倡导的是以操作平台取代管道式模式，并以信息技术为支撑对工作流程进行简化，进而构建更为先进的平台，最终提高工作的规范性和效率。在办公室工作中引入互联网思维，除了能够提高琐碎事务的处理效率和工作的条理性之外，还可以利用虚拟数据库的优势降低工作成本、改善工作质量。所以，积极引入互联网思维，可谓是新形势下提高办公室工作水平、优化工作模式的必要之举。

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