当前完善企业招标档案管理的探讨

文/湖北日报传媒集团 刘艳；湖北省档案科技推广中心 陈涛

当前完善企业招标档案管理的探讨

文/湖北日报传媒集团 刘艳；湖北省档案科技推广中心 陈涛

在企业进行招投标过程中，招投标档案是具有客观性的、具有法律意义的主要依据，是企业自身进行档案管理的重要模块，对于企业发展具有深远积极的影响。当前，我国许多企业在招投标档案管理方面存在着不少问题，所以本文正是从此点出发，针对我国存在的招投标档案管理问题给予一定的解决方案和措施，保证企业长期科学地发展。

完善；企业招标；档案管理

一、招投标档案管理工作的重要作用

（一）招投标档案具有凭证价值。招投标档案管理作为一种原始记录，主要是对于企业在招投标过程中相关操作的记录，可以作为一种凭证，对企业的相关利益进行保护，通过责任的明确来降低企业在发展过程中的无谓纠纷。由此看来，档案作为一种具有科学效力的原始凭证，具有其他档案所不具有的特殊优势。

（二）招投标档案具有参考价值。招投标档案是企业在招投标过程中产生的，所以它对于企业来说具有非常高的参考价值，是企业进行建设的档案依据。企业如果在招投标档案的管理上没有完善，那么就会在计划上和管理方面出现漏洞，可能给企业带来无法预料的危机，所以，企业必须不断完善档案管理建设，这样才能保障企业长期稳定地发展。

二、企业招投标档案存在的问题

（一）招投标档案数量庞大、规格不一。企业在招投标过程中往往会因为项目太多而导致文件混乱，许多没有中标的标书在存放过程中往往没有秩序，没有专门的人员进行管理，没有具体的操作方案进行指导，所以造成了极大的管理混乱，对于企业发展是不利的，特别是在搜索招投标档案的时候往往没有效率。当前许多企业在招投标管理方面没有形成一致性，也没有形成良好的管理方法和意识，招投标材料往往非常分散，招投标材料在制作过程中因为规格不一致而导致企业管理效益受到影响。

（二）招投标档案完整性不够。招投标档案涉及的部门很多，不但包括采购部门，还有需求部门等等，所以具有很多的档案主体，这对于档案管理来说是非常不利的，完整性和系统性往往有缺陷。对于需求部门来说，在整个采购过程中采购档案会涉及方方面面，不但有采购初期的准备，还要有一些资格的审核、中标文件的设计等等，这些档案资料往往不是一个部门可以提供的，涉及的部门非常多，如果企业对于这一块抓得不紧就往往会出现档案的不完整，这对于企业的招投标活动是不利的。当然，我们必须看到，招投标工作是一个非常复杂的过程，许多人和部门在开展业务时往往会忽略资料的记录或者是滞后，这就使得招投标档案容易出现滞后性或者是缺失，企业的招投标活动会出现很多问题。

（三）招投标档案管理模式落后。伴随着技术水平的不断提升，很多企业引入了网络、计算机技术，从而成立自己的档案管理系统。可是，仍然存在一定的缺陷，系统内容往往仅仅涵盖了招投标项目有关的目录，反而忽略了招投标档案原文。如此一来，当查询资料的时候，需要查找档案的档号，于是，追本溯源来找寻最初的资料。这样会带来繁重的工作负担，还有可能损害到原始档案。同时，现在的档案管理系统大部分还是项目归档后才进行再次录入，根本没有衔接到招投标管理系统，由此，不能确保电子版的招投标文件在最初就形成数字化。

三、规范招投标档案管理工作的对策建议

（一）增强意识，主动参与。对于招投标项目档案管理工作而言，领导重视是根本，并把此项工作纳入到日常的工作中，定时进行相关的查阅和监督。同时，还要加大对业务人员的培训力度，提高他们的责任意识，从思想上加以重视，才能快速融入管理档案的工作中去。

（二）强化业务，提高能力。对岗前培训工作要常抓不懈，想方设法提升他们的业务水平，确保管理人员在进入工作时就能清晰地知晓各个工作阶段要整理的资料内容。以往，档案管理人员只是等待、依靠业务人员提供资料，如今，要改变这种想法，开展上门服务，做到“勤收集、勤督促、勤检查”，确保文件资料能够在第一时间归档完毕。

（三）注重收集，加强管理。业务经办人要做好分内工作，对于招投标阶段所发生的各类资料要按照相应的顺序及时归档完整，同时还要定期进行检查整理，把有保存价值的文件交给档案馆。另外，档案管理人员更应该同业务部门紧密联系合作，做好检查反馈工作，及时进行相关的归档和销毁等，让档案保存得当，便于查找和利用。

（四）完善信息录入，提高检索水平。当我们在录入资料时，对应的招投标项目要分别进行归档，建立对应的项目基本信息表，里面涵盖了档案目录以及部分重要信息，例如工程概况、开标时间、中标单位和金额等，这样有利于更加全面地了解该项目，查询起来也较为便捷。

（五）健全制度，规范管理。招投标档案管理工作制度应该健全起来，确保能够按照要求来立卷和查阅，明晰责任，便于管理。1.结合招投标的具体特点，我们得知应该让经办人负责归整、存档相关的招投标档案，由档案管理人员统一保存。2.招投标档案应该是专人负责，档案工作人员要履行自己的职责，遵纪守法，确保档案的安全性和完备性。3.当转交招投标档案资料时，务必要检查好，确保资料完整，符合档案管理要求，无论是图片还是文字都要清楚明了。4.档案管理人员接收完资料后要登记在册，立卷、装订、归档等工作要紧跟其上，确保卷内目录、封面完整、整洁。5.进一步制定完善的招投标档案借阅制度，确保相应的注销、登记制度执行得力。对于档案而言，严禁进行涂改、抽页、拆封等，务必要按时归还，避免造成更大的损失。6.招投标档案管理人员不得擅自走开，如果必须要离开，务必要根据要求及时移交资料，切忌带走和随便处置。7.招投标项目档案应该以信息化为主，纸质资料为辅，展开数字化存储，进而达到招投标项目档案电子化。

［1］王亚军.浅议招标档案的规范化管理［J］.中国招标，2006（37）.

［2］谢晓红.谈企业自主招标过程的重点及关键环节［J］.厦门科技，2010（02）.

［3］陶庆芳.招标档案管理工作是招标过程的见证［J］.中国招标，2006（Z2）.