新时代如何创新档案管理工作

文/晋冀鲁豫烈士陵园管理处 李宁宁

新时代如何创新档案管理工作

文/晋冀鲁豫烈士陵园管理处 李宁宁

档案管理是事业单位日常管理工作的一部分，必须适应现代事业单位发展的需要。事业单位改革涉及方方面面，档案管理工作也是其中重要的组成部分。在新的历史时期，更应创新思路，积极开拓档案管理的各项功能，使之日益完善，从而更好地发挥其作用。诚然这也需要事业单位所有部门成员共同参与才能取得成效。

新时代；事业单位；管理

一、市场经济决定档案管理的经济价值

（一）档案管理的经济价值由市场经济决定。随着市场经济的发展，档案管理的本身并不局限于资料的整理和保存，更重要的是如何使用，随着产业结构调整、技术升级以及工艺改造，需要大量的档案资料的查询和使用，弄懂各种档案的内涵关系和保存意义，才能使事业单位跟上市场经济发展的步伐，使档案管理工作发挥出它的效益。

（二）档案就是资产，档案管理就是管理资产。事业单位中任何档案资料都包含着员工的聪明才智和辛劳汗水，是劳动结晶和智慧的积累。既是有形的资产，也是一种具有很高价值的无形资产。不仅要保护好这些资产，更要懂得管理和利用好这些资料，使其在新时代下发挥出更高的经济价值和社会价值。

（三）档案是事业单位生存的核心技术秘密。事业单位的档案有其特殊性，即包含可供公众查询使用的普通档案，也包括涉及保密的核心技术档案。要分类管理，尤其在市场竞争和信息化的今天，涉密档案泄露的情况时有发生。只有科学严谨地管理好、利用好档案，在其产生良好的经济效益和社会效益的同时，避免可能给国家造成的无法挽回的损失。

二、现代事业单位制度需要档案管理工作的体制创新

现代事业单位制度需要对事业单位档案工作实行体制创新，主要包括两个方面：

（一）制度创新。事业单位的档案管理工作，是为事业单位创造最大的经济效益和社会效益服务。从根源上更新观念，明确档案管理工作的方针和目标，健全规范，提高效率。要以人为本，积极调动工作人员的积极性，制定人性化的制度，各司其职，分工明确，定期进行总结考评，并不断创新和完善档案管理制度。

（二）机构创新。现代事业单位的发展，是建立在一个公平、公开的大环境背景下，以信息技术和互联网为信托，寻求资源与效益的最大化。事业单位的档案管理机构，要精简原有机构，从单纯的档案资料管理，向档案、信息平台一体化迈进，提高办事效率，产生符合现代事业单位发展的精干、高效的新的机构，让档案资源焕发出新的活力。

三、新时代下全面提升档案管理工作

（一）新时代下，档案管理工作也呈现出新的特性。信息化平台的建立，可以实现档案资源的高效共享。但同时也要实行必要的监督和指导。随着科技的进步，会出现很多新的情况，只有提高档案员的业务水平，通过不断学习新的知识，新的技能，才能在实践中把档案管理工作提升到一个新的高度。

（二）要实现办公自动化。科技是第一生产力，随着办公自动化时代的到来，全面实行纸质文件和电子文件共同归档，从而发挥档案部门信息中心的作用，实现档案信息资源共享。

（三）提高整体管理水平。开发和利用好档案信息资源，更好地为事业单位的发展服务，把事业单位的利益和效益放在第一位，与事业单位发展同步。

四、档案管理现状分析

（一）档案管理信息化水平低。主要体现在以下几个方面：第一，部分事业单位仍采用传统档案管理模式，对计算机及科学技术利用不足，导致档案管理效率低下。第二，部分员工没有全面理解档案信息化管理的内涵，错误地认为存为电子档就万事大吉，导致档案管理的信息化建设水平较低。

（二）档案管理不能为事业单位提供良好服务。传统档案管理模式分为档案的搜集和整理鉴定，只要保证事业单位档案的历史记录完整即可。但是，这种档案管理模式已过时，应寻求新的档案管理方法，更好地为单位服务。

五、信息化时代档案管理的建议

（一）科技存档。当前的档案管理工作应该向数字化靠拢，从实体档案管理转变为对信息资源的科技化管理。科技化管理档案主要运用现代化手段对档案信息资源进行管理，以基本信息为管理对象，对各个部门信息进行数字化处理。在进行电子存档时，首先，要建立相关档案的网页，建立数字化视频档案数据库检索模式，以便于档案的查找与利用。其次，要充分利用相关部门网站制作网页，使档案管理服务于系统互联网，并形成科技化的电子档案数据库管理中心。在电子档案建立中，要保证档案内容的真实性和安全性，且快速实现资源共享。在互联网上，应实现档案管理的自动化和法制化，真正做到档案信息交流和利用。

（二）信息化管理。传统档案管理模式是以图片、手写信息、影像等为载体进行管理，档案管理人员主要以手工操作的形式完成档案的收集和整理，最后完成存档。随着信息化程度加深，档案管理逐步走向现代化和科技化。这就要求档案工作者加强学习档案管理技能，更加快捷、准确地为单位创造经济效益。

（三）在档案管理中应着重引进和培养现代化档案管理人才，积极改善档案管理设备，提高档案管理手段。首先，要努力培养档案管理的数据库开发人才，更好地服务于档案管理工作。其次，事业单位要为档案管理人才设立专门的培训机构，便于工作人员的理论研讨和学术交流。最后，要引进了解信息化的技术人才，具有现代化管理水平的管理人员，切实提升档案管理部门的服务质量。

随着信息技术的不断发展，传统实体式档案存档方式已不适用于事业单位的发展。档案信息处理自动化和数字化的趋势势在必行。档案工作面临着从传统到科技化的重大变革，如何加速档案管理科技化成为当前研究的重点。事业单位要寻找传统档案管理模式的不足，汲取现代化的档案管理模式，在实践中不断创新，形成符合事业单位档案管理的方法，更好地为社会服务。