浅谈中职学校档案管理工作的改进

文/衡水科技工程学校 李霄

浅谈中职学校档案管理工作的改进

文/衡水科技工程学校 李霄

关于档案，无论是职高、中专，还是普通高等学校，是其用于记录学校历史沿革以及教学资料的关键，为学校的发展以及对未来的计划提供根据，是学校教学以及科研的一项重点。本文就目前中职学校档案管理工作中的问题进行分析，并提出对应改进措施和建议。

中职学校；档案管理

在当前的学校档案管理中，遇到种种的障碍，使其发展缓慢。学校档案记录着各种重要的信息，对学校的事务处理以及未来的发展具有重要作用。关于档案的管理工作一定要跟上社会发展的需求，不断地创新工作，这是当下学校档案管理工作正面临的情况。

一、中职学校档案管理工作的现状

（一）意识上重视程度不够。档案管理工作是学校教学工作以及未来发展的重要环节，但是在实际工作中，学校的相关负责部门并没有对此引起足够的重视，尽管一直在强调档案管理工作是重中之重，但是在工作落实上不够彻底，没有像抓其他重点工作那样，有板有眼，有始有终。该项工作的负责部门对档案的管理工作没有进行到位的监督以及指导，工作流于形式。另外，部分中职学校把档案管理工作放在教学的后边，在平常只是关注教学，只有在领导进行检查的时候才走走形式；更有甚者，对档案管理工作内容只是进行一些指导文件的套用，并没有结合学校自身的实际情况，从而导致学校中的档案实际意义不大，管理工作陷于混乱。

（二）档案的管理设备以及方法落后。在科学技术飞速发展的今天，学校的发展需要与时俱进，档案管理工作同样如此，档案管理需要进行信息化以及电子化。对档案的管理设备进行更新是当前的必要选择。然而，目前很多中职学校设备落后，硬件水平根本不达标，相关软件配备也很低，只具备档案信息的检索以及保存等简单功能，对档案信息进行高级的统计以及分析都无法完成。另外，部分中职学校对档案的管理方法也比较落后，缺少必要的监督机制，导致档案的管理工作发生混乱。

（三）档案资源的使用效益不高。档案是记录学校教学以及其他日常工作的重要信息，完整、有效的档案信息以及材料能够对学校的教学进行很好的改善，能够对学校未来的规划起到至关重要的作用。另外，中职学校就是为社会提供技能型的人才，学生的就业率是学校赖以生存以及发展的关键，档案管理工作做得好，可以给学校带来很好的口碑，对学校的招生工作也有很大的好处。但是实际情况是档案的可利用效益非常低，只注重形式，不关注其使用效益是现在档案管理中的一大问题。这样使档案资源没法很好地发挥其作用，对学校的教学以及未来的发展都有影响，造成某种程度的资源浪费。

二、中职学校档案管理工作的改进

（一）提高信息化、电子化管理水平。伴随现代科技的发展，档案管理工作的方式也应与时俱进，以满足实际的需求。因为学校中档案信息资源的存量以及工作量的不断提高，信息化管理可以极大地提高档案管理的效率以及质量。学校内部更要根据自身的实际情况，结合电子化以及信息化对档案资源进行很好的整理。档案资源进行电子化就是所有的资料以及信息进行数字化，以电子化的平台或者是数据库的形式进行储存。学校档案管理信息化是当下中职学校的发展趋势，要想提高档案管理工作的质量，不单单需要匹配现代科技，更需要的是其管理人员的技能以及意识。所以，学校要配备现代化的电子设备，来加强档案资源的记录以及整理工作，还要培训一批高素质的管理人员。进行档案管理不单单是要管理到位，还要能够发挥其关键的作用，保证信息的真实可靠，保证学校的各种新动态可以及时有效地宣传。

（二）加大重视程度，完善监督管理机制。要想提高档案管理工作的质量，首先要提高学校对档案管理工作的重视。目前很多的社交平台提高了信息的流通速度，学校档案管理的相关负责部门可以利用这些来宣传其重要性，提高师生等对该项工作的认识。另外，学校方面还要加强内部对档案管理工作的监督，完善该监督的体制制度，加大该项管理工作的资金投入，结合好自身的实际情况，逐一解决档案管理工作的所有难题。学校也要动员所有师生参与到档案管理工作中去，把有重要价值的信息都完整地保存归纳，形成一个很好的管理氛围。

（三）增加档案的信息量，做好需求分析。对于档案的管理工作，学校要做到以人为本，对档案中的信息进行分析分类，把性质不同，具有不同价值的资料进行分类，这样更加方便以后的管理以及使用。另外，及时地把一些没用的信息进行清除，这样就可以减轻以后管理工作的工作量。拓宽档案管理工作的信息来源，就要主动、积极地进行收集，把档案资源的管理工作规范化。另外，学校相关部门还要做好档案资料的分析研究工作，根据学校自身的教学以及日常情况，对档案中的信息进行归纳分类，为学校未来的发展做好规划，提高档案管理的质量以及效率。

三、结束语

对于中职学校，其主要责任就是为社会提供专业性的技术人才，造福于社会。因此中职学校的档案资料管理工作应该以此为主题，所有的管理工作都要以此为出发点，尽力实现这一点。在日常的工作中，相关负责部门应该注意档案的收集以及整理分类等等，积极采用现代化的电子科技进行管理，提高其管理的质量，使其可以发挥更大的作用。

［1］高继莲.浅析新时期中职学校档案管理［J］.档案天地，2012（04）.

［2］张义勇.如何加强职业院校学生档案管理工作［J］.黑龙江档案，2014（04）.

［3］范群英.学校档案管理存在问题及优化措施［J］.科技创新导报，2012（15）.