企业档案管理工作的创新与思考

文/福建中烟工业有限责任公司 廖建兰

企业档案管理工作的创新与思考

文/福建中烟工业有限责任公司 廖建兰

在档案管理日益信息化、规范化的时代背景下，如何推进企业档案管理创新是企业档案管理工作者必须直面的重大问题。因此，笔者基于企业档案管理的基本规律，紧紧围绕当下档案管理的现状，为企业档案管理创新做出一些思考，以期有利于企业档案管理工作者调整管理思路，不断提升档案管理水平和质量。

企业档案管理；现状；云计算；规范化；对策

企业档案是指企业在生产、经营活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同载体的历史记录，是企业发展历史的缩影和真实写照。众所周知，衡量企业管理的因素很多，但是企业档案管理是不可或缺的一种因素。对于企业来说，提升档案管理能力是提升企业管理能力的必然要求。

随着我国企业档案管理工作的日益深化，企业档案管理水平有了很大的提高。但是，目前企业档案管理工作仍存在一些制约自身发展的难题，唯有在观念、人才、技术、制度等方面积极采取各项有力措施，多管齐下，企业档案管理工作才可能在创新上出成绩，进而提升企业档案管理工作的整体水平，为企业档案管理工作奠定坚实的基础。基于此，针对企业档案管理工作中出现的各种问题与挑战，笔者从革新观念、提高信息化管理水平、完善管理制度和提高管理人员素质等方面来探讨企业如何在新形势下促进档案管理工作的创新与发展。

一、企业档案管理工作的重要性

企业档案管理工作是一项系统性的工作，也是一个不断完善、持续改进的过程。企业档案管理水平从另一个侧面反映了企业的管理水平，是衡量企业管理现代化的一项重要指标。因此，企业档案管理工作对企业的发展具有直接的推动作用，其主要表现在以下两个方面：

（一）企业档案是企业管理工作的查考凭据。档案记录了企业过去各种活动的状况，其中包括处理企业事务的过程与结果以及管理活动的经验，它是任何一个企业连续工作必须查考的凭据。可以说，各种企业为了有效地实行管理必须切实地掌握材料。而档案可以为企业的领导工作和业务管理，提供证据和咨询资料，借以熟悉情况、总结经验、制订计划、进行决策、处理各种问题。例如，许多企业在建立和健全工作制度、进行改革、落实各项政策等各种活动中，大量地查考了档案，顺利地推动了工作。有的企业平时不重视档案管理工作，造成档案散失，结果给工作造成许多困难。因此，档案作为企业管理工作的查考凭证对企业各项工作的开展无疑具有重要的作用。

（二）企业档案是企业进行决策的参考依据。档案中记载了企业各种活动的情况、成果、经验和教训。从产品生产手段到生产过程以及生产技术等各方面的信息，可以作为企业进行生产、管理决策的科学依据和参考材料。当今日益增多的企业档案，更是进行现代化企业生产、工作管理的重要条件。此外，企业档案对制订企业生产计划，检查和总结生产情况，推广先进生产技术和管理经验以及防止企业风险等等，都是重要的参考材料。比如，有的企业为了切实规划生产任务，查阅了历年档案，汇总分析，找出了本企业发展的规律、经验和教训，据此采取相应措施，为企业决策提供科学依据，从而促进了生产，推动了企业发展。与此相反，有些企业因为没有档案可考，或“有案不查”，以致生产计划不当、管理混乱，给企业造成很多损失。事实证明：企业档案是企业在过去的生产经营过程中形成的具有一定使用价值的文件材料，它积累了企业历史经验，能够为企业开展经营决策提供依据。

二、企业档案管理工作的现状

近年来，随着企业发展的不断深化，企业档案的数量和种类都在不断增加，由此，企业档案管理工作出现了一些比较普遍的问题，从总体现状来看，集中表现在以下几个方面：

（一）档案管理工作不受重视。虽然档案管理具有很多优点，但是由于档案管理不能直接创造经济利益，产生的效益具有隐蔽性，所以很多企业没有在根本上重视这一问题。企业不重视档案管理的表现主要是：第一，企业很少配置专门的档案管理人员，认为配置专门的工作人员浪费了企业的资源，有时为了应付档案管理工作的需要，直接安排行政工作人员兼职，这种做法的成效当然可想而知。第二，资金投入不足，企业是从事生产经营活动的组织，主要把资金运用于这方面的工作，因为只有生产经营才能带来实实在在的经济效益，所以这导致很多企业根本不愿意把一小部分资金投入档案管理信息化的工作中去，认为只要一台电脑、一份数据库就足够了。

（二）档案利用率普遍偏低。很多企业虽然重视企业档案的收集和保存，但是这些历史形成的档案仅仅是象征性地被存放在企业的档案室或者储存在了企业的电子数据库当中，一般很难再被利用。所以，企业档案一旦形成之后，就被永久地收藏起来，如果没有特别的需要，那么这些档案就无法充分发挥其应有的作用。因此，低利用率也是制约企业档案管理工作的一项瓶颈。

（三）信息化水平仍有待提高。目前大多数企业缺乏计算机专业技术人员，企业在招聘的时候一般不会针对档案管理工作而专门招收计算机专业技术人员，更多的是从办公室业务开展的角度出发。此外，企业局域网和网站建设刚刚起步，企业上网方式落后，除了大企业以外，很多中小企业很难跟得上现代信息技术发展的脚步。正是由于许多企业信息化基础设施落后，企业在信息化观念上的局限，企业档案管理信息化还停留在较低的阶段且缺乏广泛性，这给企业档案管理带来了较大的局限性，同时应用的滞后性也对企业档案管理产生了副作用。所以，企业档案管理信息化的不足不仅影响了企业档案管理工作的开展，更加影响了企业管理信息化的推进。

（四）档案管理工作人员素质有待提高。档案管理工作人员的素质决定了档案管理工作的质量和水平。档案管理工作人员不但要具备优良的职业道德，扎实的知识功底，过硬的业务技能，还要熟悉掌握企业的业务情况，了解企业的业务性质以及内部组织结构，以明确档案的管理范围、分类情况、保管期限等。目前，很多企业缺乏专门的档案管理人才，不少企业的档案管理人员是兼职人员，“半路出家”的现象较为突出，这些工作人员大多缺乏档案管理的专业知识，不能适应现代化档案管理工作的要求。①

三、企业档案管理工作创新的若干对策

在企业档案管理工作发生巨大变化的背景下，为适应新形势，更好地发挥档案在企业发展中的作用，提升企业档案管理水平和质量，企业档案管理工作必须在提高档案意识、增加档案利用率、完善各项企业档案管理制度、提高信息化管理水平和提高管理人员素质等方面下大力气，采取各项有效的措施推进企业档案管理工作的顺利开展。

（一）提高企业整体档案意识。加强档案管理工作，领导重视是关键，没有领导对档案管理的重视，档案管理工作很难开展起来。目前很多企业的领导对档案工作不重视，认为档案工作可有可无，没有必要把精力放在档案管理上面。实际上，这种观点是很肤浅的，没有认识到档案管理工作对企业发展的影响。因此，要想领导者重视档案，最根本的方法就是让领导者看到档案对企业发展的重要价值，通过具体的案例让领导者亲自感悟档案的魅力与实力。领导者对档案工作各方面的投资，能够大大刺激档案工作者的积极性。在企业内部提倡人本观念，完善企业档案管理机制，明确责任，各司其职。此外，档案管理工作离不开企业全体员工的共同努力，加强企业全体人员的档案意识，定期进行全体职员的档案培训，可以提高员工的档案业务知识，提高企业的档案管理水平，使企业档案管理在收集、整理、归档等各个环节都朝着规范化的方向发展 。

（二）增加档案利用频率。档案的低利用率是制约企业档案管理工作的瓶颈，如果档案不能充分发挥其应有的作用，那么档案管理工作就失去了意义。因此，针对档案利用不积极不充分的问题，企业档案工作人员要尽快起草本企业的档案利用制度。由于企业的档案利用制度都属于各企业的私有财产，一般只对内公开，所以目前可借鉴的范本几乎没有。企业要根据自己企业的发展现状，制定出可行的档案利用制度，清楚严谨地说明哪些档案可以供员工查阅，哪个级别的员工可以查阅具体哪些档案等问题。落实好档案利用制度，提高档案的利用率，让企业在源源不断的档案资源的利用中创造更大的价值。

（三）规范企业档案管理制度。企业档案管理工作的创新不仅仅在于使用了先进的科学技术，更在于其规范化程度。因此，要提高企业档案管理工作的整体水平，那么就要使企业档案管理工作不断走上规范化、程序化、制度化的轨道。首先，企业要清晰界定档案管理机构及其职责，设置专门的档案管理部门，配备相应的工作人员，厘清档案管理部门的职权与职责。其次，企业要建立健全归档制度，对如何分类，如何归档的程序化流程都要作出明确的规定。最后，企业要建立档案保管制度，根据密级的不同层次对企业档案进行分类，采取不同的保管力度，该保密的档案得到严格的保密，该共享的档案得到充分共享。

（四）引入云计算技术、提高档案管理信息化水平。云计算是一种模式，它实现了对共享可配置计算资源（网络、服务器、存储、应用和服务等）的方便、按需访问，这些资源可以通过极小的管理代价或者服务与提供者交互，被快速地准备和释放。在企业档案管理工作领域中，云计算的最大优点在于以下四大方面：经济实惠，降低信息化成本；减轻档案人员负担，使其能更专注本身专业；提高档案信息资源的安全性；提高了档案工作人员的专业技术水平。②正是由于云计算的成本适中、易用性、自动化、按使用计费等特点，云计算技术为企业档案管理创新提供了全新的技术视角。企业在推进档案管理创新的过程中，特别是要提升企业自身的档案管理水平就要顺势而为，积极利用云计算技术的优点，充分汲取云计算技术的优势，为推进档案管理工作的创新注入新的活力。③因此，有条件的企业可以利用云计算技术，按使用量进行购买，借助云计算技术不断提升自身的档案管理信息化水平。

（五）提高档案管理者的专业素质。档案管理者的专业素质直接影响了企业档案管理的专业化水平和质量。因此，要提升企业档案管理工作的水平，就必须在企业档案管理者的专业素质上下功夫。一方面，企业可以组织档案管理者进行专题的培训，提高档案管理者的专业知识。另一方面，企业可以出台相应的激励措施，对优秀的档案管理者进行表彰和奖励，激发档案管理者的工作积极性。

四、结论

总而言之，在信息化的时代背景下，企业档案管理工作的作用已经开始得到了越来越多企业的重视，很多企业在档案管理创新方面进行了很多有益的探索。为了进一步提升企业的档案管理水平，创新档案管理方式，观念、人才、技术、制度始终是重要的影响因素，在这些方面下足功夫，那么企业档案管理工作的创新水平才会更上一个台阶。

【注释】

①张斌，徐拥军，褚峻.知识资源管理：企业档案工作改革的新思路［J］ .中国档案，2004（10）：38.

②彭小芹，程结晶.云计算环境中数字档案馆服务与管理初探［J］.档案学研究，2010（6）：71.

③方昀，郭伟.云计算技术对档案信息化的影响和启示［J］.档案学研究，2010（4）：71.