机关事业单位档案管理信息化路径探析

文/广东国际旅行卫生保健中心 方润铧

机关事业单位档案管理信息化路径探析

文/广东国际旅行卫生保健中心 方润铧

档案管理工作是各个机关事业单位的一项重要工作，对于推动档案管理工作的整体进步有着深刻意义。本文从机关事业单位档案管理信息化概述入手，对其现状进行剖析，指出存在的问题，并就如何做好机关事业单位档案管理的信息化建设工作进行探讨，以期为优化机关事业单位类档案管理事业，推动社会和谐进步提供借鉴。

机关事业单位；档案；管理；信息化

档案管理是国家一项非常重要的事业，无论是对于服务社会，抑或是对于造福人们意义重大。在现代社会中，电子科技技术突飞猛进，互联网时代已经来临，在这种趋势下，档案管理走向电子化、信息化以及科技化是大势所趋。但是从目前机关事业单位的档案管理现状来看，存在着在思想上认识不足、资金投入紧缺、专业人才缺乏、相关管理软件缺失等一系列问题。要想推动档案管理信息化进程的发展，就必须要解决这些问题。

一、机关事业单位档案管理信息化现状

（一）思想重视不足。除了在物质以及技术方面提供必要的支持之外，相当一部分机关事业单位无论是领导还是相关的工作人员对于档案信息化的重视程度不够，这是制约这项工作进一步发展的根本原因。毋庸置疑，随着各个单位档案的日益增多，档案管理工作的难度以及复杂程度也在日益加剧。但在一些单位中，部分领导对于档案管理信息化的认识尚不系统和深入，往往高度关注单位的人才引进和效益提升等方面的工作，以经费不足和时间不允许等原因推迟或搁置机关事业单位档案管理的信息化建设进程。

（二）资金投入短缺。要想使得机关事业单位的档案管理能够有条不紊地进行，必须要依靠良好的软件以及硬件环境大力支持，而要想实现这一目标，资金是必不可少的。资金的匮乏导致了一些单位目前在进行安全管理信息化的进程中只能是建立相关的制度，而需要的设备则根本无法引进，信息化建设也就无从谈及。这就使得大多单位的档案管理工作仍局限于传统的人工管理阶段，推进工作任重而道远。

（三）专业人才匮乏。在当前的机关事业单位中，档案管理工作一般都是由档案管理部门来进行的，由于缺少必要的专业培训，加之人员年龄结构普遍偏大，已经不能够适应档案管理工作的新要求，大部分依然采用过去传统的管理模式，以人工管理为主。与此同时，这些管理人员在计算机软件方面的专业知识较为匮乏，难以跟上日益更新的科技步伐。

（四）相关软件缺失。在现代科技的冲击下，信息化已成为档案管理工作的一种必然趋势。对机关事业单位而言，合理应用管理软件，不仅能够有效提升机关事业单位档案管理的效率，还能降低人工管理造成的错误率，便于长期使用。一些单位为了顺应信息化发展趋势，也引进了一些软件，但不容忽视的是，这些管理软件往往需要较长的适应和熟悉过程，离不开专业的培训和专业的人才。总体而言，在当前，受资金等方面因素制约，很多单位仍缺乏配套设施齐全、功能完善、操作简易便捷的应用软件。

二、机关事业单位档案管理的未来规划

（一）提高思想认识。在电子办公理念的要求下，加强和改进机关事业单位档案管理信息化进程显得尤为重要。而这就需各单位领导加强思想认视，从传统的注重人才和效益的观念中走出，认识到加快机关事业单位档案管理的信息化进程已成为目前迫切需要解决的，以此来尽快规划出机关事业单位在该项工作方面的近期、中期以及长远目标，从而使得机关事业单位档案管理信息化建设事业能够有序推进。

（二）加大资金投入。相关软件的引入和专业人才的培养工作都离不开坚强有力的资金支持，而这也是推动机关事业单位档案管理信息化管建设工作的重要保障。当前，针对一些机关事业单位因资金匮乏而影响档案管理信息化建设进程的现状，相关部门和领导应加强重视，在单位日常开支和运转之余尽可能地倾向资金，保障机关事业单位档案管理信息化的发展。与此同时，单位自身也应尽量缩减不必要开支，将这些经费用于软件投入。

（三）加大人才培养。无论什么工作，人才的培养都是至关重要的。从目前的情况来看，一些机关事业单位的档案管理人员出现了年龄结构老龄化，信息化水平匮乏等问题，难以适应档案管理信息化的要求。为此，就需通过加强技术培训、调整人员结构等举措提升机关事业单位档案管理人员的综合素质，强化计算机知识的普及，提升其道德水平，不断加强其对于相关管理软件的适应和了解程度，通过不断地进行人才退伍建设来推进机关事业单位档案管理信息化建设。

（四）合理引入软件。实现机关事业单位档案管理的信息化建设目标，离不开相关软件的支撑。而当前，软件的缺乏是影响和制约机关事业单位档案管理信息化建设的重要阻碍。因此，一些机关事业单位必须要从本单位的实际出发，合理地来引进所需要的软件，并切实引用到日常的机关事业单位档案管理工作中，全面实现和不断完善机关事业单位的档案管理信息化建设水平。

三、结语

现代社会的发展是迅猛的，所以机关事业单位的档案管理信息化建设工作必须要跟上时代的发展，这是一个系统而漫长的过程。目前急需要解决的是改变其依然局限于传统管理模式方面的现状，这需从存在的问题入手，除了需要相关单位和领导的高度重视外，还需要得到资金、技术、人才等方面的全面支持，通过软硬件环境的改进切实革新传统的管理模式，实现由传统向信息化的顺利转变。

［1］郭姣.论档案管理信息化发展方向［J］.办公室业务，2013（05）.

［2］胡志文.对档案管理的信息化发展趋势的分析［J］.华章，2013（05）.