试析医院文书档案的信息化管理

文/天津中医药大学第二附属医院 杨伟娜

试析医院文书档案的信息化管理

文/天津中医药大学第二附属医院 杨伟娜

对医院文书档案实施信息化管理是互联网时代医院档案管理工作的新形式和新内容，也是时代发展的要求。本文从文书档案管理现状、文书档案信息化的优势及如何实施三个方面探讨了医院文书档案信息化管理的问题，以期能为医院实现现代化管理提供一些思路和方法。

文书档案管理；文书档案信息化；医院

医院文书档案是关于医院发展进程的记载。它借助纸质载体来反映特定时期主管部门的政策、各级领导的决策、科室建设、研究开发、问题处理等的过程和结果。随着信息化网络时代的到来，医院各项工作均已步入信息化管理阶段，而文书档案管理作为医院管理工作的一部分，对其实施信息化管理也是势在必行。因而，如何实施文书档案的信息化管理，便成为现阶段医院档案管理工作亟待解决的问题。本文主要从文书档案管理的现状、实施文书档案信息化管理的优势以及如何实施三个方面来探讨医院文书档案的信息化管理问题。

一、医院文书档案管理的现状

现阶段，我国医院文书档案管理中主要存在下面一些问题：第一，自上而下均不重视文书档案管理，上层表现为领导的不重视，下层表现档案管理人员对文书档案工作的消极懈怠，进而造成了文书档案管理的混乱状态。第二，缺乏健全科学的管理规章制度。医院文书档案具有涉及范围广的特点，缺乏健全科学的归档细则和要求就会导致文书档案归档的非科学化和系统化。第三，专业档案管理人才的匮乏。由于上层领导对档案管理工作不加重视，医院人事部门很少引进专业的档案管理人员，而从事医院文书档案管理的人员多来自其它工作岗位，难以满足医院文书档案岗位的工作要求，严重削弱了文书档案管理的质量。第四，硬件配套设施落后。目前大多数医院的档案室硬件设施达不到相应标准。档案工作仍以传统手工操作为主，缺乏先进的信息化管理设备，致使档案材料归档不及时，易丢失。第五，信息化程度低。目前我国医院文书档案管理工作的信息化过程缺乏系统、整体的规划，导致资料收集不完整，信息不准确、更新不及时等，最终导致文书档案信息的紊乱。

二、文书档案信息化管理的优势

文书档案信息化是指通过利用计算机、网络与通信技术等不同手段，将不同载体、不同区域的具有收藏利用价值的文书档案资料，以数字化的方式存储，借助互联网实现信息共享，提高文书档案工作的现代化管理、利用和服务水平。文书档案信息化管理具有以下四方面的优势：

（一）文书档案信息能够充分共享。在传统手工操作管理中，各上下级单位之间所拥有的文书档案信息难以充分共享及利用，使得大量文书档案被闲置，不仅造成资金的浪费，而且导致文书档案信息查找的不便。利用互联网信息技术管理档案后，文书档案管理的内容从对档案外部特征的管理转变为对内、外部特征的共同管理，管理范围更广。随着网络信息技术的进一步发展，文书档案信息与载体相互分离，一方面可与其他信息系统互通互联，另一方面可与其他机构之间相互传递利用，从而极大地提高了文书档案信息的共享率，同时也可借助互联网这个平台了解其他档案工作部门的概况、工作重点和文书档案信息管理动态。

（二）办公效率大幅提高。医院文书档案管理工作要求资料收集必须完整、齐全；书写规范，字迹清晰；分类统计准确无误。但是，在以往的文书档案管理工作中，管理人员的工作方式主要采用手工操作，想要达到这些标准费时又费力。强大的信息处理能力是计算机具有的最大优势。档案管理人员在借助信息网络技术管理文书档案之后，医院文书档案的收集、存储、分类、统计和查阅等工作变得既简便易行，又方便、有序、快捷，大大提高了文书档案管理工作的效率。

（三）文件保存的稳定性更高。电子文档相比于纸质档案，其寿命更加长久。传统的纸质档案在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，易氧化和霉变，会给档案管理工作造成无法挽回的损失。而电子文档则不同，尤其是随着电子信息技术日新月异的发展，读取电子文件的设备日趋成熟，存储电子文档的载体种类越来越多，存储容量越来越大，使得在有限空间里存储的文档资料越来越多，存储时间越来越长，传递共享越来越便捷，极大地提高了文书档案的稳定性。

（四）文件传递的快捷性和安全性极大地增强。在以往的公文处理过程中，文书档案传递的主要方式是通过邮政系统或者人工传递，易延误和丢失，给档案管理人员的归档工作带来很大的不便。而应用计算机网络技术之后，可直接通过OA办公系统或邮箱或其他方式进行传递，大大提高了文件传递的快捷性和安全性。

三、医院文书档案实施信息化管理的策略

（一）建立完善的医院文书档案管理网络。医院文书档案既有来自上级主管部门的，又有医院发展过程中各个科室形成的，因此信息量大、类别也多。从长远角度来讲，医院应建立健全的医院、综合档案室、科室三级网络管理机制，明确医院文书档案信息化管理的职责和要求，这种管理模式便于统一领导、统一操作和统一保管，有利于组织监督各相关部门的文书档案管理工作；有利于明确各部门的职责和权限；有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时也有利于通过网络实现多元化信息资源的共享。

（二）制定科学的文书档案信息化管理制度。制度建设是做好文书档案信息化管理工作的首要前提和保障。文书档案信息化管理的制度建设包括文书档案的收集制度、归档制度、利用制度和保管制度。医院首先应建立规范的文书档案信息化管理制度，并将相关制度纳入到医院文书档案管理岗位职责和奖励性绩效考核办法中去，建立科学合理的文书档案信息化动态管理制度，充分调动文书档案管理人员的积极性，使医院的文书档案信息化管理工作朝着规范化、科学化的方向迈进。

（三）加强培训，提高认识。作为医院文书档案的管理人员，我们除应熟练掌握文书档案的相关知识外，还应当学习了解医疗活动的规律，熟悉医疗工作流程，掌握医院管理、信息技术应用、网络安全等知识。特别是要了解医疗活动中所采用的信息化技术手段、信息化设备、信息化医疗管理、网络安全管理等相关技术。只有文书档案管理人员及时更新自己的知识存量才能有效地参与到医院文书档案信息化管理的工作中去。要提高基层科室档案管理人员对文书档案信息化的认识，以便他们在一线能自觉地收集保存珍贵的文书档案信息资料。相关人员应当自觉学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定，提高对文书档案管理知识的认识及理解。

（四）加大对文书档案管理信息化的资金投入。医院的医疗安全及档案信息保存的完整性取决于文书档案信息化管理的质量。提高文书档案管理质量也是医院教学、科研的需要，最终目的是达到档案能够得到充分利用共享。因此，医院应当重视对文书档案信息化管理软硬件方面的投入，配置适应医院发展规模的软硬件设备，安装高性能高质量的网络安全软件，以便更好地保障文书档案信息化的正常、有序运行。

总之，在信息化条件下医院文书档案管理已在医院管理工作中占据非常重要的地位。档案管理人员应转变思想观念，改变传统的档案管理工作模式，建立有效的文书档案管理信息系统，使文书档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求，为经济建设和社会发展服务，为医院发展及医疗服务质量的提高服务。

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