机关档案管理信息化建设探析

文/济南市148协调指挥中心 夏伟



机关档案管理信息化建设探析

文/济南市148协调指挥中心 夏伟

【摘要】开展机关档案管理信息化工作要求档案管理人员能够主动参与其中。对于档案管理信息化而言，档案信息化和机关信息化的同步、遵守法律法规以及做好馆藏的数字化加工，才是档案管理迈入电子信息管理赋予我们的重要使命，同时也是现阶段机关档案管理工作的新目标、新要求。

【关键词】机关档案；管理；信息化

作为国家的重要事业之一，档案管理对于造福人民、服务社会有着重要意义。随着科学技术的不断发展，档案管理逐渐迈入信息化、科技化、电子化时代。但是纵观机关档案整体性的管理策略，还存在资金不足、思想认识不足、缺少专业人才等诸多方面的问题，使得机关档案的管理工作无法做到与时俱进，这样就可能给机关档案管理信息化建设带来阻碍。所以，当今时代下的机关档案管理工作就应该加强信息化建设与管理，这样才能推动机关档案管理工作的持续进行。

一、机关信息化与机关档案信息化要实现同步推进

作为各级机关部门，应该认识到档案信息化工作对于机关的重要性，能够统一规划，专注于加大投入档案信息化资金的力度，确保机关档案的信息化建设能具备所需的人力、物力、财力等，从而切实担负责任，做好各级部门之间的相互协调与协作。协调处理能解决档案信息化建设遭遇的困难或问题，有效推动建设档案信息化与建设机关办公自动化、电子政务之间的相互协调，从而围绕信息化工作开展档案的信息化管理工作，使机关档案信息化能与机关信息化实现同步发展。但机关信息化要求机关做到与时俱进，从而为机关的档案管理信息化建设提供更好的环境与条件，帮助解决档案管理信息化建设问题。在当下机关加强信息化建设的环节，档案人员应迎难而上，积极参与信息化建设，将档案信息化建设变成机关信息化建设不可或缺的部分，从而将两者相互地结合起来，实现机关的可持续发展与进步。要求档案管理人员迎难而上，就应该提升档案管理相关工作人员的综合素质，做好档案信息化管理方面的培训工作，让他们意识到档案信息化管理对于机关发展的重要性，从而推动机关档案信息化与机关信息化的和谐发展。

二、专注法规、标准，实现科学化、规范化的机关档案信息化管理

开展机关档案信息化建设就需要保持规范化的管理，能够实现统一的规范，满足统一的标准，让电子文件归档，传统载体档案逐渐实现数字化，并通过数字化的传递、保管和利用等工作，实现规范化、标准化、有序化的要求。在档案的信息化建设之中，各个机关都需要执行电子文件管理、档案数字化相应的技术标准和法律法规，这样才能保证数字档案资源的规范性、长期可读性、格式统一性的要求，方便后续的存储与共享，最终推动档案信息资源的开发利用融入规范化、科学化的轨道。对于具有保存价值的电子文件，在机关档案管理中应该实施集中化管理，完善技术标准的统一，监理文件管理指标体系，实现规范化的电子文件管理。在机关档案数字化加工之前，应该得到档案行政管理部门的认可，并且能够在业务的指导与监督下进行操作。此外，机关还应不断完善获取档案信息的能力，改变以往重藏轻用的观念，注重增强机关档案信息服务功能，使档案信息的作用得到最大限度地发挥，从而提高机关档案管理的信息化水平。

三、完善机关室藏档案的数字化加工

机关在传统载体档案信息资源的研究中，应该积极开展数字化的档案管理工作，将档案信息资源的总量增加，发挥机关档案管理部门的综合优势，整合机关档案的信息资源，才能逐渐实现各个部门之间的数字化档案管理的互通。各个层次的机关应该对室藏档案的数字化工作进行统筹的安排，这样才可以严格遵循科学管理机关档案的工作规律，针对各类基础性的机关档案工作进行分类与鉴定，夯实档案管理的数字化基础。如果条件允许，机关应尽可能针对纸质档案建立全文数据库，并加强多媒体数据库建设。按照《纸质档案数字化技术规范》中的一系列标准与要求，再配合照片、录音、录像等提出数字化档案管理的具体规范，就能真正实现档案数字化，建立健全纸质档案的多媒体数据库、全文数据库。在移交机关档案馆的纸质档案或其他载体的档案时，应该充分考虑到数字化的档案管理。

四、结论

总而言之，开展机关档案管理的信息化工作是一项长久的、系统的过程，想要将现阶段的机关档案管理工作完善，不局限于传统的档案管理现状，就应该对机关档案管理面临的问题进行妥善地分析和处理，再配合上级机关领导的高度重视，确保技术、资金等方面到位，就可以做好机关档案的信息化管理建设工作。时代的发展，让我们认清当前档案管理工作的现实，所以，想要推动机关的稳步发展，档案信息化管理工作必不可少。

【参考文献】

［1］梁玉莲.信息化时代机关档案管理困境的突破与抉择［J］.办公室业务，2012（05）：82-83.

［2］左鑫芫.机关档案信息化建设的实践与思考［J］.办公室业务，2014（01）：69.

［3］陈兰，刘静萍.浅谈机关档案信息化建设［J］.科技视界，2013（16）：101+177.