风险理论视角下秘书决策参谋职能风险探析

文/华中师范大学美术学院 黄慧芳



风险理论视角下秘书决策参谋职能风险探析

文/华中师范大学美术学院 黄慧芳

【摘要】秘书在部门或组织中存在隐性的权力，这表现在秘书对领导决策的影响力和在决策执行过程中的掌控力上，随着岗位分工专业化和社会治理问题多样化，领导越来越多地将一些常规性、重复性事务交由秘书代办，同时，在重大决策中，秘书通过信息收集整理分析，也承担着参谋决策的职能，这些职能的发挥伴随着风险。如何在工作中预防和规避这些风险，使得秘书决策参谋职能得到更好地发挥，本文试图通过对风险产生根源、风险程度影响因素等分析找到一个方向。

【关键词】秘书 ；决策参谋；风险

在人们的印象中，秘书作为领导身边的一个特殊岗位，具有一定的神秘特质，特别是秘书可以代表领导处理一些事务，给秘书的权力赋予了一种“如领导亲临”的效果。随着秘书的作用发挥，社会对秘书的关注也越来越多，相关的研究也十分广泛，如对秘书概念的研究，对秘书能力的研究，对秘书制度的研究，从不同学科角度，例如社会学、心理学等角度对秘书的行为、职业化趋向、秘书工作现状等的研究，还有从不同行业的秘书入手，对某一群体秘书的素质要求、职业道德研究等。而且随着秘书研究的深入，秘书学已经形成，进而成为一个专业，主要侧重于教学和秘书实务。本文从社会学的角度，对决策过程中，秘书的参谋智囊角色所带来的风险进行分析，探讨风险的根源、表现，以及如何防范此类风险。

现代社会分工细化、专业化、职业化的特征和趋势使得各专业职位在原有岗位的基础要求（例如业务能力、公关能力、信息收集整理、统筹组织协调能力等等）上，对职位提出了更加高的要求，如职业道德、新的更加细化的职业规范、在一定职位上延展出的岗位职责，以及对能力专业化更高的标准等。秘书的职业化的特征也越加明显，关于秘书的定义可以从两个角度进行概括，一是作为领导或者主管的特殊助手，能够在一定程度上代表领导做出事务处理的决定。二是具有熟练的办公室能力，能够在岗位上发挥主动性，帮助领导协调具体事务。前者定义倾向于秘书的智囊作用，后者倾向于辅助作用。尽管侧重点不同，但是有着共性的方面，即秘书是作为领导的服务人员和辅助人员，能够辅助决策、综合沟通，在具体办公事务中发挥参谋和助手作用的职业群体。

一、秘书在决策过程中参谋职能的影响力

秘书的基础责任是处置日常程序性事务，最为突出的职能是收集和传达，具体地看，就是秘书通过接听电话、收发文件、保管印信、管理档案资料、协调日常事务等帮助领导从常规琐碎工作中脱离。本文将这种职能定义为执业能力，即从事秘书行业的基础能力，在此基础上，秘书还需要做好领导的参谋助手，这属于秘书的职业能力，具体来说，就是秘书通过信息、调研等工作辅助领导合理利用资源、协调关系，研究制定政策和措施，区别与前者，职业能力对于秘书的素质要求更高。

从定义可以看出，秘书在领导决策中占有着重要的角色，即作为信息的提供者，在领导决策过程中提供诸如事件基本信息、相关人员信息、事件发展方向、相关联的事项等；作为决策的建议者，为领导提供可参考的事务处置方式，以及某一种处置方式可能带来的关联效应和后续发展；作为措施的执行者，是具体处置过程的掌控者、跟踪者和反馈者，有效把握事件处置成效。上述角色可以概括为智囊、辅助和执行，从这些角色可以看出秘书具有一种无形的影响力和引导力，尤其是在决策过程中，秘书的意见和态度在很大程度上能够影响领导的判断。

影响产生于依赖，而不同于一般下级对领导的权力或者影响，或者在某一项专门工作中下级对上级的影响，秘书的影响力具有极强的广泛性和伸缩性，这既根源于领导权力的广泛性和全面性，也根源于秘书工作的特殊性，从某种意义上讲，秘书工作的专业性要求不同于一般职业或者岗位，是一种综合性的岗位，对于所在单位要有基本的全局性的概念之外，秘书专业更多的是服务性的、基础性的，因此，在判定秘书对领导影响力大小时，还可以从其他方面进行考察。

领导决策时秘书的影响力程度取决于以下几个因素：一是日常接触中对秘书的评价，这是影响因素中最为主观且主要的因素，领导对于秘书的评价包括但不仅限于工作能力的评价，还包括日常的观感，包括对于秘书个人性格、情绪习惯等的综合评价。二是事务本身的难易程度，是否有悖于现有制度规范和工作纪律、对于领导个人的事业发展是否有影响等。三是秘书所掌握的而领导或者其他人所不擅长的事务，“通过按别人的要求提供服务，一个人确立了对他们的权力。如果他定期向别人提供在别处不能轻易获得服务，那么他们就会因为这些服务而依赖而感激他”，换句话说，在自身所不熟悉的领域，人们往往更加信任专业人士所给出的意见，这也影响了领导对于秘书建议的信任程度，进而影响了领导对秘书的依赖程度。

二、秘书参谋职能所带来的风险

随着职位的专业化要求不断提高，秘书也时刻面临着全新的机遇和挑战，现代秘书的知识结构应该是开放的，“从纵向层次说，现代秘书要具备从事本职业工作的足够的知识深度；从横向层次说，现代秘书又要具备从事某行业实务工作的知识广度。”

现代秘书的素养可以从执业能力和职业能力两方面进行概括，一是执业能力，前文我们提到过，执业能力是秘书行业的基本从业能力，包括收集整理信息、分析研究信息、上下传达沟通、处置措施执行以及日常事务的后勤管理能力等，主要是秘书作为单纯的辅助岗位人员所应具备的能力。二是职业能力，这包括参谋建议的能力、综合处理的能力、反馈跟进的能力等，还包括坚持职业操守的能力，主要是秘书作为智囊角色的所应具备的能力，是秘书在基本素养之上具备的拓展能力。

当然，这两种能力并不是现代才出现的，在实际事务的处理过程中，这两种能力也不是截然分开的，要做好基本职责，同样需要秘书适应智囊的角色，具备两种能力。秘书的素养和秘书对领导影响力同时决定了秘书参谋决策可能产生的风险的程度，根据风险产生的原因，如对事件信息收集不完整，了解程度不深，带来的风险；对于事件信息分析有偏向，或者由于主观臆断、经验主义而带来的风险；对于领导偏好的过度把握带来风险；对于事件处置存在私人原因，主要源于钱、权、人际关系等原因造成的风险；参谋能力不足导致决策措施不完善等带来的风险等，可以将风险分为两类：一是秘书能力不足或者因为客观条件所导致的风险，这些风险在秘书能力提升的基础上，或者通过完善客观条件，健全制度规范、明确权力范围等，在一定程度上能够进行规避。第二种风险是出于主观意愿产生的风险，即秘书或者领导明知采取某种行动可能带来风险，对于风险后果有充分的准备和预期，却因为风险不涉及自身，或者可以转嫁而依然采取行动，这种风险尽管可以通过组织或者部门采取一些防范措施和追责措施进行预防，但是并不能够完全消除或规避。

“依赖性以及对依赖关系的操纵是低级别参与者权力的关键” ，秘书工作的特殊性质直接导致秘书分享并在一定程度上使用着领导的权力。由此，我们可以看出，秘书参谋决策中最大的风险来自于主观。

三、秘书参谋职能风险的预防与规避

社会网络理论清晰地说明了权力与所处网络位置的关系，“权力依据个人的地位优势和在关系网中的功能，可以在网络关系的横向和纵向积累中获得……一个职位越靠近贯穿网络信息流的中心，就越能获得更多的权力。” 相对于组织或者部门中其他人员而言，秘书身处中枢，更容易获得信息，同时秘书所代表和分享的领导权力也更加的复杂和广泛。

风险社会理论对于现代社会人的行为如何产生风险有了更加批判性的论断，人的行为可能带来一些无法预料且范围广泛的影响，现代社会的概念是德国社会学家贝克提出的，这一理论认为风险和安全已经是这个时代的主要议题，社会的发展是一种“个性化”的过程，风险社会是人为风险，风险主要来源于人的决策和行为，最为显著的特征是制度性，“现代制度的建立与运行大大提高了人们认识和应对风险的能力，但因制度系统的复杂性所带来的制度功能部分失效，最终又称为更多、更大的风险不断产生的制度性根源。”被制造出来的风险占据主导地位。

风险社会理论将个人和公共安全设定为社会的追求目标，促使人们积极地认识和寻找风险治理的有效途径和方法，也为寻找有效的社会治理路径提供了指导。从风险社会理论视角看待秘书参谋决策职能风险的防预和规避，主要从制度化、程序化的角度进行。

目前的研究中，对于如何预防和规避秘书参谋决策职能风险的措施，学界比较通常的观点的是职业化，通过职业化，将秘书从领导权力的域场中分离出来，成为与领导和组织单纯雇佣关系的岗位和职业，通过现代管理体制，特别是经济组织中市场化运作的机构中的雇员管理机制，将秘书的选拔、任用、升迁、考评与其他专业岗位同样设置，切断秘书与领导权力的隐形联系，真正使秘书职业成为“追求稳定的报酬增长的职业类型，而不是仕途发展的非官员型群体”。

但是职业化并没有详细说明如何通过制度化手段或者行业化措施对秘书的职业发展进行“归正”。就秘书阶层现状而言，因其对领导决策有着毋庸置疑的影响力，且在后期决策执行中具有全程跟进、动态把握的天然优势，秘书群体成为独立于权力系统中的隐形权力拥有者，要预防和规避客观上的风险可以通过职业化渠道，如增强秘书业务能力、完善秘书管理制度等，但是主观上的风险仍然无法从根本上规避。一个有着坚定的理想信念和良好的职业道德，有着吃苦耐劳的工作精神和积极豁达的人生心态，热爱工作、忠于职守的秘书，通过能力、性格、道德等散发出来的魅力，才是值得的、可靠的秘书，通过制度的力量消灭信任风险，通过程序的力量规避人为风险，最为重要的，还是文化的建设，通过完善的、科学的机制和向善的、向真的组织文化，是确保秘书参谋决策职能作用最大限度发挥的基础。

建设完善的具有责任感的组织文化，软性的力量建设起来很慢，但是具有“润物细无声”的效果，而如何营造这样的文化氛围需要全社会的共同努力。