浅谈如何做好汛期档案管理工作

文/河北省承德市避暑山庄博物馆 张静



浅谈如何做好汛期档案管理工作

文/河北省承德市避暑山庄博物馆 张静

【摘要】汛期降雨频繁雨量大，局部极端天气多，容易形成突发性洪涝灾害，档案管理不善，会发生生霉、变质的风险，严重威胁档案的安全，科学做好汛期档案管理工作尤为重要，每位档案工作者都应在思想上高度重视，做到有备无患，细化工作预案，利用先进技术，科学管理，确保档案安全。

【关键词】科学；汛期；档案安全

汛期降雨频繁雨量大，局部地区常常出现极端天气，易形成突发性洪涝灾害，面对高温高湿气候，对档案的管理工作提出更高的要求，每位档案工作者都应在思想上高度重视，做到有备无患，细化工作预案，避免档案管理不善，发生生霉、变质的风险，威胁档案的安全。因此，强化汛期档案管理工作极为重要。应在“四抓”上下功夫，利用先进技术，科学管理，确保档案安全。

一、抓落实，确保汛期档案安全

把工作落到实处，需要做到深入细致，首先要求档案管理人员要有无私的奉献精神，在工作中坚持真理，实事求是，严谨细致，精益求精，特别是要学习“最美档案人”先进人物的思想情操，从他们的事迹中吸取正能量，从他们的行为中体会党性要求，把奉献精神转化到工作中，落实到行动上，实现自我提高、自我净化。其次要有强烈的责任心，干一行，爱一行，把工作做好，努力实现目标，进一步弘扬爱岗敬业、吃苦耐劳、知难而进、争创一流的优秀品质，把精气神凝聚到档案工作中，凡事做到积极主动，不推不躲，及时解决发现的问题，切实增强责任感和使命感，自觉立足本职转作风，不断提升档案服务。三是雨季对流天气多，一定要在抓防汛工作上认识再认识，把做好防汛工作摆到重中之重位置，克服麻痹思想和松懈心理。细化分工，明确责任，一把手为防汛工作第一责任人，分管领导要对辖区防汛工作全面负责，相关领导按照责任分工和“一岗多责”的要求，确保协调联动，形成合力。每天做到认真排查安全隐患，针对档案库房漏雨、坍塌现象要采取保护措施，确保档案安全，同时还应做好防雷排查工作，保证消防设施正常运行。按照防汛预案要求，组建抢险应急队伍，并加强实践演练提高队伍的组织能力和应急能力。加强防汛物资储备工作，清点并备足铁铲、编织袋、铁丝、沙袋、雨衣等防汛物资，做到专人保管，随用随取，不误抢险。加强值班值守，保障信息畅通，确保防汛信息快速、准确传递，做到“电话有人接，上报有人管，应急有人应”的状态。四是档案库房建筑和设施要适合各类不同性质档案的安全保管，库房建造得是否科学、合理直接影响到档案的保存和管理工作，库房的建造要正确反映档案的特点、规模、保管方式、安全以及提用方便等因素，库房的布局要合理，库房要有较好的整体性、密闭性，库房建筑基础坚固、抗震，地面或地下水系排泄通畅。库房要特别加强防火安全，物防手段极为重要，灭火器的设置，应在库房及其他重点部位配置干粉灭火器，对存放档案的部位配置二氧化碳灭火器。档案库房周界设置多处消防栓，最大限度保障供水压力。库房还要有防火隔断墙，库房内电源装置要达到防火要求，对库房用火用电方面管理要严格，对所有用火用电项目进行使用部门上报、安保部门审核、主管领导审批的三级审查报批制，库房内用火用电项目，需指定安保人员专门负责监督管理。库房屋顶应安装避雷装置，以减少雷电带来的损害，每年的4月至9月是主要汛期，在雨季汛期来临之前，要仔细检查库房防潮、防水措施，消除潜在水患因素，加强排水系统的管理。

二、抓创新、确保汛期档案安全

开拓创新，研究新的情况，解决新问题是促进发展的前提，对于汛期档案库房出现的许多新情况、新问题，需要档案管理人员去研究、去解决，要摆脱陈旧的思想观念和习惯的工作做法，不断创新档案管理的方式方法，运用多种形式，及时发现，准确解决存在的问题，确保档案安全。首先控制好汛期档案库房的温湿度。由于汛期雨水多，水分可以通过库房的墙体缓慢渗透到库内，所以相对湿度就会升高。库房温湿度的一般要求是：温度为15℃～25℃，库内一天的温差不超过2℃～5℃，相对湿度为45%～65%，库内湿度变化不超过3%～5%，这就需要我们根据气象部门发布的天气预报，采取相应的措施，库房可以通过空调、除湿机等设备，控制库内温湿度，也可以隔绝和减少湿气的来源，降低库内已有的湿度，如使用吸湿剂或通风降湿改善库内环境，避免霉变可能。其次必须保持库内空气洁净，防止尘土落在上面，保持自然通风，可使用杀菌、杀虫剂进行熏蒸或利用防霉药纸等方法预防档案的生霉、虫蛀现象出现。第三是入库前严格检查，对害虫、霉菌感染的档案进行隔离并及时采取消毒灭菌措施，对于已生霉、生虫档案要定期进行晾晒，投放杀虫杀菌剂。第四是防止人为因素影响，常见的人为因素的损坏，一般都是对其保护缺乏常识或因工作不慎违反工作规则造成的，防止这类因素的损坏应加强岗位责任制，要求每个档案管理人员明确自己的工作范围，明确自己所担负的责任，这种岗位责任制，要密切结合不同人员的具体工作情况，一般要有数量、质量、时间的规定，要有明确的上下分工、左右分工及责任关系，在规章制度的贯彻执行上要领导带头，以身作则，严格要求，认真检查监督，奖惩分明。

三、抓培训，确保汛期档案抢修安全

转变思路，改变模式，推出“菜单式培训”方法，深入基层调查询问，根据汛期的各阶段，天气变化情况，确定培训内容和方式，基层哪里出现问题，就点哪道菜，领导就及时“配料”邀请档案专家主厨，需要什么，讲什么，培训什么，解决汛期发生的突出问题，做到档案抢修安全，收到良好效果。首先制定雨季受灾档案抢修实施方案，对突发事件做好应急处置。实施方案以能够有组织、有目的、有准备的快速反应，最大限度地减少档案损害为目标，使预防系统与库房应急机制有机地结合起来，建立完善安全防范体系。其次遵循抢救修复的原则，要尊重历史的真实，不得任意改变所要修复档案的形状、色彩、花纹、图案铭刻等，修复前进行充分的研究和准备，确有科学根据，再动手进行修复，修复前还要做好照相记录，修复过程中要做好配方、用料工艺过程记录，档案修复须经领导批准，由专业研究人员和修复技术人员共同制定修复方案，批准后才可进行修复，并事后整理写出修复总结，采用新的修复技术方法，应先经过试验，取得成效后才能应用。三是运用科学的方法，解决突发情况，如对水浸受损档案的黄金抢救时间是72小时内，此档案最怕强光，最怕受热不均，最怕空气不流通，因此必须防止紫外线，可使用紫外线吸收剂，必须保证抢救场所的空气畅通，必须在干燥时控制好温度，达到抢救的最佳效果。四是规范管理，确保安全。安全是档案抢修工作的第一生命线，保护档案安全“责任重于泰山”，档案抢修工作是一项复杂、浩繁的系统工作，参与人员多，涉及每个人，因此要及时做好《汛期档案抢修工作流程和安全操作规范》培训，始终将档案安全放在首位。

四、抓制度完善，确保汛期档案安全

好的制度可以促进档案规范化管理，制度不完善同样也可以阻碍档案工作发展，在汛期抓好制度完善更为重要，建立起统一的标准和要求，并且对其执行的程序进行统一，要专门制定《汛期档案出入库安全制度》《汛期档案管理细则》，精心安排档案管理工作流程，把工作做细，档案管理人员要严格按照工作程序进行操作，严格操作规程，特别在汛期档案抢修中搬运和清洁档案时，做到一丝不苟，认真负责，确保每个环节不出错，非抢修人员未经批准，一律不得进入档案库房及工作区域，切实杜绝档案损坏、混淆和遗失等意外事故发生。使档案管理工作做到有据可依，有章可循，只有这样，汛期档案管理工作的水平才能够得到提高。

总之，汛期每位档案工作者都应高度重视，科学抓好此时的档案管理工作，不怕麻烦，敢于创新，主动积极结合汛期实际情况，多想办法，及时应对，做好档案安全工作，为开发和利用档案奠定基础，推进档案管理事业稳步发展。

【参考文献】

[1 ]国家文物局.博物馆藏品保管工作手册[M].群众出版社,1992.

[2]孙继新.避暑山庄博物馆纪念建馆六十周年文集[M].辽宁民族出版社,2009.

[3]杨振江.浅谈企事业单位档案工作的创新[J].中国档案,2006(6).