医院办公室档案管理工作的优化建设思路探索

文/湖南省衡阳市第三人民医院 严庄婷 周翠兰



医院办公室档案管理工作的优化建设思路探索

文/湖南省衡阳市第三人民医院 严庄婷 周翠兰

【摘要】随着社会经济体制改革发展以及新医改政策的实施，医院的服务工作也在不断创新。医院的办公室档案管理作为记录资料以及医院历史信息的工作，在新信息资料管理工作实施以来也得到了最先进的思想优化建设。本文根据我国新时期医院在档案管理工作中的发展现状加以分析，提出医院档案管理工作在现代化发展的实际意义，从而对它的优化建设进行探讨。

【关键词】医院；办公室；档案管理

医院的档案管理工作主要是对医院的文书、大量的病例、科技信息与人事信息等医院在发展中的原始记录进行收集和管理。处理好医院档案的管理工作质量直接影响着医院的发展变化，所以为了加快医院在现代化发展中的脚步，就应顺应时代的发展变化，优化相应的管理工作，只有这样才能实现社会经济的良好发展。

一、医院档案管理工作在目前的发展状况

目前，我国医院在办公室的档案管理工作中还存在一些问题，主要在以下几个方面的建设。从领导的运行机制上来看，我国医院在档案管理中主要是院办公室的统一管理，特别在较大的医院管理中实现了综合档案管理室，主要将人力档案、文件档案、科技档案以及会计档案进行综合性管理和信息提供。从医院在利用档案实现的效益上来看，市级以上的医院实现的综合管理具备一定的人力、物力和财力，实行的制度也比较健全，信息资料也比较丰富，在医院的发展和利用中实现的经济效益和社会效益都比较大。从医院在管理中的问题可以看出，医院还没有将办公室的档案管理工作放在重要的位置，没有加强档案管理人员在实际工作中的素质建设和专业性，也没有提高日常档案管理工作的质量，相对的档案管理手段都比较落后，医院的发展建设在不断变化，很多档案的管理工作以及服务意识跟不上时代的发展脚步，从而导致医院档案信息的利用率不高，影响整个医院的经济发展建设。

二、优化医院档案管理工作的具体意义

优化医院在档案中的管理工作在现代信息发展中具有重要意义。首先节省了医院的人力、物力，提高了资源的利用，医院对档案管理工作的主要模式还只是单一的计算机应用，很多功能都比较简单，特别在档案的记录和保存方式上浪费了大量的医院资源，所以利用现代的电子技术进行广泛应用，不仅提高了档案管理中的工作效率，实现的计算机网络技术应用也增加了档案异地利用的可能性。而且还能实现档案信息的共享建设，实行现代科技的制作和应用不仅改变了传统档案管理的单一模式，它的运行还可以实行档案信息的共享作用，在同一时间内，各个部门以及不同的医院都可以对信息进行利用，从而在时效上提供了更大的优越性。但在共享资源建设方面还要注意对权益问题的处理，例如使用者对信息的使用权利、信息内容中涉及的隐私权以及对档案的公开权等，这些在医院档案管理中都要加强安全建设以及法律意识的建设，这样才能实现档案管理工作的现代化进程。在传统利用的计算机管理中进行优化，实现了电子技术的广泛应用，它的应用实现了更好的档案管理功能。因为电子技术在档案管理工作中的应用中具有储存空间大、形式多、内容全、方便快捷的优点，所以在利用中能更好地保证档案信息的合理利用和安全保存，特别是各种搜索功能的建设不仅提高了管理人员在工作中的效率，还给办公室的档案信息管理工作提供了较大的方便。所以说，当今信息的快速利用和经济体制的不断更新，优化医院办公室的档案管理工作已经成为不可忽视的问题。

三、对医院档案管理工作优化建设的思路探讨

对医院档案的管理意识进行优化。要优化医院在档案管理中的任务工作首先就要从医院的道德水平和业务能力上进行改变。提升医院管理人员的业务素质和思想变化，对档案信息的保存工作、查找工作以及利用的工作进行教育和学习，使档案在医院建设中发挥它的主要作用。还要注意保存医院档案的安全性，由于天气的变化，要注意档案的受潮现象，对档案的电子设备以及网络的安全运行也要做好备份，以防止电脑病毒的入侵。特别是医院的管理人员在进行档案的调取以及查找方式上要有规律地加以摆放，从而保证档案在管理中具有安全的保障措施。

（一）对开发医院的档案信息资源进行优化。1.加强管理工作。加强医院档案信息资源在开发上的利用就要进行良好的管理工作，具体要从两方面进行优化。一方面，加强工作人员在工作中的业务能力，档案的管理人员对信息的保存和处理要掌握实时的质量保证，这样才能提高医院档案的利用价值。管理人员在对资料进行保存期间就要对收集到的信息进行科学、合理地保存，使医院的档案信息能实现完整性和可行性。在医院中，不仅仅是档案的相关的部门要加强管理工作的建设，医院的各个科室也要积极配合，这样才能使档案的管理工作能够形成良性循环。而且为了提高档案管理人员的积极性和责任意识，在各个部门中还要建立考评制度，对平时工作认真、表现优秀的管理人员给予奖励。另一方面，加强工作人员的基本素质，在档案管理工作中定期对工作人员进行培训，投入一定的资金保证档案信息资源在利用中的合理利用。

2.突破医院的重点工作。医院在管理档案中的传统工作已经不能完全顺应医院在现代中的发展需要，所以要提高档案管理工作就要联系实际情况进行突破。实现医院的信息化建设，对医院中档案的分类工作、流程建设以及网络建设实现信息化工作，从而实现经济效益和社会效益的合理利用。还要实现医院办公自动化的档案管理工作，可以将医院各个部分、各个环节中产生的信息放入一个完整的系统内进行保存，从而实现医院档案管理工作的系统化建设。保证医院档案在管理工作中的系统化、完整化建设，从而实现医院档案办公管理的信息化建设。

3.进行循序渐进的管理。只有做好医院各个方面的细节工作才能保证医院的全面管理，医院在档案中的管理工作也要用以点到面的形式进行建设。由于医院档案的管理工作能否保证信息的有效保护和合理利用，直接影响着医院在经济上的发展变化和社会中的发展地位。所以将档案的管理工作从源头上加以优化，进行点到面的合理利用，这样才能保证医院管理工作的系统化建设。首先医院的各个科室要加强对档案信息的管理工作，而且在档案管理工作中的思想和方式进行创新优化，还要将档案的信息管理工作进行系统化改造，从而实现医院在档案管理工作中的可持续发展。

4.加强技术信息的建设。要加强医院档案管理工作中的技术建设，首先要重视物质上的保证措施，加强医院中的环境、信息的储存空间以及医院的资料设备，利用专业性比较强的、具有技术经验的工作人员加强对档案的管理工作。加大技术与物质上的资金投入，保障技术服务与物质建设两者结合，从而实现档案管理工作的长效机制。

根据以上对医院档案管理工作的探讨和优化建设的分析可以看出，新时期的档案管理工作已经改变了传统的死板工作。将时代的发展信息化建设作为主要的发展途径进行建设，利用现代发展的电子科技保证医院档案在处理上的安全，从而实现医院的经济效益和人民的人身安全。

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