对机关档案管理信息化建设分析

文/黑龙江省同江市房地产管理局 李宏霞

对机关档案管理信息化建设分析

文/黑龙江省同江市房地产管理局 李宏霞

伴随着信息技术的不断发展，以及各种档案资源的不断增多，原本的纸质档案管理机制显得愈发烦琐与不便。这时候对机关档案管理信息化的建设工作就显得越来越重要了。本文在了解机关档案管理信息化的现状后，主要对档案管理信息化建设过程中出现的一些问题进行分析与探讨。

机关档案；管理；信息化建设；分析

一、机关档案管理信息化建设的意义

机关档案管理信息化建设，是指在政府的领导与组织之下，通过现代化的电子信息技术对各种各样的档案信息进行有序的、全面的整理与分类，然后对所有的数据档案信息进行整理与共享。建立起为社会提供全方位服务的信息化档案管理系统，使原本复杂、烦琐的档案建立与查找机制变得更加方便与快捷，能大大地提升机关单位的管理水平与工作效率。而且还能大大节约机关单位资源。对于机关单位的信息化、高效化、规范化有着极其重要的意义。

二、机关档案管理信息化现状

（一）部门领导不够重视。机关档案管理信息化建设的有序推进，不但需要物质方面的保障以及技术方面的支持，而且还需要机关单位的领导人以及相关人员对档案管理信息化建设有足够的重视与关注。

但是由于一些单位领导的不重视，加上资金投入的短缺，使得大多数地方机关的档案管理人员没有充足的资金去支持档案管理信息化建设所需的技术、硬件设备、相关软件以及人员培训的开支，从而使一些单位的档案管理信息化建设陷入停滞状态。

（二）缺乏专业的管理人才。目前大部分的机关单位都还在沿用旧的纸质档案管理方式。而大部分档案管理人员都没有进行过专业的培训与指导，在管理工作方面缺乏对科学管理档案的认知与意识，所以都显得不够专业。而且很大一部分的人员年龄偏大，导致他们很难适应机关档案管理现代化、信息化建设的要求。而且由于部门领导的不重视，使得大部分档案管理人员的专业素质都偏低。而且由于大部分档案管理人员的年龄都偏大，对档案管理信息化建设中所需要掌握的信息技术知识接受能力较差。这样将会大大的限制机关档案管理信息化建设的脚步。

（三）数字档案资源短缺。目前我国大部分单位机关的档案资源都是纸质档案，数字化的档案资源匮乏。而且没有统一的、规范的档案资源数据来源。这使得各地区的机关档案管理部门不能做到档案信息的及时分享与统一整理，使机关档案管理信息化建设工作陷入困难的境地。

（四）缺乏统一的规范与标准。目前我国的机关档案管理系统缺少一个统一的规范与标准。在信息化管理规范标准、业务规范标准以及技术规范标准等方面都缺乏统一的规范与标准。这使得各地区机关单位的档案管理在实际的信息化档案管理过程中存在着诸多错误。而且由于没有统一的制度与法规，使得我国各地的机关单位都存在着档案管理工作各自执政，各自管理、各自分离等现象，没有能够很好地做到各单位全面协调发展。甚至于一些地方的机关档案管理单位，根本就没有制定一些对未来机关档案管理信息化建设工作的发展计划和建设目标，这使得各地区机关档案管理信息化建设的程度各不相同。

三、对机关档案管理信息化建设的分析与意见

（一）提高重视程度。机关领导以及相关管理人员要提高对机关档案管理信息化建设的重视程度，以及转变过时的档案管理理念，提高对档案管理工作的认识，认真完善档案管理信息化建设工作中的有关制度与体系，多多关心和支持档案管理者。为档案管理人员创造良好的档案工作环境。同时还要制定一套科学的档案管理示范标准，引导机关档案管理者进行科学的、有序的信息化管理。并且要经常组织相关档案管理工作人员参加一些专业的业务培训活动以及一些重要的档案会议。最后是要提高自身对档案管理信息化建设工作的理解，并制定科学的档案管理信息化建设工作的发展规划与建设蓝图。在建设与改正之中，完善机关档案管理制度。

（二）建设专业的管理队伍。因为建设信息化档案管理的需要，如今从事档案管理的人员就必须要具备一定的计算机信息技术方面知识以及一些档案管理方面的基础知识。所以目前的各机关单位就需要吸纳一些专业型的人才来充实到管理队伍中去。例如一些电子计算机专业的大学生人才等，对于此类人才只需要经过短期的专业培训就能基本达到信息化档案管理工作的标准。此外还要加大对这批人才的专业培训，让其多参加机关档案管理部门的会议、并加强相关档案的法律学习，以及定期抽调一些出色的档案管理人员，对他们进行更加专业的档案管理知识与计算机知识的强化培训。使他们迅速成为档案管理队伍中的骨干力量。

同时要对管理人员进行严格的管理与考核，建立起完善的考核评价机制，真实、客观、严格地开展对机关档案管理工作的个人考核与管理，并定期进行鼓励嘉奖，提高机关档案管理工作人员的工作积极性。建设起一支积极的、和谐的、专业的、高素质信息化档案管理队伍。

（三）建立统一的数据库。建立统一的数据库是为了能够集中统一的管理整个机关以及各单位的档案资源数据。改变旧的管理模式，利用现在的信息技术掌控全市机关单位形成的所有档案资源数据，并通过对所有数据的管理与储存建立起一个完整的、规范的、可共享的数据平台，为相关机关与社会提供准确快捷的查询服务。同时，还要对旧的纸质档案进行集中处理，通过各地区的地方机关，将旧的纸质档案进行分类、整理，然后移送到同级国家综合档案馆进行集中保存。甚至一些档案管理信息化建设度较高的单位，还可以完全取消纸质档案保存室，这将大大减少档案管理部门的经费开支。

（四）完善档案管理规范体系。在旧的纸质档案管理模式下，档案部门自身无法建立起统一的、协调的、整体的档案管理体系。使各类档案信息系统之间，缺乏沟通与交流，更使档案部门与上级政府部门之间没有及时的共享资源。因此，近几年来的档案管理体制一直都处在各自为政的状态。这将会大大影响到信息时代下政府部门的工作效率。因此，建立起一个统一的、科学的、信息化背景下的标准体系至关重要。

而实施机关档案信息化建设就需要保持规范化的管理，所以统一规范、统一标准就成了完善相关档案管理信息化体系中的重要一环，同时也是建设信息化档案管理制度的重要一步。需要政府部门进行统一的、科学的、详细的商讨与规范。再结合实际情况，制定详细的、科学的相关档案信息化管理规范标准、业务规范标准以及技术方面的规范标准。要认真严谨的执行档案管理部门的相关技术标准。例如：档案的数字化标准、档案的归档管理标准等管理标准。实施对象包括电子档案的收录、定义、存储、整理、归类、鉴定等方面。而业务规范标准则包括数字档案的术语标准、格式标准、描述标准、元数据标准、对象数据格式标准等。最后的技术规范标准则是软硬件基础设施使用标准、软件系统平台使用标准、数字水印标准、存储压缩格式标准、加密算法标准等。同时有关部门要对档案信息化管理的业务进行严格的指导与监督，杜绝档案管理人员在档案管理过程中出现的不规范操作。

四、结语

总而言之，机关档案管理信息化建设是一项长久的，需要各地方单位领导以及档案管理人员不断去努力完善的工作。需要上级机关领导提供足够的资金、设备与技术支持，同时也需要档案管理人员不断地培训与壮大管理队伍。在不断地改善与进步之中，建设起完善的信息化档案管理系统，为所有的机关单位以及社会企业提供方便快捷的查询服务。

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