浅议办公室秘书应当具备的“六心”

文/天津交通运输部北海航海保障中心 张新明

浅议办公室秘书应当具备的“六心”

文/天津交通运输部北海航海保障中心 张新明

办公室是机关单位的重要部门，承担很多文稿起草、组织协调等职责。本文结合交通运输部北海航海保障中心工作实际，重点论述了秘书这一关键岗位，如何在工作中从“六心”起步，成为一名领导信任、职工认可的优秀秘书。

航海保障；秘书；六心

交通运输部北海航海保障中心（以下简称“中心”）主要承担北方海区海上航标建设养护、沿海港口航道测绘、水上安全通信以及应急处置等职责，辖区范围纵跨辽宁、河北、天津、山东、黑龙江等“四省一市”。

作为中心机关的“枢纽”部门，办公室主要负责机关日常政务运行、外事交流等工作，承担上情下达、下情上报的任务。而办公室秘书担负着文稿撰写、会议管理、组织协调等工作，在促进部门乃至机关日常运转过程中发挥着关键作用，具有辅助性、潜隐性、幕后性、服务性、保密性和约束性等特点。笔者认为，要做好中心办公室秘书这一角色，应当具备“六心”。

一、恒心

办公室秘书工作常常与文字工作打交道，比较清苦，没有持久的恒心和毅力是难以胜任的，需要“耐得住寂寞，守得住清贫”。航海保障工作较为低调，大多数民众对此并不熟悉，算是比较“冷门”的行业。要在“冷门”行业的非业务核心部门做出一番成就，更需要长久不懈的坚持。大多数人初为秘书，因为对工作不熟悉，在下笔写作、谋篇布局方面有所欠缺，写出来的材料往往被领导改得面目全非。如果此时放弃，就是功亏一篑了，之前的努力也就失去了意义。这时唯有能做的就是不断坚持，对于挫折、失败甚至讥笑具备忍耐力，有一股“熬劲”，多想多写多练，做到每天都有进步。

二、精心

精心，就是争取做到“精益求精”，具备“专与广”的知识储备。秘书工作没有盲区，只要航海保障工作能够涉猎的区域，都不能说“不”。航海保障主要包括三部分业务：航标、测绘和通信。笔者就职办公室后，因为需要面对整个海区的所有基层单位，加紧学习了有关业务制度，提升了对航海保障业务的整体认识。另外，作为秘书，需要经常陪同领导参加会议或赴基层开展调研，不能说出来的话是“外行话”，否则就贻笑大方了。因此，秘书必须是多面手，可能达不到业务人员的精通水平，但对于单位的方方面面、业务的长长短短都要做到了解。要做到这一点，只有不断学习，对单位工作进行全面的掌握。

三、细心

办公室作为机关的组织、联络部门，工作繁杂且琐碎，要求秘书应当具备“事无巨细”的概念。比如，对于总结赴基层调研的有关事项要做到认真核实，能够原原本本地反映基层单位干部职工的诉求和愿望，为领导决策提供真实可靠的“一手”材料；为领导撰写的各类讲话、报告等，要反复默读，逐字逐句地核实文章用语和标点，绝不能出现错别字等低级错误。无论是写文字还是抓具体事务，秘书都应具有“如履薄冰、如临深渊”的紧迫感，始终谨记“成败在于细节”这一要点。

四、静心

秘书做到静心，对于工作是大有裨益的。一是要学会思考。抓住领导在各种场合、不同时期的讲话、谈话，特别是较能体现领导思想和要求的脱稿讲话、亲自审改的文件，用心揣摩，及时跟进。二是要学会反思。要站在领导的角度上，思考每一个经手问题的出发点和注意事项。凡领导了解的大事都有要及时了解，特别是夜深人静时，能够静下心来认真思考这一天中所遇各项工作的来龙去脉，不恰当的地方要重新审视。三是要学会感悟。领导的教育背景、职业经历、性格特点不同，讲话风格和语言表达习惯也不同。对于自己服务的领导，要多留意其风格，使写出的文章、签署的拟办意见彰显领导的风格和水平。

五、信心

信心是成功的基础。假如自己认为不是秘书的料，那就永远成不了“大手笔”。对自己有信心，不仅仅是相信自己的能力和潜质，也是相信领导的眼光。秘书经常会与其他部门打交道，如果总是小心翼翼害怕出错而迈不开手脚，就会让别人感觉秘书人员做事不够麻利，会产生不信任的态度。同时，秘书应当主动扮演好“放大镜”的角色，跳出当局，以一名了解事态全局的旁观者的身份及时发现领导决策过程中忽略的因素，主动谏言。当然，领导也是人，也会出现决策、言论上不够妥当的地方。这个时候，要敢于与领导“抗衡”，做好领导“思想上的对立者”，而这归结于底，就是具有坚定的信心。

六、虚心

我们了解、熟悉一个行业的发展，都要经历学习的过程。就航海保障工作而言，一方面，行业发展历史悠久，积淀了深厚的文化底蕴。作为后来人，特别是秘书，应当主动学习行业发展历史，感悟行业精髓。另一方面，随着现代科技的发展，航海保障注入了更多的科技发展元素，主动学习、主动了解是适应新时期新形势的需要。单就秘书这一工作而言，要虚心学习、见贤思齐，多思考，多动脑。一是虚心向基层单位职工学习。应主动加强调查研究，密切跟踪基层职工的所思所想，加深对行业发展的认识和思考。二是虚心向领导学习。学习领导思考问题的切入点、决策问题的全面性，从领导角度审视自身工作的不足。三是虚心向周围同事学习。学习他人的经验，学习他人的智慧，甚至学习他人的教训。

在我国各行各业的发展进程中，涌现出来一大批优秀的精干秘书。尽管秘书人员级别不同，行业各异，但都应具备较好的秘书意识和气质。只有通过自身的努力，才能不断扩充理论和应用知识、提高各种实践能力，充分发挥秘书这一关键岗位的关键作用。

［1］论秘书在工作中的胆大心细［DB/OL］.道客巴巴，2014.