办公室文化建设要处理好五个关系

文/四川航天技术研究院 崔磊



办公室文化建设要处理好五个关系

文/四川航天技术研究院 崔磊

【摘要】办公室文化建设是以办公室业务工作为载体开展的组织文化建设，是理念系统、行为规范系统、形象识别系统在办公室业务工作中的系统延伸、细化和塑造，是一个单位组织文化体系的有机组成部分。本文列举了办公室文化建设中需要关注的五个关系，阐述了办公室文化建设常见误区和应对思路。

【关键词】办公室；专项文化；关系；协调

结合办公室工作实践，笔者认为办公室文化建设主要应处理好五个方面的关系。

一、内容和形式的关系

办公室文化的内容是指构成办公室文化的内在要素，即办公室的文化理念。办公室文化的形式是指办公室文化内在要素的外在表现，包括形象、行为规范和管理制度等。

有些单位在建设办公室文化时，犯了形式化的错误。例如把文化建设等同于员工形象塑造、礼仪培训，等同于文体活动、思想政治活动，等同于6S管理、规章制度建设；有些单位走向了反面，虽然也开展办公室文化建设工作，可是不关注载体、不注重表现形式、不在乎传播效果。

没有统一的理念，各种形式展现就会显得盲目混乱；没有恰当的形式，文化理念就不易为员工了解接受。所以，既不能只重视形式、忽视内容，也不能只重视内容、忽视形式，要注意内容和形式的完整统一。

二、个性和共性的关系

这里个性和共性的关系，是指办公室文化和单位整体文化的关系。

有些同志过于强调办公室文化的个性，认为办公室地位重要、工作特殊，在文化建设上自立门户、另起炉灶，影响了单位整体形象和组织文化合力的发挥。也有些同志过于强调单位整体文化的共性，不承认办公室文化的差异性，不能唤起办公室员工对其工作价值的认同感，建设效果不如人意。

在办公室文化建设实践中，处理好个性和共性的关系，关键是定位清楚。办公室文化作为一种亚文化，可以体现个性，可以特别强调忠诚、特别突出服务、特别讲究规范、特别关注细节。但无论如何，办公室文化一定要高度服从于单位整体文化，一定是单位组织文化建设顶层谋划的产物。

三、领导和员工的关系

有些同志认为，办公室文化由办公室主任决定，员工只是被动的接受者。我们不能否认办公室主任的文化素质、性格特征、工作经历、年龄阶段对办公室文化的影响。办公室主任对文化建设的认知度往往会决定办公室文化建设的方式，他在理念提炼、环境营造和组织推进方面更是具有不可替代的作用。但是，办公室文化不是办公室主任文化，而是办公室全体员工共有的信念和期望的模式。员工群体中涌现的“英雄”和“模范”的观念和故事往往具有比部门领导更大的感召力。只有把办公室主任的主导作用与普通员工的主体作用相结合，才能真正创造出有生命的办公室文化，才能真正使办公室文化成为办公室全体员工共有的精神家园。

四、主动和被动的关系

办公室文化建设的方法存在两种错误倾向：一是认为办公室文化是在工作中自然形成的，人们没办法，也不该进行人为策划、设计、建设；另一种是认为办公室文化完全是人为策划、设计出来的。事实上，办公室文化建设是一个从实践到理论，进而理论指导实践的往复过程。所以，既需要立足实际，又需要提炼塑造。如果做不到立足单位实际、部门实际，推行的文化理念多半是“空中楼阁”，超出办公室员工心理和行为所能承载的范围，达不到文化建设的目的；如果不进行提炼塑造，文化形式可能会五彩纷呈，但内在的理念肤浅、零散，甚至相互矛盾，文化建设多半事倍功半 。

五、继承与创新的关系

有些办公室不讲文化传承，文化一年一变，甚至一年多变。这背后有两种典型的情况：一是办公室主任在不同场合对办公室文化理念做不同的阐述。二是办公室主任更替时，办公室文化迅速随之变化。不管是以上哪一种，都容易让员工无所适从。

也有些办公室文化僵化，办公室的管理观念、行为模式、规章制度和管理流程多年固化，没有随着形势吐故纳新，不能与周边环境和组织需要相适应。比如，中央出台“八项规定”后，上级对国内公务接待已有明确的标准和要求，还沿袭单位原有的接待流程和接待标准，后果可想而知。

一般来说，办公室文化理念应该保持相对稳定。但是，一个组织的文化是否先进和优秀的关键在于能否做到与时俱进。也就是说，办公室的规章制度、办公室员工的行为规范等等要随着环境的变化而做适应性调整。必要的时候，还需要对办公室的文化基因进行改造。如果一味因循守旧、故步自封，必然不适应组织生存发展的需要。

办公室处于组织中枢，具有窗口、桥梁和纽带的功能。良好的办公室文化能够实现塑造观念、约束行为、凝聚人心、激励员工、辐射周边的作用，能够推动办公室各项工作快速高效规范运转。办公室文化建设要妥善处理好以上五种关系，找到最佳平衡点，将文化落在制度上，落在执行上，落在细节上，成为办公室员工的文化自觉，体现出实实在在的文化效能。

【参考文献】

[1]陈伟国.拨开云雾，始见月明——母子公司文化建设关系处理[J].中外企业文化,2007(7).

[2]王跃进.办公室文化建设中人与制度之辩——源自实际工作的思考[J].办公室业务,2012(8).

[3]中国航天科技集团公司.关于印发《中国航天科技集团公司企业文化体系建设指导意见》的通知(天科政〔201 4〕648 号)[Z].2014-6-23.