基于网络环境下的档案管理创新

文/浙江省嘉善县环境保护局 万素馨

基于网络环境下的档案管理创新

文/浙江省嘉善县环境保护局 万素馨

创新档案服务机制，不断发展档案信息资源，加强档案管理是环保局档案信息管理人员的基本工作，目的是促进社会的不断进步和经济的快速发展。本文介绍了网络环境下档案管理的创新。

网络环境；创新；档案管理

不断开发和使用档案信息资源是档案管理者的基本职责，通过对档案的服务体制的创新，做好社会发展的基础工作。利用电脑和网络更好地为客户提供服务，做好创新档案管理工作。

一、创新服务手段

积极地创建档案服务系统，利用互联网开展档案管理服务工作。近年来，环保局创建了档案。环保局档案内部管理系统，环保局档案管理工作者建立自己的网页，充分利用单位的信息管理系统，搜集多种多样的记录及资料信息，将单位的档案信息管理系统与网站超级链接，这样可以更好地为用户在网上查找档案信息资料提供基础，更好地服务客户。

通过网络展开服务工作，逐渐成为单位工作的重要方法。档案管理者可以以网站为基本，逐步建设档案信息资源的数据库，特别是建设文件全文数据库，通过网站实现电子文件的整理及使用，目的是让档案信息资源数字化，档案管理工作自动化，档案信息服务利用网络化，档案信息管理法制化。

自动收集上传电子文件。与传统的收集纸质档案文件相比，电子文件只要下载、上传就可以完成了，更加方便、快捷。所以，档案管理部门应该改变传统的用手工收集资料的工作习惯，建立网上工作窗口，通过互联网自动上传电子文件，在档案管理服务器上尽快归档。积极开展网上服务。随着社会的发展，信息化的档案管理模式逐渐取代传统的档案利用方式，到档案管理部门使用档案、参考档案复印件、参观档案展览这些传统的利用档案的方法必然要发生转变。科学化的档案服务机制一步步代替传统被动的服务机制。环保局档案管理工作人员利用网络制作各种各样的专题、提供数据库及电子信箱等方式为用户服务，让用户更加方便快捷地找到自己所需的信息资源，用户与环保局档案管理者可以使用电子邮件进行交流信息，这样可以更好地为用户提供档案资料保存的服务。

二、拓展服务领域

多主体、信息服务化。环保局档案管理的主要工作是为单位内的对象服务变成社会化全方位的服务。这是由于档案管理部门不仅要为企事业单位、政党机关等利用档案资料为个人或者组织提供服务，而且要有针对性的为其他特殊利用者提供服务。社会的不断发展，信息化应用逐渐广泛，人们越来越广泛地运用信息资源。信息技术改革步伐加快，人们从事的各种工作越开越复杂，更加离不了信息服务。对文件、档案、图书、情报检索资料的综合需要必将取代对档案信息的单一的需求。大力兴办服务行业，发展档案产业。从信息资源的开发角度来说，我们正处于信息化的时代，档案管理人员不能仅仅只是档案保管员，更应该是档案信息的拥有者和提供者；环保局档案管理不能仅是单一的收藏部门，更应该是档案信息的聚集中心、交流中心。 环保局档案管理者必须加强服务精神，建立产业意识，加大对档案资料收集工作的力度。例如，在汇总编辑专题信息时，主动引入科学技术，搜集信息，有助于维护企业的权益；搜集房地产相关信息，给城市的建设提供服务；搜集经济信息促进企业结构的变化；搜集市场信息，为企业提供营销机会。加深各部门的横向联系，共享互联网信息资源。由于社会信息化的加深，人们的知识总量和信息总量不断增加，面对各种各样的信息，将这些知识和信息全部加以收集、整合、深化、储存和利用不是任何一个文献部门能独立完成的。所以，必须建立一个健全的信息系统，改变档案、情报、图书等各个部门独自管理的模式，从而充分发挥整体优势。设立社会信息系统的先决条件和中心内容就是整合目录，资源共享。

整合目录就是将档案、情报、图书等相关部们的各类信息资源，加以分类整理，共同组成环保局的档案信息资料目录，让人们可以更加方便、快捷地了解到各种知识、信息和相关情报。整合目录的优点就是可以实现联网信息资源共享，充分发挥各部门的资源优势， 从而使各部门的信息资源相互融合，档案信息资源的管理工作效率提升，避免信息资料的重复筛选工作。通过整合目录可以有效地利用储存空间，节约资金，减少管理人员重复的劳动，并且有利于环保局档案的充分利用，让档案管理工作更加细致化、专业化，更有针对性，以为社会更好地服务为目的开展工作。

三、创新服务技术

随着社会的不断发展，信息化逐渐加深，研究数据库技术也在不断深入，档案信息网中数据库管理系统的应用越来越广泛，查询数据、综合分析数据，根据数据库和数据收集技术建立信息网数据管理系统，高质量的信息查询技术和综合分析能力是提升档案查询能力的基础，数据库技术应用的深入给档案信息查询和分析技术的提升提供了平台，利用数据库可以把原来孤立、分散的数据资料加以整理，找出他们之间的联系，以期达到数据的筛选、分类的目的，可以让信息资源更加具有条理性。对于环保局档案管理来说，数据仓库技术的应用是非常重要的。

四、结语

随着社会信息化的进程加快，人们的知识总量和信息总量不断增加，面对各种各样的信息，将这些知识和信息全部加以收集、整合、深化、储存和利用不是任何一个文献部门能独立完成的。所以，必须建立一个健全的信息系统，改变档案、情报、图书等各个部门独自管理的模式，从而充分发挥整体优势。

[1]梁丽婷.网络环境下档案信息服务创新研究[D].安徽大学，2013.