浅议血站财务档案的规范化管理

文/安阳市中心血站 朱红娟

浅议血站财务档案的规范化管理

文/安阳市中心血站 朱红娟

血站的财务档案既是血站档案的重要组成部分，又是记录和反映血站采供血业务活动、财务状况的重要史料和证据。财务档案管理水平的高低体现了血站的整体管理水平，并直接决定了财务工作和档案管理工作的优劣。因此，发现当前血站财务档案规范化管理过程中存在的问题，并对其进行改进和解决就显得至关重要。

血站财务档案；规范化；管理

近年来，随着采供血量的不断增加，服务水平有效提升，血站得到了前所未有的发展。当前，加强血站的内涵建设，提高综合管理水平成了血站健康、持续发展的主要内容，其中，加强血站财务档案管理是一个重要的方面。因此，了解血站财务档案管理的特点，发现当前管理中存在的问题，完善与改进血站财务档案管理显得至关重要。

一、当前血站财务档案管理的特点

(一)血站财务档案来源的分散性。血站的财务档案主要包括以下几个方面：一是血站为维护采供血工作正常开展所需要的各类开支，如用于购买试剂、耗材、纪念品以及血液运输、冷链保存、人工费用和各项科研活动等开支。二是血站日常管理开支，如用于办公费用、安全生产投资、随着献血队伍的不断扩大和改善业务科研条件，扩建或改建已有的业务区、办公区和优化献血环境等，同时还包括为了更好规范地开展业务工作而添置的大型仪器设备，这些都是血站进一步发展所必须的投资。三是血站用于献血者来往交通补助和还血报销等开支。四是血站的各项收入以及上级机关部门的拨款收入，血站作为社会公益部门按照省物价部门核准的收费标准，在提供社会服务的同时收取适当的费用，以及政府部门对血站的各项财政拨款等。

(二)血站财务档案管理模式的特殊性。许多血站财务实行集中统一管理，即血站资金管理模式是“收支两条线”，即血站在供血后的收入与发生与采血、检验、分离、储存、运输等支出脱钩，收入上缴国库或财政专户，支出由财政部门根据履行职能的需要按标准核定，做到收是收、支是支的资金管理模式。由于收入户和支出户分属于两个账户，且在形成财务档案的过程中，收入和支出的档案更为明晰，更富有鲜明的特点。

(三)血站财务档案划分的层次性日益复杂。近年来随着血站的财务活动呈现多元化趋势：血站的投资改造建设、血站科研开发和使用、业务活动的开展和行政活动的日益频繁与多样性，这些都导致血站财务档案划分的层次性日益复杂。一方面血站财务档案相当一部分数量来自血站日常的管理与业务活动及科研活动。另一方面还涉及到血站大量的仪器设备购进、各种耗材、纪念品的招标采购各项支出和与各供血单位的来往账目及上交财政账目等。

(四)血站财务档案管理手段的现代性。目前血站借助现代化的设备和手段，财务档案实行的是纸质档案与磁性介质档案并行的管理模式，历年的财务数据不仅以打印的纸质形式保存，还以电磁信号的形式存储在软盘、硬盘、光盘等载体上。借助于一系列现代化的设备和手段，其档案管理和提供利用的工作效率高，信息传递速度快，也有效地防止了查阅、审阅档案材料过程中可能出现的私自涂改或丢失、损坏现象。

二、当前血站财务档案管理存在的问题

(一)档案管理意识淡薄，管理制度不完善。财务档案是血站采供血业务发展的历史记录、连接当前业务并作为未来财务预算的重要依据，是财务管理体系中的一个很重要的方面。但是，作为血站的财务人员，在意识上普遍地对财务档案管理的重要性认识不足、重视程度不够，对财务档案的收集、整理工作往往被忽视，缺乏相应的管理制度来规范财务档案日常的管理。

(二)财务档案人员素质有待提高。目前许多血站没有专职的财务档案管理人员，许多出纳人员兼管会计档案，2016年1 月1日执行的《会计档案管理办法》中明确指出，出纳人员不得兼管会计档案。相当一部分会计从业人员没有经过档案业务知识的专门培训，缺乏档案管理工作经验，对财务档案的归档范围和标准不清楚，不懂得档案的基本操作规程，使得整理出来的财务档案案卷质量不高，装订不规范，难以保证档案的完整性和安全性。另外，由于会计人员工作量大，内部人事变动频繁，都是各自保管自己经手的年度财务档案，没有统一规划管理，导致有若干年的财务档案资料没有及时向综合档案室移交。严重违背了财务档案管理办法的相关规定，不能算一个合格的财务档案工作者。

（三）财务档案管理硬件环境恶劣。血站财务档案移交到综合档案室之前，一般就存放在财务办公室，很多财务资料随处乱放、存放零乱，有的容易潮湿、破损，本部门财务人员未经权限许可就随意翻阅。有的财务部门因办公条件有限，存放财务档案的地方其他人员也可以随意进出，与档案库房的防盗、防火、防高温、防虫、防潮、防光、防尘、防鼠等要求相差很远，缺乏档案资料存放的安全性，从而难以保证财务档案的真实性和完整性。

（四）缺少统一管理标准，管理混乱。虽然国家为档案管理制定了相关法规，但都是宏观原则性的规定。具体涉及到财务档案管理上，尚无统一的具体的管理标准，这就导致血站财务档案管理出现各行其是的局面，虽然有的具有一定的科学性、创造性，但更多的是管理粗放甚至混乱。如，各种表册纸张没有统一规格要求，装钉后参差不齐，外观很难看；档案登记表项目和格式也五花八门，有的很不便于查阅、检索。还有，档案借阅、移交、销毁等制度也不统一，有的制度行文很不严密，给档案管理造成流失隐患。再有，很多血站虽然财务工作已经是电算化模式，但是档案管理仍采用全手工管理方式，没有利用计算机或网络等现代化手段进行管理，检索信息费时费力。这些都是由于没有统一标准、统一要求造成的。

三、 加强血站财务档案规范化管理的措施

（一）增强管理意识，加强财务档案管理。血站财务档案管理是提高内涵建设的重要组成部分，是衡量血站综合管理水平的标志之一。血站领导应该提高认识，把档案管理工作纳入血站整体发展规划，高度重视血站档案管理工作，明确领导责任制，建立和完善档案管理网络，根据需要明确专(兼)职人员负责有关文书工作，处理文件的收发、整理、归档，并做好财务档案的日常管理、查阅接待、登记工作。

（二）强化财务档案管理人员素质。档案工作要适应不断发展的新形势需要，人员素质是关键。一开始就要挑选文化素质高、工作能力强的人员负责档案管理工作，并保持人员相对稳定，在工作中，财务档案管理人员要摒弃名利观念，要有甘为人梯的奉献精神，有脚踏实地、严谨的工作作风。同时要对档案人员进行多途径、多形式的培训教育，不断更新他们的知识结构。组织到先进单位参观学习，提高档案管理人员的实际工作能力，提高他们的档案管理责任；使档案管理人员熟悉本部门的职责，熟悉不同文件材料，能按照管理标准进行科学的分类、整理、编目、立卷。对档案管理人员的培训要不断深入，使其具有信息意识、市场意识、现代化意识和法纪意识。一方面，要及时了解并熟悉国家的各项财务法规、方针、政策，严格贯彻执行和遵守经济法、会计法、税法、审计法等相关法律，强化法律意识，提高自身修养。另一方面，还应掌握时事政策、财政税务、电脑操作等相关知识。

（三）完善财务档案管理的软硬件建设。财务档案管理的硬件主要是指档案保管的硬件设施，包括房屋、柜架、箱盒等。建立财务档案室，要本着方便实用、简捷明快、因地制宜的原则对档案室进行合理布局，要达到防火、防潮、防尘、防压、防光、防鼠、防盗、防磁的标准要求，使档案硬件设施逐步配套完善。根据实际需要与可能配置相关器材，可配备适用于各种档案资料和物品存放的资料架柜，资料架柜不仅要满足存取方便、存储量大、分合随意的要求，还要能节省占地面积。统一档案室的器材和硬件设施，明确相关的技术、安全指标，通过完善财务档案室硬件设施建设，创造良好的财务档案管理硬件环境，为财务档案的规范化管理打下基础。

财务档案管理的软件环境主要是指相关的管理规章制度，如岗位的设置规则、人员的选聘办法、人员的职责分工等，这里主要指财务档案的管理工作制度。要想完善财务档案管理工作制度，首先就要抓住基本环节。档案归档环节足档案管理的起点，不仅要保证财务档案管理齐全完整、信息准确，还要保证质量。在整理过程中，要区分各类档案归档的范围、时间、要求和手续，做好档案的分类、组合、排列、立卷、编目工作，装订要求坚实、整齐、美观。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同财务档案保管。档案保管环节要严格执行安全和保密制度，保证财务档案完好无缺，做到不丢失、不破损、不霉烂、不被虫蛀等。要安排专人负责保管财务档案，有关单位、人员要定期不定期地检查财务档案的保存情况，严格按规定程序和技术方法处理档案保管中的问题。档案的查询要严格，需有规定的程序，经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续；外单位查阅本部门财务档案，要出具单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。

（四）加快财务档案管理信息化建设，提高现代化管理水平。财务档案信息化是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。随着社会信息化和档案工作现代化步伐的加快，档案基础业务建设的重心必须向档案信息化建设转移，以不断提高档案的信息化程度。首先，要加强规划。档案信息化的规划是档案信息化建设的关键，积极将电子文件归档管理和档案信息化资源数据库等档案信息化建设的重要内容主动纳入建设规划，探索利用统一的网络平台整合档案信息资源。其次，要加快档案数据库建设，实现档案信息资源共享。再次，要加强档案网站建设，加速档案数字化进程，档案网络是实现档案信息传递网络化、服务现代化的必要条件和重要步骤。

总之，财务档案管理是加强血站内涵建设不可缺少的一个方面，在建设现代化血站中越来越体现出它的重要性。所以，根据财务档案管理的特点，改进管理现状，才能从根本上保证财务档案的安全和完整，促进输血事业健康发展。

[1]张娜.血站财务档案管理.中外医疗，2013(33).

[2]鲁文章.财务档案管理中的几个问题[J].中国乡镇企业会计2008（08）.