我国省级档案网站检索功能分析与优化研究

文/河北大学管理学院　郭笑红

我国省级档案网站检索功能分析与优化研究

文/河北大学管理学院郭笑红

本文以省级档案网站为调查对象，分析出网站的检索服务整体水平较低，档案馆需树立服务意识，丰富档案信息资源，完善档案检索工具。

省级档案馆网站；档案检索功能；检索工具

网络时代，档案网站成了档案机构与社会公众沟通的有效桥梁。要实现档案网上查阅，主要依靠档案网站的检索功能。我国档案网站基本都配置有检索栏，然而检索的效果却不尽如人意。为更好地了解我国省级档案馆网站检索功能建设情况，笔者以用户的身份对省级档案网站进行了访问调查。

一、我国省级档案馆网站的检索功能现状分析

笔者以中华人民共和国国家档案局网站上的“友情链接”，访问了其所链接的31个省级档案馆（2016年6月份访问）。被访问的档案网站包括18个省（其中台湾省除外，山西、新疆、黑龙江、广东四省档案网站均无法正常浏览），5个自治区，4个直辖市。我们以网站“提供什么档案检索资源”“怎样去检索”“检索的结果怎么样”为中心线索，从检索资源、检索方式、检索帮助和指导、检索结果处理方式四个方面对省级档案网站的档案检索功能进行调查分析。

（一）检索资源。档案网站提供的检索资源是公众获得满意的档案检索服务的基础。通过调查发现：一是档案网站的可检索的资源量少。除北京、天津等网站外，90%的档案网站档案信息资源较少。部分网站档案检索版块只是虚设，无法打开浏览。二是检索提供的资源类型单一。目前档案检索中现行文件的全文检索内容较多，档案全文检索较少，且局限于文字类档案；最后，档案检索范围局限在站内检索，大部分无法实现馆际合作。

（二）检索方式。检索方式直接影响公众的利用效果。在访问的27个省级档案馆中88%的档案网站首页设有“检索”“高级检索”项，还专门设有网上查档版块，19%的网站仅有简单的检索。部分档案网站的检索方式过于简单，而有的则过于专业化。例如高级检索方式下有“档号”“题名”“责任者”“保管期限”等多种检索项，难以理解，易用性较差。

（三）检索帮助和指导。检索帮助和指导是帮助公众了解档案网站中可供查询的档案资源有哪些，怎样去检索查询的一个必要的说明和解释。调查的档案网站中大多的网站没有就网上检索相关操作进行解释说明。调查中仅有4%的网站提供查档帮助，且网站的档案信息分类完善。如北京、天津、湖南等地档案网站提供了可查询档案信息资源的相关说明，也介绍了检索条目如何填写，且这些网站均建有分类检索。

（四）检索结果处理方式。网站呈现的检索结果呈现方式也是影响公众评价检索功能的重要因素。就目录检索结果而言，大部分档案网站只是简单罗列检索结果；就全文检索结果而言，大部分网站不能实现浏览内容的缩放操作。15%的网站提供档案预约、在线申请查档等服务，但是要求用户身份验证、注册，再填写查档申请，等待批复，对于查阅档案极为不便。浙江省档案网站在检索结果中可以选择结果订制、默认排序、相关度排序等，而且检索结果中有偿使用的档案信息需要注册。

二、优化档案网站检索功能的建议

我国档案网站的建设存在着诸多不足，尤其是网站的检索功能，档案工作者任重而道远。

（一）树立以人为本的服务理念，建立服务型的网站。总体看我国档案馆网站建设仍旧未打破“重宣传，轻利用”的局面，档案网站的服务功能定位不清。而档案网站的定位直接关乎档案检索功能的优劣。档案工作者从树立以人为本服务理念着手，将公众的档案信息需求放在第一位，同时加强自身职业素质。

（二）丰富网站档案资源，实现档案资源共享。网站档案信息资源是实现公众检索档案的基础。目前我国各个省级档案馆在档案数字化方面仍需大量投入，网站整体服务效果较差，档案资源的共建共享已经迫在眉睫。

首先，加快档案信息资源的数字化，丰富网站档案资源。通过档案馆数字化的建设，利用网站为用户提供更多的检索资源、多样友好的检索方式。其次，对档案网站资源进行整体规划，整合相关的文件档案数据库，消除各档案馆之间的信息孤岛，实现资源共享。同时加强馆际间的合作，实现共同开发，实现档案资源利用效益最大化。

（三）完善网站的档案检索工具，提升网站检索服务能力。首先，增加网站检索途径，设置个性化检索方式。网站可以针对不同的利用需求和利用习惯设置扩充检索功能，比如模糊匹配和精确匹配、同义词、推荐检索词、分类查询等增加到高级检索中。或者有条件的网站可以借鉴电子商务网站的信息技术设计出个性化的检索方式设计优化现有的网站档案检索功能。

其次，提供档案检索帮助和指导，帮用户提高检索效率。档案网站应为公众有效使用检索系统网站应提供检索资源和检索操作的相关说明，同时可以借助社交媒体的即时性，及时为用户解决检索过程中出现的问题。

最后，优化检索结果处理方式。网站根据利用者信息处理需求的不同和使用的习惯与爱好不同，在检索结果显示内容和方式上增强可选功能。对于检索到的结果，做好后续服务的衔接，如网上预约调卷，全文复制、保存、下载、打印等服务。

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［4］蓝天.对档案网站知识检索系统现状的分析［J］.档案与建设，2009（9）.