打造适应时代要求的陕西测绘文书“轻档案”——供给侧改革下的档案工作新思考

文/国家测绘档案资料馆大地测量档案分馆　李海霞

打造适应时代要求的陕西测绘文书“轻档案”
——供给侧改革下的档案工作新思考

文/国家测绘档案资料馆大地测量档案分馆李海霞

从供给侧改革的角度出发，首次从“轻”载体、“轻”管理及“轻”利用三个方面对如何打造适应时代要求的陕西测绘文书“轻档案”进行了探讨，提供了有益的建议。

文书；档案；供给侧；改革

2015年11月10日，习近平在中央财经领导小组第十一次会议上首次提出了供给侧改革，为各行各业的发展提供了新思路、新方法，国家档案局也提出了“推进档案工作提质增效”的要求。2016年两会期间，档案工作也需从供给侧发力被多次提及。

近年来，随着经济社会的快速发展，测绘地理信息事业行政职能的强化、业务范围的拓展、服务领域的延伸，测绘文书档案的价值得到快速提升和凸显。为进一步发掘测绘文书档案供给侧的建设与管理，本文首次尝试引入“轻档案”进行探讨。

一、相关概念

所谓“轻档案”，是相对传统档案而言的，就是引领新常态，减少无效档案需求，扩大有效档案需求，打造优质高效的现代档案。走出一条有质量、有效益、可持续发展的现代档案新路子。“轻档案”是供给侧改革在档案事业的新应用、新延伸，是搞活档案事业的重要方法。

测绘文书档案是在测绘工作中形成的真实记录，内容涵盖人事、财会、党政、工会、生产等多个方面，是反映测绘地理信息从业单位测绘文化、经营管理、生产技术等发展进程的重要记录载体，是推动测绘地理信息事业又好又快发展的宝贵财富。

二、打造适应时代要求的陕西测绘文书“轻档案”

陕西省测绘事业始于20世纪50年代，测绘文书档案也相应产生。经过近60年的发展，陕西测绘文书档案有了较快发展。随着陕西迈向中等发达省份，各行各业即将步入快速发展期。为进一步给各行各业提供测绘服务保障，就要求测绘文书档案从供给侧入手，紧紧围绕测绘文书档案“服务大局、服务社会、服务民生”的宗旨，想方设法从档案载体、管理、利用等方面打造适应时代要求的陕西测绘文书“轻档案”。

（一）加快档案数字化进程，实现档案“轻”载体。随着国家测绘地理信息局对档案建设的进一步规范，陕西测绘文书档案目前由测绘文书档案、大事记、照片档案组成，部分测绘单位建设了具有自身特色的荣誉室。测绘文书档案管理单位都能按照规定做好纸质归档工作，但档案数字化工作仅有部分单位开展，测绘文书档案的全部数字化尚需一段时间。一部分测绘文书档案年代较为久远，存在纸质易损、规格不统一、归档方法不一致等问题，在数字化的过程中，从调卷、整理开始，到拆卷、扫描、图像处理、质检、还卷等环节，要设立专门的数字化人员及复核人员，要确保纸质档案不缺损，电子档案不漏项，同时，要对电子化的档案进行统一处理，确保图像质量一致、规格统一、技术规范，为档案信息化建设奠定基础。通过测绘文书档案的全数字化，可以借助计算机真正实现档案载体的“轻”，有效保护纸质档案，减少档案管理人员的繁重工作；是实现档案精细化、自动化管理的基础；能够实现档案的异地传输与利用，大大提高档案利用效率。

（二）做好文档一体化建设，推动档案“轻”管理。

目前，部分测绘单位就文档一体化建设推行OA内网管理方式，真正实现了文档一体化，有利于档案的标准化、规范化建设，同时，为档案的预归档与查询提供了极大便利，真正实现了“轻”管理。该OA内网管理从公文发文开始就按照统一的模板进行规范，所有公文按照文种、标题、签发人、正文、附件等一一进行填写，由系统按照文种形成字号标准、格式规范的公文。发文审批单随即形成，经OA系统由经办人、部分负责人、单位主管（分管）领导签字后，打字员统一打印分发。分发的文件经档案管理人员筛选后，部分文件可以直接电子化，实现纸质与电子文件预归档，并根据发文时间自动进行编号排序。部分文件的请示与批复文件、来函与复函等可以输入关键词后，由系统或手动划分为一件归档文件。在OA后台，可以根据发文部门、文种、年份、保管期限的不同，进行粗略分类，一旦需要查找，可以查询任何经OA系统发出的文件。到来年5月份正式归档时，只需从OA系统导出，即可实现测绘文书档案的数字化归档工作。

（三）建立AMIS管理系统，实行档案“轻”利用。结合陕西测绘文书档案的特点，从真正实现“轻”利用的角度出发，着重从建立档案管理信息系统（Archives Management Information System， AMIS）的角度出发，结合供给侧的需求，分别探索AMIS的C/S（胖客户端，主要适用于局域网）模式、B/S（瘦客户端，主要适用于远程连接）模式及SC/S（智能客户端，支持远程、局域网及单机工作）模式。

在建设的过程中，C/S模式主要承担所有档案的存储、更新及测绘内部人员使用的功能，要提供完整的目录、检索、分类、更新等功能，具备提醒已过涉密期文件目录功能，同时，要通过口令、授权等确保档案安全。

B/S模式则通过在测绘单位门户网站提供专门窗口，面对远程用户，主要提供简单的浏览、查询、数据输入等服务。如有需要，则可以通过在线申请、来电来函等方式索取档案。

SC/S模式则主要针对政府、企事业单位等高端用户，通过不同的用户名及授权，提供自动更新、动态加载及方便的单机服务，通过分门别类的目录、编研，为关系国计民生的一系列重大决策或企业运行发展提供依据。

通过这三种AMIS模式，对测绘文书档案利用客户进行细分，将大大提高供给侧需求，为客户提供更满意服务。

三、打造测绘文书“轻档案”应注意的几个问题

通过档案的“轻”载体、“轻”管理、“轻”利用真正实现适应时代要求的测绘文书“轻档案”。同时，为保证陕西测绘文书“轻档案”的实现，还需要注意以下几个问题：

（一）要统一“轻档案”建设标准。为保证陕西测绘文书“轻档案”的统一、有序开展，实现不同测绘部门、测绘单位间的无缝接续，迫切需要测绘文书档案管理部门出台系列制度，对“轻档案”建设进行统一规范，为将来陕西乃至全国测绘文书大数据“轻档案”奠定坚实基础。

（二）要注意“轻档案”保密问题。部分测绘文书档案为涉密档案，要严格按照涉密档案进行保存与管理。保密期限到期后，要按照相关手续进行解密，及时向公众公开，提高文件的利用效率。

（三）要做好“轻档案”人才储备。陕西测绘“轻档案”的建设，对测绘文书档案管理人员提出了更高的要求，因此要做好具有较高计算机水平、较好档案专业技术、较为敏锐市场意识的档案人才的培养储备工作，以满足未来测绘文书档案的发展需求。

四、结语

文章从三个方面就如何建设陕西测绘文书“轻档案”进行了尝试与探讨，“轻档案”的建设成为测绘文书档案发展的必然趋势。随着测绘文书档案管理部门制度的进一步建立与完善，将来“轻档案”的建设必将会有更多更好的思路与建议。

［1］李尚才.实施“六大工程”打造现代活力的“轻档案”［J］.中国档案报，2016（3）.

［2］国家档案局.全国档案事业发展“十三五”规划纲要［J］.兰台世界，2016（4）.

［3］供给侧改革成中国经济热词，国企加速清退僵尸企业［DB/ OL］.新浪网，2015-12-17.

［4］许祥生.浅谈档案信息化建设［DB/OL］.中国档案资讯网，2014-6.4.