新形势下企业文书档案保密工作

文/中国建筑第二工程局有限公司深圳分公司　华玉婷

新形势下企业文书档案保密工作

文/中国建筑第二工程局有限公司深圳分公司华玉婷

企业文书档案管理人员经常联系党政领导，参加各种重要会议，管理许多重要的档案和文件，有更多的机会联系党和国家的机密文件和档案。因此，增强保密意识及保密性的理念，对做好文书档案保密具有重要意义。

企业文书；档案管理；档案保密

一、企业发展过程中文书档案管理的重要性

企业文书档案管理工作应严格按照国家规定施行，依照相关的法律条例完成工作。随着时代的进步，档案管理会给公司运营带来很大的便捷。基层员工档案的建立会帮助高层领导人对于员工详细情况的掌握，更加全面的对公司情况进行了解。档案工作的健全也有益于员工之间的团结，和睦相处， 是各单位稳定与统一，和谐发展的关键，是公司有序发展，高效管理，协调运作的基础，对单位的管理和执行有一定的帮助。

部分文书档案记载了国家的发展历史，科研成果，经济数据，背景资料等。这些文书档案不仅记录了历史的来源，也为未来的职业发展指明了方向，这些资料一旦泄露，将会为企业甚至国家的发展带来不可估计的灾难。同时，文书档案的保密也有利于工作岗位的公平竞争，保证了工作岗位的纯洁性。保证企业文件和档案的安全性，为企业创造一个公平、公正、安全的工作环境。

工作过程中一定要保证档案的安全。当档案管理工作出现纰漏时要及时修改补救。想要做好文件保密工作，就必须严守工作制度，坚持安全保密理念。

不得私自泄露任何工作内容。文书档案保密工作的安全性必须要引起各方高度重视，齐心协力，共同做好文书的保密工作。

档案安全是确保档案保密工作的基础，因此，加强档案保密工作是保障档案安全的重要措施。做好档案的保密工作才能提高档案管理的安全性，为员工的基本工作奠定了良好的基础。

二、强化企业档案保密工作的管理机制

企业文书档案管理工作要严格制定工作计划和规章制度。加强各级领导的分工作用，把每一个任务都进行细节化，做到所谓的“包产到户”，落实文书档案和保密工作责任制。明确各个档案管理制度的重要性，作为企业文书档案管理的工作人员，一定要熟悉档案的管理流程，高标准的要求每一步都不允许出错。要健全完善的档案管理制度，定期要进行工作管理的视察和不定期抽查。规定时间对档案管理的硬件设施做维修和防护，为防止档案内容泄露，应保证每次进入档案室或档案库有两个人以上的密码合并开启。设立标语，在工作环境中张贴各种关于档案工作要保密的宣传标语，保证每个人每日都能见到，以起到强化工作精神的目的。要建立定期的检查监督制度，由专人进行定期对工作进行抽查维护，指导保密工作的进行。

在日常机密文件的交流使用中，要确保工作负责人同意后方可进行档案阅读，要设置档案阅览签到制度，即阅读过该本档案的人员必须进行实名签到，并注明详细时间段。同时要有文书档案保密管理人员的备注签字，这样才得以确保档案管理过程中不出现安全纰漏。过期档案的销毁必须经由专项负责的领导人签字同意，各小组单位负责人统一表决后进行档案销毁。经过销毁的档案在档案管理室内不能私自遗留，信息全面清洗。经过销毁的档案各单位不得私自备份，一旦违规，一定要严格按照法律规章制度处理。

企业文书档案管理人员要熟悉每份档案的使用内容和文书档案存在的现实意义，依照它的使用价值和保存价值来评判档案的保管期限。企业文书的档案保密制度由国家相关法律规定，保密期限是国家秘密事项受国家有关保密法律和法规的保护所产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定以外，绝密级事项不超过三十年，机密级事项不超过二十年，秘密级事项不超过十年。保密期限在一年及一年以上的以年为单位标密，在一年以内的以月标密。而这里所指的“特殊规定”是表示制定保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密的文件、资料，在制作机关或上级单位未做出解释前，其他机关、单位应当对其采取长期保管的秘密管理措施，不得擅自给予解密或随意对外提供及销毁。

制定长期检查制度，防患于未然。档案保密工作要求每位与档案管理有关的人员必须接受单位其他工作人员的监督检查。而各级领导和与秘密档案有关的人员要接受档案管理人员的检查和督促。同级保密工作部门要保证档案信息的准确性和严密性。档案管理人员要及时查漏补缺，对于档案监督检查必须要严格按照检查的规章制度来进行，定期对工作内容进行梳理，对于存在的问题要提出后集思广益进行解决。同时保密工作要和保密教育同步进行，在保密工作的施行过程中也要进行教育工作，对于档案管理人员多进行思想灌输，以高标准要求档案管理人员思维的严谨和行为的规范。

制定一定的考核制度，要求每个档案管理人员严格按照工作制度进行规范操作，奖罚分明。将每一阶段的工作效率和工作业绩纳入考核当中，以分数的形式定期进行评优。同时，档案管理人员要建立与单位各个管理阶层的联系渠道，熟悉单位的人员调配问题。明确各个人员规定负责的人员数量，规定任务、职责和联系方式。工作业绩将作为人员离职时主要的业务评价。

三、要加强档案管理人员的素质培养

当今社会发展迅速，许多档案管理已经由原来的纸质化转变为现在的电子化。这就要求档案管理人员要充分熟悉电子软件的操作，拥有一定的电子技巧。同时对于档案管理人员的学历必须严格要求，不得有任何的疏忽泄露。在高标准要求档案管理人员学历的条件下，还要求工作人员有一定的职业道德素养，尊重自己的职业，尊重自己的工作内容。

要注意选拔有经验、有专业培训背景的文书档案管理人员，企业还要进行定期或不定期的抽查考核制度， 保证档案管理人员的工作态度严谨。同时，我们还可以实行档案管理人员优秀的评级奖金发放制度，以此来调动人员对于工作态度的积极性和参与性。工作单位要在保证工作人员高素质高标准的前提下，有一定的资金储备来为档案保密工作奠定基础。要提供一定计量的高技术电子设备为档案保密工作保驾护航。要定期对电子设备进行维护和修理，查杀木马等，以此保证在档案管理过程中硬件软件双项齐全的工作目标。

四、结语

在科技时代，经济的繁荣和文化的昌盛与时俱进。越来越多的工作岗位对于人员的信息要求也越来越详细，这样就彰显了如今文书档案保密工作的重要地位。

我们应该认识到，社会主义市场经济建设和科教兴国战略，这都需要档案保密工作更加完善和成熟。

如何做好档案的保密工作任务艰巨，而每一个档案管理人员都必须在工作中积累更多的经验，根据企业的规章制度，制定合理的档案保密规章制度。不断提高自己的文书档案管理工作，既要保证国家的工作需求，也要满足企业日常的工作需求。对于一个企业来说，想要在飞速发展发展的今天有一个良好的平台，就必须要保证高质量的工作水平和高素质的人员配置。切实落实工作计划和工作要求，不做纸上谈兵之事。这样才能切实提高企业文书档案管理工作，确保文书档案的保密性。我们要在档案保密工作中既要坚守旧法还要勇于创新，努力将企业的文书档案保密工作推上一个新的平台。

［1］张璐.论新形势下企业文书档案保密工作［J］.机电兵船档案，2012，（4）:20-21.

［2］黄瑛.论新形势下企业文书档案保密工作［J］.机电兵船档案，2013，（5）:38-40.

［3］尹玲.新形势下企业文书档案保密工作［J］.科学时代，2015，（14）:62-62.