传统高校档案信息共享优化建议的若干研究

文/延边大学护理学院　李晶

传统高校档案信息共享优化建议的若干研究

文/延边大学护理学院李晶

高校档案信息是对大学生校内事情的管理总结，是各企业验证学生信息的凭证，所以各大高校十分注重档案信息的管理。现今高校档案信息管理更加注重共享发展，通过共享可以了解其余多方的档案信息，有利于交流互通，但是，传统共享档案信息管理仍存在一定局限性，无法大规模共享。本文针对传统高校档案信息管理的现状，提出合理建议，探究如何促进档案信息的共享优化。

传统高校档案信息；建议；共享优化

高校档案信息的管理是对学校资料的整理分析，通过信息的共享，可以便于对相关资源的整合查阅，使高校之间融为一体，相互学习。虽然档案工作要求保密性，但是在信息化快速发展的今天，只要在不泄露个人隐私的基础上，高校档案信息共享资源的现象已经成为常态，这样有利于给社会提供优秀的信息资源，与社会紧密连接，以此促进高校的发展和更新。

一、高校档案信息共享现状

传统高校档案信息具有封闭性、不透明的特点，大多以封装档案的形式进行管理，面对现今信息流通的发展，当代电子档案的应用，成了信息收集、整理、分析的便捷渠道，使信息共享程度扩大。

现有高校档案信息也越来越向这种信息共享化发展，因为这种信息共享使得高校对于学校和学生的管理有了更多的借鉴和交流。各高校间管理的方式不同，信息资源出现的问题和解决方式也大相径庭，通过档案信息管理，找出信息资源间的同一性与一致性，可以使高校对社会输送的人才具有独特性和良好的适应性。

但是高校档案信息在目前我国的发展中还不完善，主要是因为信息共享方式落后和共享渠道缺失。高校档案信息一般仍以档案袋封存为主，保留一定期限，对于信息长久保留的认识程度较低。并且对于电子档案的应用还很少，现代数字化是信息共享的主要平台，但是高校对于这方面的管理能力缺乏，主要是档案管理人员不专业，都是校内老师管理，缺乏专业档案管理人才，计算机技术水平低。而固有的信息资源仅在自己高校的网站进行维护，缺乏与其他高校的联结交流，所以与社会的适应性还较低，足以见得高校档案信息管理仍然存在许多问题，导致高校档案信息管理混乱，缺乏规范，不受重视。

所以，目前而言，高校档案信息共享程度仍处于起步阶段，需要高校管理者重视其发展，找到优化管理的途径，扩大信息资源的渠道，发展高校档案信息的管理手段。

二、高校档案信息共享优化建议

（一）成立自有资源库，开放共享。传统高校档案信息管理不完善的一大原因就是没有属于高校自己的资源库，现代数字化档案发展迅速，对于数据库的信息资源要求规模大、内容多。高校如果仅将信息资源局限于学校和学生，那么只是形成小规模的学校资源，信息量少，共享程度低。

高校档案信息共享的目的是沟通交流和向社会提供资源，所以一定要有自己的资源库，设立自己的网站，在资源库中，不仅要有学校和学生的信息（除私人私密信息外），还应该有网络数据库信息，比如万方、知网等网站的信息资源，娱乐、媒体等社会资源，达到学校与网络信息共享的目的。并且高校档案信息共享主要是与其他学校和社会实现共享，那么应该开放信息资源库，让其他学校学生和社会企业可以看到该校信息资源，实现共享的连接。

（二）电子信息与书面文件相连接。电子信息的便捷是高校档案信息共享的新渠道，但是现代高校档案信息管理缺乏专业人才维护，所以信息共享系统的安全性不能保障。高校对于信息共享才刚刚发展，需要对信息管理做两手准备，在输入电子信息后，也应该有相同的书面文件进行管理，这样可以防止即使电子信息丢失，还有另一方面的信息可以补备。

（三）专业人才管理和沟通。高校普遍缺乏专业档案信息管理人才，主要是因为高校认为信息管理工作简单，不需要专业人才，其实不然，高校档案信息不仅需要进行档案整理查找等专业技术，还需要对现代计算机和数据库整合有深入了解。现代社会是信息化社会，档案信息共享平台大部分用于网络，通过网站进行管理维护、交流沟通。所以，高校档案信息管理人才需要定期进行培训，不仅要了解现代信息管理新渠道，还要了解如何便于档案管理的方式和计算机技术的应用。只有对这三方面内容不断加深了解，才能使高校档案信息共享平台不断扩大，技术不断革新。同时也要加强档案信息共享人才的维护技术，对于一些病毒、木马等破坏系统有一定的解决办法，防止信息丢失和泄露。

（四）规范制度。高校档案信息共享程度低的另一个原因就是规范制度的缺乏，高校档案信息的管理方式都是依据建校之初的规范制度在进行，当时还没有如此庞大的数据库资源，信息化共享还未起步。现在高校信息资源共享的需要越来越大，需要高校改进制度规范，促进信息共享的发展。

对于信息资源库的共享要针对共享方的不同而进行不同设定，比如高校间的共享可以共享学校管理存在的问题、解决措施，校园文化节的活动，网络信息资源等。共享给社会的信息就要屏蔽学生的私人信息和学校涉密资料，这样分层管理才能保证信息共享的隐私性和流通性。

三、结语

传统高校档案信息共享的渠道和方式过于窄小导致其不能大规模发展，通过发展专业人才、规范高校管理制度、扩大信息资源库和加大资金投入等方式不断优化高校档案信息共享的平台，才能使高校达到与社会信息交流沟通、与其他高校不断联结的效果。通过现代信息技术的不断发展，信息共享的技术也在时刻更新，所以高校档案信息管理需要注意当前技术的支持，不断优化管理体系，扩大信息资源共享的程度。

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