基层水利档案信息资源的整合与管理创新

文/邵武市水利局水利管理站 蔡丽华

基层水利档案信息资源的整合与管理创新

文/邵武市水利局水利管理站 蔡丽华

本文针对基层水利档案信息资源整合过程中遇到的一些问题，简要论述了水利档案信息资源整合的有效策略。

基层水利档案信息资源；整合；管理创新

档案信息资源的整合与管理，是新形势下档案管理工作需要高度重视的一个问题。档案信息资源的整合与管理，不仅影响着档案信息的综合利用，还影响着档案信息管理的效率。伴随着网络技术的发展和信息技术的进步，给档案信息资源的整合与管理又提出了新的要求。因此，在新形势下，要实现水利档案资源信息化，我们不仅要了解水利档案信息资源的特点，还要更新管理理念，转换管理模式，通过客观分析信息资源整合过程中遇到的一些问题，探索出一条水利档案信息资源整合管理创新之路。

一、基层水利单位档案信息资源的特点

随着信息技术的迅速发展，基层水利档案信息资源数字化进程不断加快，档案管理模式越来越网络化、规范化、信息化，网络传递逐步成为档案管理的主要手段。基层水利档案信息资源也逐步转向电子化的管理模式，以数据媒介为主要载体，数字化管理手段越来越明显。如今，基层水利单位档案信息资源的特点具有如下特征：

一是信息资源载体电子化。目前，基层水利档案信息资源存贮介质主要是U盘、光盘、移动硬盘等，各种格式的电子文件，如文本、表格、图片、影像等档案，都逐步从纸质向电磁介质储存形式转变，占用空间小、储存容量大的档案储存优势，不仅为档案管理工作节约了大量的人力、财力、物力，还极大地节省档案库房空间，档案管理工作效率获得了显著提升。

二是信息传输网络化。进入信息化时代以前，档案管理工作主要以手工方式为主。传统档案的整理和归档不仅效率低下，还占用很大的储存空间。同时，给档案的查阅工作带来了诸多的不便。随着信息技术的快速发展，档案管理的信息化程度越来越高，传统档案管理模式已经很难适应新时期档案管理的需求，互联网技术的发展，给档案管理工作带来了极大的便利。借助档案管理软件，就可以自动接收、传递和存储档案信息资源，为档案信息资源共享提供了极大的便利条件。

三是检索自动化。要想提高档案资源的利用率，充分开发利用档案信息资源，必须实现档案检索自动化。目前，许多基层单位水利档案信息资源已经能够实现共享，一些单位正在逐步启用数据库系统管理，进一步改进检索方式，通过互联网，借助档案管理软件，已经实现了引导和自主查阅，档案资源的共享能力获得了进一步提升。

二、档案信息整合管理遇到一些问题

（一）原始档案利用率低，规划管理和经费不足。长期以来，基层水利档案信息资源轻“用”重“藏”观念突出，档案管理活动中，对于档案管理硬件设备的投入，以及案卷归档的数量、库房设备的齐全等方面比较重视，重视实体档案的管理，但是，对于档案信息资源的开发利用重视程度不够，评价档案工作者的业绩，只是注重装订案卷的美观程度，导致“高积累，低产出”现象比较突出。在档案库房中，尘封着许多具有极高利用价值的水利档案，这些档案难以被开发利用，传统的档案管理模式不利于现代化水利事业的健康发展。信息技术和互联网技术的发展，是基层水利档案信息资源的整合与管理创新的基础条件，如果信息网络环境基础薄弱，档案信息资源整合与管理创新很难实现。然而，一些基层水利单位，受经费、技术等因素的影响，档案管理网络建设工作开展缓慢，不仅各网络之间联络能力较弱，网站环境中，一体化趋势发展缓慢。网络环境分散和孤立，直接影响着档案管理的共享性。而由于匮乏规划管理和经费，对档案管理的现代化进程形成了一定的制约，进而对基层水利档案信息资源的整合与管理创新产生了严重的阻碍。

（二）档案信息资源归档标准不统一，没有建立统一的标准。档案信息资源归档标准不统一，没有建立统一的标准，也是目前基层水利档案信息资源建设过程中存在的主要问题之一。多年来，基层水利档案信息资源一直是以保管为主要目的的半封闭式管理，不同历史时期的档案，不同发展阶段的档案，其整理质量要求存在着明显的差异，档案管理工作具有显著的历史痕迹。例如：实体档案的归档标准不一，就是目前基层水利档案信息资源建设存在的主要问题之一，档号编制、案卷标题不规范，形式不统一，导致从案卷的标题中很难体现卷内文件内容，这给档案的检索、利用带来了极大的不便。组卷方式不规范，也是存在的问题之一。既有职能部门管辖权限为序排列的档案，也有按时间排列的档案，有些档案以“件”为单位，有些档案又以“卷”为单位，随着档案整理工作的发展，“卷”和“件”分不清的现象越来越严重。在实际工作中还有按案卷整理档案，牵强组卷整理档案的现象，这些现象，对档案资源的信息化管理，形成了一定的阻碍。另外，自档案管理工作信息化以来，还没有建立统一的电子文件的归档标准。在归档过程中，一些同种类型的电子文件，其归档的数据交换格式并不统一，这给档案的标准化管理带来了难度。例如，在归档的过程中，由于一些水利档案有大量的技术设计图纸，既有一些图像信息，也有一些照相和摄像信息，这些图片、照片、摄像资料，电子文件格式不统一，给档案数据压缩等带来了很大的难度。也影响着基层水利档案信息资源的整合与管理创新。

三、基层水利档案信息资源的整合与管理创新

（一）建立健全档案利用体系，促进档案资源网络共享。

基层水利部门要加强数字化信息建设，通过对档案利用体系的建立和健全，以更好地共享档案资源，加快推进传统档案存储数字化、利用网络化的档案管理新格局。县级以上的水利部门，要不断推进档案管理工作的信息传输网络和平台建设，

充分利用已有信息资源，推进水利档案信息资源共享。基层水利部门，还要抓紧建立水利档案资源系统，对于那些可公开的水利档案，可以上传互联网，以方便更多人使用。为了实现资源的网络共享，上级水利部门要和下级水利部门搭建档案资源系统对接平台，这样，有利于不同地区、不同级别有效地整合水利档案信息资源，建立起档案利用体系，使得更多的水利人能够享受档案的服务功能，给水利工作者查询历史资料提供方面条件。为了做好档案的保密审查工作，基层水利档案信息资源整合的过程中，还要建立健全档案资源使用制度，严格审查注册者的使用资格。浩如烟海的档案资料，对于水利事业的发展发挥着重要作用。因此，基层水利档案信息资源的整合中，还要加强对档案信息的开发力度，努力把“死档案”变成“活信息”，通过对档案信息的不断挖掘，为决策管理、开发建设提供更多有价值的资料信息。

（二）加大档案的收集整理力度，科学整合水利档案信息资源。各地方的水利部门在档案信息资源的整合中，要坚持统一领导，分级管理，建立健全“一把手参与”责任制。确保分工明确、各尽其职，共同为水利档案信息资源建设负起责任，确保档案工作的有效开展。县级以上的水利单位要加大档案的收集整理力度，特别是重要的民生建设水利项目，要完善归档流程，及时建立档案工作制度。凡是归档的文件材料，无论是照片、录音、录像等，还是其他传统载体的，或者电子文件，在水利项目竣工验收时，都必须向相关档案机构移交档案。对损毁、丢失档案的，要依法追究其责任。为了更好地整合水利档案信息资源，需要各参建单位、各部门的密切配合，相关档案形成单位，一定要按照归档制度移交档案，水利部门要进一步规范档案流向，有效预防档案缺失遗漏。推动档案资源科学整合。为改变以往“重保轻用”的档案管理局面，我们在档案管理上，需要对档案事业的投入机制不断创新，对于档案工作经费合理核定，增强档案服务意识，提高档案公共服务能力。

（三）加强档案的纵向管理，建立统一的水利档案管理标准。水利行业档案涵盖面广泛，具有繁多的内容，对建设项目的一些具体环节进行了详细的记录。包括发文日期，以及电子文档式、簿册式等文件登记形式，进行真实的体现，基层水利单位在档案的纵向管理中，着重要做好以下的工作：一是建立统一的水利档案管理标准。通过调查研究自身的档案，制定与本单位实际相符的行之有效档案管理标准。既可以依据大、中、小型工程进行归档，同时，还可按照种类进行划分。如可划分为水利工程运行管理档案、水力资源档案等，这样能够有效区分文书档案，还可便于对重点档案的标准化和规范化的管理工作。一旦标准统一，就能为共享水利行业档案资源夯实基础。二是重视对档案管理人员的培训工作。水利工程建设涉及各个方面的工作，具有繁杂的内容，密切联系气象、水文等各个行业。由此决定了水利档案具有综合性和多元性的特征，是以水利为中心的多专业、多学科的综合。水利档案是整个水利工作全过程的记录，是专业技术人员的智慧结晶，要想使这些档案资料得到有效利用和科学管理，就必须要提高档案管理人员的素质，加大培训力度，使其能掌握和熟悉专业的档案管理知识，能更好地与现代化管理的需要相适应。

四、 结语

在新形势下，做好水利档案信息资源管理工作，对于提高水利现代化管理水平，推动水利事业发展发挥着重要作用。因此，我们要加强基层水利档案信息资源的整合与管理创新，不断完善水利档案管理机制，进一步提高水利档案的服务性，不断挖掘档案信息资源的价值，实现管理创新。

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