办公室安排工作的流程

文/解放军空军空降兵学院 金美华

办公室安排工作的流程

文/解放军空军空降兵学院 金美华

本文作者结合工作实践，总结出办公室安排工作的流程，共分七个步骤，可以极大地提高工作效率。

办公室；安排工作流程；步骤

在办公室待久了，慢慢发现了一个有意思的现象。有的人在安排工作时，喜欢着重强调工作的重要性、工作的步骤、措施，往往还不忘提几点要求。但是往往除了个别自觉性高的同志会定期完成任务，其他人似乎没把这件工作当回事。到时间节点了，验收工作的时候，才醒悟过来，只好加班加点，“临时抱佛脚”，自然工作做得不怎么样。相反，有些工作很有逻辑的人在安排工作的时候，条理很清晰，一二三四五，逐条逐项逐人，既没过分强调重要性，也没提要求，但是往往工作落实得很好。同样的一群人，安排工作的方式不一样，结果竟然会有如此大的差距。通过观察和思考，笔者总结了一个安排工作的流程，能极大地提高工作的效率。

第一步：沟通

在安排工作之前一定要与相关责任人或责任部门面对面地沟通，交待工作内容、目的及重要性，回答相关责任人或相关责任部门的疑惑。除此之外，最重要的是要听听相关责任人或相关责任部门对该工作的初步设想、计划，以及在开展工作过程中预想可能会出现的问题或困难。这些问题或困难需要上级或其他部门帮助解决的，一定要积极协调，争取得到配合。

第二步：落实责任

在第一步的基础上，把工作按照相应的原则细分，然后再把每个小工作安排到具体个人。通过这一步就把责任落实到具体个人，方便以后工作的检查、考核和验收。这一步需要在安排工作之前就细化，也可以在沟通之后，由相关责任人或责任部门根据实际情况再进一步细化。具体个人承担具体责任，这样工作得以顺利开展，就不会造成到检查考核时出现相互推托的现象。

第三步：提标准

即提出工作完成时要达到的质量要求。这是为了在验收工作时有据可依，也是为了检查第二步中个人责任落实情况的依据。所以这个质量标准要细，要具有可操作性，最好是能量化。对全面的工作有一个总的质量标准，对细分后的各项小工作也要有细分后的标准。这一步需要在安排工作之前就做好充分、全面的预想。所提的标准要切合工作的实际，不能盲目拔高，好高骛远，否则会打击接受工作的人的积极性，影响工作的正常开展。

第四步：明确进度时限

工作交待到个人手上了，那么接下来就是个人完成自己“责任田”里的事了。什么时候验收呢？按进度要求和完成时限来。明确进度要求和完成时限，其实就是一种无形的督促。不管你在工作过程中采用什么方法，花费了多少时间，那是你个人的事情。最后结果按照进度要求和完成时限来衡量。同时，根据每个人承担的工作数量的差别，要设置不同的进度和完成时限，不能一概而论。

第五步：提示工作流程与方法

在安排工作时，有必要根据自己以往的工作经验提示相应的工作流程和方法，使他们在工作时少走弯路，提高工作的效率。当然如果团队的办事能力很强，就没必要做过多的提示，放手让他们去干，让他们在实践中摸索，也许更能发挥团队的创新能动性，收获意想不到的效果。

第六步：提示工作的重点、难点，以及容易出差错的地方

当然在工作的过程中，难免会出现困难，特别是对于新手或是经验不足的人来说，更容易出现差错。那么在安排工作的时候，要提示工作的重点，特别是要重点提示工作中的难点，以及根据以往经验最容易出差错的地方。这个时候不要隐瞒“前车之鉴”， 防止别人“重蹈覆辙”。这是为了保证工作的进度，也是为了确保整个工作的质量。

第七步：相关说明

主要说明对工作结果的检查考核与奖励。检查考核按照前面所说的节点、时限和标准来衡量。同时要说明奖励的标准和原则，对工作中的表现做到公平、充分的肯定，使大家在以后的工作中能不断提高整个团队的工作积极性和效率。

一般来说，只要按照这七个步骤来安排工作，基本上不会出现工作安排不下去，或者工作安排下去之后得不到落实的情况发生。坚持按照这个流程去安排工作，将会大大提高办公室工作的效率和质量。