医院科技档案信息化建设和管理新思路

文/重庆市垫江县人民医院　李楠

医院科技档案信息化建设和管理新思路

文/重庆市垫江县人民医院李楠

当前，医院科技档案信息化管理是一项很有必要的工作。科学技术取得了很大进步，信息化建设在生活的各个层面均有涉及，医院作为信息革命的一员，也要响应时代的号角，强化科技档案信息化建设，大力推广使用先进的科学技术，投入医院的建设中。本文结合工作实际情况，阐述了；医院科技档案信息化建设概况、必要性、问题现状及解决对策，以期为工作的开展提供新的思路，促使医院科技档案信息化建设和管理不断完善，为医院开展工作提供理论上的依据。

医院科技档案；信息化建设；管理

一、推进医院科技档案信息化建设的必要性

传统的档案信息管理存在滞后的管理方式，信息更新不及时，查找困难，信息保存不便，这些是医院科技档案信息化建设的限制因素，然而医院的这些信息非常珍贵，如果损失了，将产生严重的后果。现阶段医院科技档案信息化迎合了新时期的发展，解决了传统档案管理中存在的诸多问题。医院科技档案信息化适应了科技全球化发展，如此，保障了医院档案体系的完整，促使医院科技档案的专业化，同时对医院重要文献的保存也非常有利，节省档案保存和整理的时间，节约了医院管理成本的开销，保障了医院科技档案管理的有序化和规范化。因为医院科技档案中有医院医务人员著作的论文，这样就保证了他们工作的时效性。上述内容在评析医务人员的专业技能和水平方面是重要的参考，优化档案信息化管理，在医务人员的考评中发挥了重要作用，为医务人员提拔提供了依据。

二、医院科技档案信息化建设和管理的对策

（一）完善有关管理机制。每一项措施和完善的管理体制分不开，当构建了完善的机制约束，才能确保工作人员按照规范做事，确保设施投入实效，医院实行科技档案信息化也需要制定完善的管理体制。管理机制的制定，第一要求有关工作人员树立新的思想，扭转以前落后的管理观念，以新的机制为引导。与管理机制中明确各自担负的职责，把具体的工作落实到每个人，此外，也要清楚信息的归档、存储和使用等，务必使医院所有人员都可以利用这些资料和医院信息化管理有关的各种信息，一定要制定不同的保存手段，有关人员在使用这些资源时，应制定明晰的审批和备案制度，对一些涉及医院保密性的文件，提供特定的保护，制定严格的管理制度。资料入库前，务必经过严格的审核，核查资料的实用性及真实性，确保存储的资料真实可信。当做到上述几方面，制定严格规范化的管理制度，才能确保医院科技档案信息化所有环节的正常有序。

（二）创新医院科技档案信息化建设思路，构建医院科技档案信息资源库。医院科技档案真实反映了医疗卫生科技活动，为科学技术搭建了平台，是产生大量科技信息的主要渠道，有效管理及合理使用科研档案，提升医院科研档案管理质量，推动医疗卫生服务的进步。科技档产生于医院科研工作中，是医院科研工作历史和现状的真实反映，为后续开展工作提供了参考，这就务必要求档案管理工作保持准确、完整及规范。医院科技档案主要是收集相关资料、收集有关实验原始资料及研究生毕业论文等。

以建立档案信息化建设为发展思想，结合医院科技档案建设和管理实际情况，构建可行的档案信息化建设发展规划，形成以计算机为依托的档案管理。通过计算机开展档案管理，为推进档案信息化建设创造了条件，科技档案管理工作迎合了社会改革的需要。

（三）形成新产生文件的主体——电子文件，搞好电子文件归档和管理工作。因为电子财务技术和办公自动化技术日新月异，普遍推广应用，为此，电子文被大量生产出来，进一步说，将成为新产生文件的主体，当前，档案工作者搞好电子文件归档和管理是新时期需要担负的主要职责。考虑到科技档案工作现实情况，形成与之相匹的科技档案电子文件归档管理规章和制度。

在文件集的基础上，产生了动态管理方式，但要付诸实践。动态管理方式：档案人员监控本单位形成和运行电子文件的计算机软硬件设备，使得归档电子文件拥有对应计算机软硬件设备的支撑。动态管理先要归档电子文件，与对应的软件和硬件环境保持一致，以读取归档的电子文件。

（四）购入高科技设施设备。当前，我国医院科技档案资料主要有两种形式：纸质和照片。受温度和通风等多因素的影响，给医院科技档案的管理带来了极大的不便。此外，因为档案存储空间大，无法按照标准保存档案。所以，医院科技档案信息化建设中软硬件的建设很重要。其中硬件设施有存储设备、录入系统和计算机设备等，像扫描仪和复印机等就是硬件设施；软件设施指的是档案管理工作中的文件和软件，像计算机操作系统软件和建设的档案查询系统等就是软件系统。

在档案管理中，主要是保管好目前的档案，少不了先进设备提供支撑，设施设备涵盖了信息化建设中涵盖的硬件设备，离不开相应的软件设施。第一，确保设备的齐整性。医院应强化投入力量，替换原有的老旧设施，引入高科技设施。第二，引入专业的软件设备非常关键，构建符合医院实际情况的数据库资源，确保医院科技档案建设的开展可以享受极大的便利。基于此，医院可以将一些非保密性的资源投放到医院网站上，便于行业人员及员工及时搜索和查找，将医院科技档案信息化更好地投入实践。

（五）强化专业人才团队建设。目前，多数医院未配置相关的科技档案管理人员，针对未来的信息，许多工作人员不知如何应用，所以，医院一定要强化培养专业科技档案信息化人才，如此，确保医院科技信息的准确性和及时性。

培养医院科技信息管理人才需要做到两方面的工作，其一，具备丰富的档案管理专业知识，其二，明确科技信息的操作使用技能，同时做到这两个方面便可以成为一名称职的档案信息管理人员。这就要求医院做到一点：培训人员时，考虑这两方面的培训能力，接受专业技能培训，抑或以讲座的形式提升工作人员的能力。作为医院档案信息管理人员一定要熟练掌握扎实的理论知识，加强和有关部门的交流，掌握最新的研究成果，检验成功的真实性及精确性，落实到实践。

因为档案管理人员自身知识结构和专业特征的影响，这就要深入探究工作中的计算机技术知识。所以，建设档案信息化人才队伍在科技档案信息化过程中是一项非常重要的任务。认识对档案管理人员开展计算机技术知识培训工作的重要性，其中如网络技术和数字技术知识等。增强档案信息管理人员对新技术、新方法和新设备的使用培训，突出档案管理人员中计算机实际操作水平，借助档案信息化建设，培养经验丰富同时能够熟练地应用计算机信息技术的多技能人才。

三、结束语

医院科技档案信息化建设是一项长期的工作，建设中不可避免地出现了这样或者那样的问题，问题的解决需要制定制度来规范，还要增强人员建设及投入等。依照标准，将科技档案的信息化管理付诸实践。基于档案信息建设，力争拓宽档案资源发展，推进信息管理标准化前进的步伐，实现档案资源数字化的加速前进，产生高水准的科技档案信息化利用价值及服务水平，致力于推动医院档案信息资源的共享。本文结合自身多年的工作经验，从几个方面提出了个人有关课题研究的相关经验，其中多有不足，仅作同行参考使用，也期望医院科技档案建设和管理有新的突破。

［1］章文，田晓琼，陈梅英，龚沙.医院科技档案信息化建设及管理的发展思路［J］.办公室业务，2014，（03）：177；185.

［2］陈小莉.探析新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路［J］.办公室业务，2014，（03）：183.

［3］徐辉，罗林枝.医院科技档案信息化管理发展思路的探讨［J］.中华医学科研管理杂志，2006，（04）：239-240.