文・黎明
巧用超链接 快速查档案
文・黎明
在日常的档案管理中,我们经常会遇到这样的问题。有人来查阅档案,我们要重复这样的步骤:去库房—登记—查阅目录—调取档案—查阅—归档。很多时候是忙活半天,就只查了个日期、找个人名什么的,既占用时间,又显程序繁琐、办事效率拖沓。那么,怎样改变这一状况呢?办法就是用超链接。运用超链接功能,只需查阅目录,可以省去去库房、登记、调取实物、归档的许多步骤。
下面,笔者以大家最常用到的excel档案目录来说明超链接的使用方法。
上图所示,要查阅红框内《关于向新时期测绘好干部——***同志学习活动的通知》一文,便可以选中该表格(注意是选中表格,不是表格中的文字),右键单击后显示出快捷菜单,点击箭头处“超链接”,如下图所示。
出来下图对话框。点击红框内下拉菜单按钮,选择所要链接的电子文档所在文件夹,选择要链接的电子文档,点击“确定”。
这时会发现该表格中的文字已经变成蓝色。
点击蓝色部分内容,文件内容便显示出来,如下图:
这是文档首页的内容,如果文档有多页,可以在该行目录的后面每个表格加上页码,按上述步骤分别添加超链接。如图所示:
如果档案目录采用word格式建立,则更加简单,只需在表格内添加【1】【2】等页码,添加第一页,就选中【1】,按上述方法添加超链接即可,如下图:
上述方法虽然快速实用,但却有个前提条件,即需要把档案事先进行扫描,变成电子档案,这样才能实现上述功能。
扫描档案是一项繁琐繁重的工作,但在档案信息化管理势在必行的今天,这是我们必须要翻越的一座大山,现在的麻烦是为以后的不再麻烦而努力。因此,扫描档案一定要把工作做在平时,循序渐进,而不要总是往后推,这样越积越多,做起来会更加不容易。即时扫描,搭建超链接,档案工作才能飞速运转起来。
(作者单位:山东省国土测绘院)