公共图书馆档案管理工作刍议

付丽丽

【摘要】本文通过对公共图书馆档案管理的重要性分析，来找出现阶段公共图书馆档案管理工作所存在的问题，并针对这些问题，来提出有针对性的解决对策，促进公共图书馆档案的信息化建设。

【关键词】公共图书馆；档案管理；策略

一、公共图书馆档案管理的重要性

从本质上来说，我们要想将公共图书馆当中的档案完整的保留下来，就必须要对其进行强有力的档案管理。公共图书馆的档案管理，是查史和工作参考的保障。公共图书馆档案是研究图书馆发展和评估的第一手资料，现代化图书馆部门众多，职能各异，每个部门的活动记录都是体现不同时期图书馆发展的枝节脉络，为每四年一次的公共图书馆评估定级积累详实可靠的资料，为图书馆管理者提供参考。详细和完整的档案资料，也为广大课题研究者、馆史撰写者、学术研究者进行检索和查阅提供了方便。科学规范管理的基础。

二、公共图书馆档案管理的问题

1.档案管理制度缺失。现阶段，我国大部分的公共图书馆都是一些年代久远的老馆，早期档案工作相对单纯，只有党政、人事、财务及业务之分，且因没有专职档案人员，档案意识不够，档案在收集、鉴定、整理、归档等工作环节缺乏相应的制度[1]。幼档案收集不完整、整理不规范。

2.档案散失比较严重。从本质上来讲，档案具有明显的原始记录性，并且其主要是以纸质文档为主，但由于档案意识不足，许多应归档的文件分别由不同经办人自行保管，档案收集工作不到位，档案人员移交工作不规范，档案保管不善或者人为损毁等，纸质档案散失严重。在电子信息化快速发展的今天，传统的档案管理模式已经无法满足人们的需求。

三、公共图书馆档案管理策略

1.规范档案的管理制度。为了能够更好的规范公共图书馆的档案管理，来促使档案管理的规范化与标准化，逐步实现档案数字化、信息化，提高图书馆档案的服务水平，就必须依据《档案法》，按照公共图书馆档案保存要求和国家图书馆评估标准，制定归档范围、归档时间、档案移交、档案整理细则、档案的存放和保护制度等规范化标准，加强档案管理工作制度建设，由专职档案人员管理，制定相应档案管理制度，各部门兼任档案管理人员积极做好日常收集工作，制度要统一收集时间、收集范围、鉴定方式，要制定整理分类方案，提出保管措施，进一步规范流程管理。

2.促进档案管理一体化。随着社会的发展，传统的档案管理设备与技术已经难以满足档案管理工作的实际需求，图书馆档案管理系统也需要更新、升级，帮助图书馆档案工作者快速有效地进行档案管理。图书馆应不断更新、完善檔案管理工作的基础设备设施，如设置专门档案室，购置密集架、专用档案盒、档案装订机器等；同时采用先进的技术手段管理档案，充分利用文档管理系统，从收集到保管上保证档案管理的规范性、系统性和完整性。因此，图书馆的档案负责人应随时关注市场上已经开始使用的新技术、新设备，通过各种渠道，及时引进，并组织档案人员学习、使用，更新原有的档案管理系统，为档案工作者需加强信息技术管理和运用的能力提供最优的平台，使其更好地管理档案，为档案开发利用创造条件。

3.加大管理资金的投入。随着社会的发展，传统的档案管理设备与技术已经难以满足档案管理工作的实际需求，图书馆档案管理系统也需要更新、升级，帮助图书馆档案工作者快速有效地进行档案管理。图书馆应不断更新、完善档案管理工作的基础设备设施，如设置专门档案室，购置密集架、专用档案盒、档案装订机器等；同时采用先进的技术手段管理档案，充分利用文档管理系统，从收集到保管上保证档案管理的规范性、系统性和完整性。因此，图书馆的档案负责人应随时关注市场上已经开始使用的新技术、新设备，通过各种渠道，及时引进，并组织档案人员学习、使用，更新原有的档案管理系统，为档案工作者需加强信息技术管理和运用的能力提供最优的平台，使其更好地管理档案，为档案开发利用创造条件。

4.建立高质的管理队伍。档案管理人员的综合素质，往往能够直接影响到档案管理工作的质量与水平。图书馆档案工作者应提高公关服务意识，增强服务主动性，积极与各部门沟通协调。图书馆可以根据自身的实际情况，对档案部门的人员进行专业、专题的知识培训，使其不断更新观念，学习新知识，掌握新技能，使档案人员进一步提高自身专业知识水平，更好地适应图书馆和社会的需要。

四、结语

总而言之，为了能够更好的发挥公共图书馆的功能性，就要求公共图书馆的档案部门必须要与其他部门进行充分的配合，并通过结合实际的情况，来为其提供更加高质量的图书馆服务。要加强单位内外档案、资料的收集、开发、利用工作，准确把握信息服务方向，使档案工作成为公共图书馆各项活动必不可少的支撑，促进图书馆服务质量和管理水平的提高。

【参考文献】

[1]马月丽.公共图书馆档案管理工作探究[J].陕西档案，2015，02：39

[2]邓文婷.关于公共图书馆档案数字化管理的探讨[J].档案管理，2015，02：53-54