信息化背景下家庭档案管理研究

陈蕾

【摘要】随着中国信息化的不断提高信息化水平已经覆盖到人们生活的各个方面，我们的生活都产生了显著的影响，使我们的生活更方便，质量不断提高。在日常的工作和家庭生活形式的各种既得利益的个人信息和家庭成员的家庭档案，是国家档案信息资源社会记忆的重要组成部分的表现。因此，本文重点信息技术，家庭档案的管理问题，用自己的实践相结合的情况下做出一些改进，提高了工作效率和家庭档案管理的质量，服务民生。

【关键词】信息化；家庭档案；档案管理；问题及措施

一、信息化背景下家庭档案管理存在的问题

1.信息化管理制度不健全，档案意识薄弱。在家庭档案管理中，制度不健全首先体现在我国目前没有对于家庭档案管理的相关具体标准，而且我国的家庭档案管理主要以家庭或者家族自身保管为主，还有少量的私人档案管理机构。但是目前为止，没有国家专门关于家庭档案管理的标准和相关制度。其次，部门管理人员档案管理信息化意识较弱。人事部门也没有将管理规章、归档内容、对应归档的材料及时送交学生档案管理部门。再次，人事档案部门对基层单位档案缺乏控制和制约，使得收集、归档、保存难以落实。此外，还存在档案转递方式随意、保密措施不力等漏洞。

2.档案管理资金投入严重不足，效率低下。家庭档案记录了日常生活的点滴，能够为家庭日常生活管理提供便利，维护家庭及其成员的合法权益。但是家庭档案管理的工作任务十分繁重，因此需要大量的人力、物力投入，但是我国家庭档案管理主要以家庭管理为主，在档案管理方面的投入几乎为零，只有私人档案管理机构有部分投入，主要用于人员工资和保管场所的费用，资金投入缺乏是其经营效率低下的关键。而且很多家庭对于档案仅仅理解为家族族谱等少量的流传的纸质档案，忽视其他相关的家庭档案资料的管理。

3.保管条件和专业技术水平不高。目前，中国已经建立了家庭档案大多在让人们在家中，保存工具往往是普通货架上、包装盒。其实电子记录，特别是高储存条件和设备要求的家庭档案，一般家庭无法满足这些要求。大部分家庭是家庭档案整理日常文件材料简单的梳理，以方便日常检查，很少会考虑到各种形式的支持和家庭档案，特别是具有极大的价值长期保存的家庭档案。而另一方面，家庭信息内容丰富，形式多样，在收集，整理和保存上有一定的难度，大多数人还没有收到在家庭报送过程的专业培训将是难以实现专业化，标准化归档。

二、信息化背景下家庭档案管理改进措施

1.加强宣传，提高认识。做好家庭档案管理工作，首先需要基层档案管理部门对于该项工作的重视与指导，将档案管理工作纳入有关职能部门的目标管理范围，使其认识到家庭档案管理工作也是基层档案管理部门工作的一个重要组成部分。加大档案重要性的宣传力度，树立正确的档案观念，克服人们对档案管理工作的偏见和错误认识。通过设立档案工作宣传栏，采用举办展览、知识竞赛、专题报告会等方式进行对广大的群众进行宣传，让其了解档案管理对于生活质量提高的巨大作用。

2.拓宽家庭建档管理的资金渠道。家庭档案管理特别是建立了完善的专用文件系统的管理需要大量的资金投入，比如当你保存音频文件的数据存储需求，需要使用扫描仪时，家庭档案的数字化，这些设备价格昂贵，一般家庭或私人档案机构的负担。此外，运营需要自负盈亏，私营或民营企业建立一个独立的档案的过程中私人档案中难免会遇到资金问题。如果你不能制定有效的服务和盈利模式，档案资源管理将遇到问题。档案机构，特别是民营个人建立私人档案可以吸引私人资本，健全融资渠道的形成。私人档案都能档案材料的开发和利用，通过提供有偿服务和信息资源，为其他组织或个人发展形成了完整独立的销售渠道。

3.积极引进专业人才，加强人才队伍的建设。做好数字家庭的建设和利用，加快人才队伍建设是保证文件信息取得成果和可持续发展的关键。现在，作为家庭档案记录管理人员，不仅要掌握一般的文件管理，专业知识和计算机技术的基本技能的基础知识，还必须掌握更先进的信息处理技术。在人才建设，在信息技术的专业知识，重视引进的档案管理的专业人才，一方面促进家庭档案的家庭档案管理；另一方面要加强在職培训记录管理人员，以提高他们的计算机和网络技术，并应用记录管理系统，以便更好地开展高校档案管理信息化工作的能力。

家庭档案对于家庭和整个社会、国家而言意义非凡，建立家庭档案对家庭而言可以保存好家庭成员工作、生活资料，以备日后所需。本文就信息化背景下，我国家庭档案管理工作方面的问题提出了一些自己的建议，希望提高家庭档案工作的效率和质量。

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