海洋档案管理的问题及改进研究

杨帆 吴晓文 孙杰

摘要：海洋档案管理工作因关系到海洋事业的发展而备受重视。文章分析了当前我国海洋档案管理存在的信息化问题、安全管理问题、开发利用问题以及进馆鉴定问题，并针对这些问题提出改进的策略，以期改善海洋档案的管理工作。

关键词：海洋档案；问题；管理；改进

当前，由于我国海洋事业的全面发展，海洋档案的有关工作也逐渐受到重视。海洋档案作为一种原生的信息资源，在国家发展海洋经济、维护海洋主权、保护海洋环境等各项海洋事业中发挥着其他信息资源不可替代的作用。随着经济社会的发展以及科学技术的进步，不对变化的环境将给予海洋管理工作新的挑战，为此，必须进一步改进与加强海洋档案的管理，改进当前海洋档案管理工作中存在的问题。

一、当前我国海洋档案管理存在的问题

回顾往昔，我国海洋档案管理工作已实现多方面的进步。从“十五”期间开始，中国海洋档案馆的建设就取得了重大突破。“十一五”期间，海洋局档案馆的配备日渐齐全，各种海洋信息、文献等档案不断丰富，初步的海洋档案管理方案得到落实，这些进步标示着海洋档案管理迈上新台阶。“十二五”期间，海洋档案管理工作得到继续发展，管理机制趋于完善，海洋档案资源的全面整合、信息安全、资源共享等工作向前迈进，档案管理与服务人员结构合理。经过三个五年规划，海洋档案管理工作水平显著提升，为“十三五”的规划及部署埋下坚实基础。然而，当前的海洋档案管理工作还存在着信息化、安全管理、开发利用以及进馆鉴定等问题。

（一）信息化问题

现代社会俨然已是信息社会，档案资料的产生、加工、传输、储存与公布很大程度上都有赖于信息化。海洋档案的信息化有多项积极的意义。首先，纸质的文献资料在存储的过程中可能出现丢失，造成资源浪费，信息化后，现代计算机技术基本可以避免信息丢失的问题。其次，信息化是畅通海洋档案资料传送的有效途径，由于跨地区、跨部门项目增加，而信息传送是无法避免的工作，信息化后，海洋档案的输出与接收速率极大增加，档案管理人员的工作效率也将提升。最后，信息公开已是政府部门的工作常态，海洋档案信息化有利于公众的查询、监督。然而，海洋档案种类繁多，信息多样，缺乏具备专业知识的档案管理人员等问题，阻挠了海洋档案信息化的进程。

（二）安全管理问题

虽然档案数字化、数字化已是大势所趋，但当前我国海洋档案信息化程度仍不高，许多档案已纸质形式存在。可以说，海洋档案在其纸质存储阶段、数字化阶段、信息化后阶段都存在安全隐患，这值得档案管理人员注意。首先，纸质档案由于载体材质存在氧化的可能，长期保存或受蛀受潮都有可能使纸质档案失真，影响信息的提取。其次，数据化过程中，员工对软硬件系统存在依赖，高度集成的软件处理解码、编码和加密等步骤都无法被肉眼窥探，使得记录信息的工作人员必须配合其属性设置 [1]。最后，信息化后，网络的开放性也带来了安全问题，通过网络传播的信息在任何节点都可能遭遇拦截、读取、篡改等。

（三）开发利用问题

档案信息是一种宝贵的信息资源，也是一种生产力。提高海洋档案的利用率，对推动海洋事业发展具有重要意义。但是，传统的“重藏轻用”的档案管理观念使得海洋档案管理人员对海洋档案的开发利用问题不能形成正确的认识[2]，以至于海洋档案这一信息资源不能发挥它应有的作用。因此，必须处理好海洋档案的开发利用问题，使海洋档案更好地指导实践，提升它的实际效益与价值。

（四）进馆鉴定问题

进馆鉴定，把档案资料存入档案馆时，对海洋档案的条件、质量、密级以及齐全性等方面特性的关注，也是档案资料统一化、规范化、专业化的基础。我国海洋档案工作起步较晚，且由于前期的档案整理工作缺乏标准指导，导致已进馆的海洋信息资料存在问题[3]。尽管在2016年7月，以《国家海洋局历史档案进馆工作指南》为准则的第二次历史档案进馆工作已通过验收。但是，从档案进馆知识体系看，海洋档案的进馆鉴定工作仍有改进的可能。

二、改进现有问题的策略探讨

（一）关于信息化建设

海洋档案信息化建设的两个重点在于数据库的建设以及管理人员专业知识的建设。数据库作为信息化的硬件基础，它承载了档案数据信息化的全过程，系统性是海洋档案数据库最大的要点，以满足信息从录入、传输、提取、存储和查询等全过程的要求。除此以外，管理人员的专业性是信息化的建设的软性保障，海洋档案的管理人员不但需要具备档案管理的知识，还须通晓海洋科技的知识。正因如此，海洋档案的管理人员必须不断进修，提高自身的业务素质，以顺利实现海洋档案的信息化。

（二）关于安全管理

海洋档案的安全管理在数字化前后三个阶段中应有不同侧重。在数字化前，纸质档案的记录尽量选用结实的纸张，存放时注意室内的通风和光照、温度及湿度并做好防虫防尘等。在数字化过程中，要避免遗漏、错写等不易察觉的问题，也要尽可能熟悉计算机软件。在信息化后，要加强存储设备的保密检查，加强操作系统的漏洞扫描，避免计算机病毒入侵，在内外网间设置防火墙，档案信息加密等。除此之外，海洋档案管理人员必须强化自身的危机意识，时刻以信息的安全性为己任，以避免档案信息的安全纰漏。

（三）关于开发利用

加大海洋档案的开发，使其更好地为海洋事业服务，所以档案开发利用工作围绕的是“服务”这个中心。首先，要将归属科技、地质、生物、测绘、仪器各类的信息清楚地归档、保存并有效展示，做好海洋档案的分类工作；其次，突出重点，对过往工作中需要用到的信息资料要重点关注；最后，注重信息公开，尽可能多地将不涉及国家机密的合法信息予以公布。尽可能地将海洋档案信息转化为生产力，指导实践。

（四）关于进馆鉴定

如上所述，海洋档案管理人员需要对进馆档案的条件、质量、密级以及齐全性等方面进行鉴定。进馆鉴定时必须组织一支鉴定队伍并提前制定好鉴定工作准则，鉴定过程中规范地记录信息的内容和变化，鉴定结束后更要进一步检查与考核。此外，在鉴别过程中，不同的鉴别主体在知识体系、工作经验上可能有异，此时可应用德尔菲法，使鉴定主体在鉴定问题上达成一致。

【参考文献】

[1]李芳.海洋档案数字化资产安全风险管理[J].兰台世界，2015（23）：104-105.

[2]朱兰兰.档案信息资源开发利用对经济社会发展影响力测度问题初探[J].档案学通讯，2011（03）：79-83.

[3]薛惠芬，徐芳，孙晓燕.海洋档案进馆鉴定及其管理方法[J].北京案，2015（10）：37-38.

作者简介：杨帆（1986.10～），男，汉族，安徽安庆人， 国家海洋局东海信息中心（国家海洋局东海档案馆）助理工程师，从事档案工作。研究方向：海洋档案管理及电子档案管理。