高校档案管理中存在的问题及对策

陈宁

摘 要：档案管理是高校管理的重要组成部分。档案是记录着高校在长期发展过程中基建、教学、科研、管理等活动的重要文件，对高校的发展来说具有重要意义。本文首先分析了高校档案管理中存在的问题，进而提出了完善高校档案管理的对策，希望能够有效促进高校档案管理效率的提升。

关键词：高校；档案管理；问题；对策

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）28-32-2

0 引言

当前，随着高校办学规模的扩大，各高校也逐渐进行了扩招，这就给高校档案管理部门带来了很大的压力。档案是单位、组织和个人在特定的社会环境下参与各项社会活动的具体记录，是衔接过去、现在与未来的重要纽带。对于高校来说，档案当中记录着高校发展过程中基建、教学、科研、管理等各项活动的重要信息，并且以文字、图片、影像等多种形式保存下来，对于高校未来的建设发展具有重要的历史参考意义。高校的壮大、信息社会的发展给高校档案管理工作带来了前所未有的挑战，为了尽快适应社会形势的发展，高校要不断改进档案管理方式，提升档案管理水平。

1 高校档案管理中存在的问题

1.1 档案管理工作没有得到足够的重视

当前高校档案管理水平不高的一个关键因素就是对档案管理工作缺乏正确的认识，很多高校都认为档案管理工作不会给学校带来实质性的效益，这种错误观念严重影响着档案资源的开发利用，也不利于档案管理整体水平的提高。另外，高校在制定发展规划和战略目标的时候也很少将档案管理工作包括在内。重视程度不足成了制约高校档案管理水平提升的一个关键因素。

1.2 高校档案管理方式落后

当前，很多高校档案管理一直采用的是传统管理方式，没有将现代化信息技术和网络技术融入进去，导致了管理方式落后，跟不上形势的发展。由于管理方式落后，很多档案在查找过程中非常不方便，降低了工作效率不说，还很难配合其他部门开展工作。

1.3 档案管理设施建设滞后

档案管理设施建设关系着管理水平的提高，但由于高校管理人员对档案管理的不重视，导致资金投入不足，档案管理设施的建设存在较大的滞后性，尤其是档案存储环节，有的高校档案室破旧，存储环境恶劣，造成档案资料破坏严重，无法再利用。同时管理人员的安全意识不足，将档案资料与一些危险物品放置在一起，加上缺乏完善的保护设施，对档案资料产生极大的威胁。甚至部分高校并没有专门的档案管理部门，现代化档案管理水平偏低，严重制约了档案管理工作的高效开展。

1.4 相关制度体系不够完善

从目前的情况来看，由于思想认识上的误区以及对档案管理的不重视，很多高校都没有根据自身实际情况建立一套完善的档案管理制度体系，甚至部分学校都没有配备专门的档案管理部门和人员，导致档案管理工作随意性较强，档案整体不及时、不规范，档案信息不完整、档案遗失等问题普遍存在。因此，要想切实提高高校档案管理水平，必须要制定完善的制度体系，为档案管理工作的规范有序开展提供依据。

2 完善高校档案管理的对策

2.1 转变观念，提高对档案管理的重视

要想从根本上提高档案管理的综合水平，最为关键的就是需要高校及时转变观念，充分认识到档案管理对于高校建设发展的重要意义，从资金、政策、人力资源等方面予以支持，并将档案管理工作纳入到高校整体的发展规划当中。加强对档案管理的宣传，从整体上树立档案管理意识，使学校各部门积极配合档案管理工作的开展，为档案管理工作的有序、高效进行营造良好的氛围。

2.2 创新档案管理方式

2.2.1 加强档案管理数字化建设

为了实现高校档案管理信息化建设，必须要利用现代信息技术加强档案数字化建设，将大量的纸质文档转换成为数字形式，这样不仅方便了档案人员的管理，同时还使档案资料更易于保存，提升了高校档案资源的利用率。

2.2.2 建立档案管理信息化网站

为了提高高校档案资源的利用效率，档案管理人员可以通过网站的建设，给档案使用人员提供方便。这是当前一种非常有效的档案管理方法，这种方法能够实现档案资源的快速流转和高效传递。高校档案管理网站的建立，适应了当前信息化发展的潮流，提高了资源的使用效率，促进了高校档案管理工作的开展。

2.3 加强档案管理设施建设

加强档案管理设施建设必须要与现代化信息技术相结合。第一，建立一套完善的信息化档案管理平台，选择或者开发适合自身档案管理实际情况的档案数字化管理软件，保证软件的规范性、兼容性和实用性，并且具备满足高校档案管理的基本功能需求，提高档案信息化管理效率；第二，加强对电子档案的收集整理和归档，对纸质档案进行数字化处理，科学保存不同类型的档案存储介质，确保档案资料的安全、完整，并对档案资源进行分类整理，深化档案管理服务功能，从而为档案资源的开发利用提供支持；第三，做好档案信息管理系统的安全防护工作，确保网络信息环境安全，避免系统被入侵而造成档案被泄露或损坏，确保档案资源的安全完整。

2.4 加强高校档案管理制度建设

对于高校来说，档案管理工作涉及的部门较多，工作的内容较为复杂，必须有一条完善的制度体系作为保障，才能确保档案管理工作顺利开展，减少管理过程中的疏漏，提高档案管理水平。首先，高校要建立明确的责任制度体系，设立专门的档案管理部门，并配备专业的档案管理人员；其次，制定具体的档案管理工作目标，明确各部门的职责，使其积极配合高校档案管理工作的开展。然后，建立完善的档案工作工作规范，对档案的收集、整理、装订、归档与借阅等各个流程均给予明晰的规定，确保制度的严格落实，对于违反规定的行为和人员要进行严肃处理，从而提高高校档案管理工作的整体效率和科学化水平。

2.5 加强监管力度，保障高校档案管理质量

为保障高校档案管理工作的顺利进行，档案及各有关职能部门要加强行业监管力度，保障服务质量。在实际工作中，可以从以下几点着手：第一，超前控制，高校档案涉及的信息资源广泛，利用价值较大，档案行政管理部门要结合各个系部的档案管理现状，制定完善的控制手段和方法；第二，超前监管，采用法律、行政、经济等有效手段，加强高校档案的建设和管理工作，通过开展执法监督和管理工作，及时发现高校档案管理中存在的问题，并及时采取措施解决；第三，超前服务，高校档案管理工作者要积极谋划服务方案，通过档案目标管理、档案年检、考核及示范档案室创建活动等多种形式，帮助各系部提高档案业务水平。

2.6 不断拓展档案资源、全面丰富档案信息

高校档案主管部门，要集思广益、开阔视野，努力扩大归档范围，不断拓展档案资源，尽可能多而全地收集各种档案资料。要注重与各科研、教学部门进行沟通和联系，把握素质教育目标、准确定位教学方向，特别是结合当前教学动态和人才培养计划的实际情况，在此基础上发动各级资源力量，有序编研档案信息。要在日常汇编收集中擅于发现、挖掘、积累精英信息、特色资料和功能素材，要在详实而准确归档的基础上，善于在现有素材上进行深层次开发，充分提炼与强化档案材料的研究价值，以满足素质教育的需要。

3 加强档案管理的意义

3.1 档案能够为高校的发展提供准确、真实的数据

档案资料能够为高校的各项工作的开展提供准确、真实的数据信息，并且为高校未来的发展服务。比如学校过去科研活动、教育成果的记录都可以为当前教育教学工作提供可借鉴的经验；通过学生档案能够使教师对学生的了解更加全面，便于学生管理工作的高效开展。

3.2 为高校信息化建设提供信息支持

在当前的社会发展时期，信息化已经成为各行各业发展的一个主要趋势，高校要想实现信息化和智能化转型，必须依靠档案资料中大量的数据信息资源，为高校信息化建设提供信息支持。

4 结语

总之，高校档案管理工作是高校日常工作的重要组成部分。随着信息技术的发展，高校档案管理工作面临着严峻的挑战。针对当前档案管理中存在的问题，高校首先要加强对档案管理的重视，创新档案管理方式，加强档案设施建设和制度建设，提升高校档案管理信息化水平，确保高校档案管理工作能够高效开展，从而提升高校档案管理水平。

参 考 文 献

[1] 段红艳.高校档案管理中存在的问题及对策研究[J].才智，2014，27：52.

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