浅析信息技术在实物资产管理中的应用

刘江

摘要：随着信息技术手段的普及及信息开发成本的降低，运用信息技术加强内部管理，实现高效的企业内部管理，越来越成为企业不断追求、不断完善的常态工作。笔者所属单位运用信息技术首先在低值易耗品、固定资产、油气资产等使用期长的实物资产管理方面进行了较有成效的实践，并以此为支点逐渐延伸到其他方面，达到成本的精细管理。

关键词：信息技术 实物资产管理

生产企业资产中实物资产往往占较大比重，对油气开采企业而言比重更加突出。实物资产的全寿命周期，以投入使用时为界分为取得阶段和使用阶段，这两个阶段的精细管理都很重要，笔者根据所属单位的经验就如何运用信息技术有效实施实物资产管理进行探讨。

一、油气田企业实物资产管理目标难以实现的原因

实物资产使用的有效管理一直是大多数油气田企业比较困扰的问题，每年都要大规模耗时耗力进行资产清查盘点，盘点结果又总是存在差异，差异原因又总是难以理清，导致实物资产边清边乱，无法随时掌控。不能实现管理目标的主要原因有下列六个方面。

（1）实物资产体量大，分布散，一个小油田涉及区域可能达到几百平方公里。盘点工作复杂繁琐，难度大，不可能像现金、银行存款经常账实核对，必然核对周期长，容易积累较多问题。

（2）实物资产的精细管理要求管理人员具有相关专业技术，很多地下设备及油气井，一般财务人员难以了解其状况，专业设备较多，财务人员不熟悉其特性，对其价值和寿命判断不准，不能很好地起到监督控制作用。

（3）实物资产单项价值较大，难以区分是周转材料还是固定资产或者油气资产。如油气开采工具往往价值很大，不同的会计人员可能会形成不同的判断。

（4）复合资产较多，单项资产和复合资产容易混淆。有些设备在小企业中可能是固定资产，但在油气开采设备中，可能只是一项资产的一个组件，如电泵、电机、仪表。

（5）移动频繁，相关资料易丢失，难于落实管理责任。由于油气井的产量变化不稳定，搬迁比较频繁，设备从一个地方调到另一个地方时容易导致资料丢失，或者移动记录不准确不详细，无法跟踪资产。

（6）实物资产信息不规范，不完整。由于部门之间沟通不畅，实物资产使用者和资产记录者的习惯不同，可能将同一设备用不同的名称标识，有些设备不记录详细的设备规格型号、出厂编号等信息，导致财务部门记录的资产名称和设备管理员记录的名称不一致，清查中难以一一比对。

二、信息技术在油气田企业实物资产管理中的运用

（一）实物资产管理信息化的措施

（1）规范实物资产管理流程，包括资产预算、资产采购、验收交付、资产维修保养、资产清查、资产调剂调拨、资产报废处置等。流程中尤其强化了资产异动时资产使用部门和财务部门的沟通协调，资产信息资料的归口保管，资产性质模糊时的认定，组合资产的全面登记，并在使用部门和财务部门保持口径一致。

（2）在流程梳理的基础上建设实物资产模块管理系统。系统的核心一是减少资产管理中的人为干涉因素，二是资产在验收交付的时候即由系统自动生成条形码和二维码。条形码恒定不变，二维码随着资产属性的变动而变。每项资产，包括复合资产的附属设备，均在交付使用时粘贴资产标识标签，并制定《资产标签管理办法》，以确保标签的规范、安全。

（二）系统设计思路

1.引入内控理念，构建流程体系

在流程梳理的基础上，将机构职责及岗位职责形成处理清单，系统按照单位层面内部控制及业务层面的内部控制要求，由系统管理员负责管理企业组织机构与负责人以及机构权限，由部门负责人管理本部门人员及岗位职责。根据内控手册，将企业组织机构及机构权限、岗位权限，与各业务流程各步骤进行关联，形成系统运行纵横结合的流程体系。

设置流程关键控制节点，在关键控制节点环节，由独立视图实行严格控制，包括填制控制表单、提交处理文件、录入关键数据信息、授权人签名等，系统检测通过后，方可进入下一步骤。

2.引入作业成本管理理念

作业成本法把直接成本和间接成本（包括期间费用）作为产品（服务）消耗作业的成本同等地对待，拓宽了成本的计算范围，使计算出来的产品（服务）成本更准确真实。

公司业务流程目录实质是作业类别，各部门工作中通过流程目录选择作业类别来创建新的作业，新的作业受流程控制频率控制，如每月一次的业务不能创建两项作业，作业起点与终点即由谁创建作业和结束作业在部门职责中进行控制。

3.信息输入多样化

以前的信息系统，终端设备只有计算机，该系统还可以和图像扫描仪、二维码扫描仪、条形码扫描仪、手机等终端连接，可以录入图片、声音等证据资料，形成完整的原始资料。

（三）信息化取得的效果

（1）流程控制避免了名称不规范等导致的混乱。资产名称在验收时由设备管理岗审核确定，低值易耗品、固定资产和油气资产的认定由财务部资产管理岗与使用单位设备管理岗沟通后审核确定。组合资产由使用单位设备管理岗与财务部资产管理岗沟通后确定。资产合格证、保修卡及使用说明等资料由验收小组验收登记，物资部门统一建档保管。

（2）利用二维码及条形码技术提高清查盘点效率。有了信息编码这些资产身份信息，清查工作只需要原来清查盘点的四分之一时间即可，大大节约了人力财力，并有较高准确度。清查盘点不再需要先打印盘点表，然后来回往复的查找表中资产，只需要利用二维码及条形码扫描并对每个使用单位的资产逐项扫码，上传到系统，系统即自动统计出盘点不符项，对清查中发现的未贴标签的资产单独记录，并查找原因。

（3）资产调剂精准快速，提高了资产使用效率。对停用的设备利用扫码上传到停用设备模块，系统即将信息反馈给其他部门，如其他部门需要即可网上办理临时借用或调拨手续。

（4）资产公开透明，提高了资产管理的安全性，防止了资产流失。有些易携带、易丢失且价值较高的资产，明确保管人，并在系统中公开，形成全员自觉监督的氛围，促使保管使用人切实履行保护资产安全的责任。

（5）资产信息查询方便，通过二维码扫描可随时了解资产的大部分关键信息及调动记录。

（四）信息化系统的不足

该系统由于流程环节很多，关键环节需由独立的视图进行控制，因此一旦要修改流程，则必须要由程序设计人员修改有关视图，不方便对流程修改。另外不同的单位有不同的流程，因此系统可移植可复制的程度较低。

三、未来信息化技术在实物资产管理中的发展

信息技术日新月异，随着大数据的普及及物联网技术的发展，未来实物资产的管理将更加高效。物联网技术的发展会大大降低物联网的成本，利用物联网技术的企业会大大增加。物联网可以让企业随时了解资产的运行情况及所在位置，便于及时组织维修保养、编制更新计划。而大数据的普及及共享，使得取得需要的商业信息将不再困难，有利于公司对现有设备重新估值，有利于对设备大修还是淘汰更新做出最佳的决策，有利于与标杆企业比较设备利用效率，有利于购置更高效的资产。

（作者单位：新疆油田黑油山有限责任公司）