通过完善单位信息化建设自动实现内部控制

文/宋秀梅



通过完善单位信息化建设自动实现内部控制

文/宋秀梅

在信息技术高速发展并覆盖各行各业的当今社会，单位信息化建设已经成为大势所趋，因此，如何在信息化建设过程中将内部控制理念融入到信息化建设的各环节，是能否实现内部控制的关键所在。诚然，驱使一所医院健康持续运转离不开整个系统的各个环节，而每个环节的高效运营离不开合理的信息化建设。本文主要从收入管理系统的流程、权限、功能等环节的信息化建设中融入内部控制理论，以期达到在完善信息化建设的过程中自动实现内部控制的目的。

信息化建设；内部控制；自动实现

一、信息化建设

在信息化快速发展的今天，医院需要改变传统的管理模式，放弃投入大量人力的管理战略，以信息化建设作为医院的发展前景。在“十二五”规划中，我国就明确指出信息化建设的重要性，提出信息化主要依赖信息化技术，逐渐开发和利用信息资源，实现资源的共享，从而提升经济发展的质量和速度，从而推动社会发展进程。［1］

随着医疗卫生体制改革的不断深入和开展，完善医院的信息化建设也迫在眉睫，何为医院信息化，笔者认为有必要对其进行相关的界定：医院信息化是指借助网络和信息技术对医院的业务信息以及管理信息进行整合和分析，从而最大限度地采集医院的所有信息，并对这些信息进行传输、存储、调用和共享，从而实现医院内部资源得到最大限度的利用并促使业务流程更加科学和合理，确保医院信息的安全与完整。

二、自动实现内部控制的措施

就如何建立科学、合理、有效地信息化建设体系，对我国事业单位实现内部控制有一定的积极作用。［2］因此若要实现医院内部控制的自动实现，需在医院信息化建设的各个环节中融入内部控制理论。

《行政事业单位内部控制规范（试行）》明确指出：内部控制的目标主要包括以下几个方面：保证单位经济活动在相应的法律范围内进行、保证资产的安全并使资产得到合理有效地利用、确保财务信息的真实完整，有效防范舞弊和预防腐败，从而提高公共服务的效率和效果。［3］本文主要从医院收入管理系统的优化来阐述如何借助信息化建设来自动实现内部控制的目标。

（一）从流程上，通过完善信息化建设流程自动实现内部控制的目标

我院在医院信息系统建设过程中，通过改变传统的就诊模式，从软件流程上对漏收费进行控制，使科室人员感觉不出什么针对性，在不知不觉正常的工作流程中就实现了漏收费控制功能，例如：病人来医院就诊，要先办理一张就诊卡，记录病人姓名、年龄等个人信息，然后想找哪个医生就诊就挂哪个医生的号，医生为就诊病人建立一个电子病历，以后病人在医院所有的诊断结果、治疗程度、消费情况、药品信息都完整的记录在就诊卡内，既方便患者也方便医生，这样从流程上减少了挂号费的流失。再比如：医生在医生工作站给病人下达检验或检查医嘱，病人到收款处刷卡交费，再到医技科室作检验或检查，这样通过合理、正常的途径，自然而然，顺理成章的堵截了漏收费现象的发生。同时，患者在收费处交费后，医技科室信息系统里就可以看到需要做的检查检验项目信息，医技科室在给患者做完检查以后，要在信息系统确认此次检查已完成。操作完成的项目一般情况下就不允许退费了。如果患者在医生下完检查或检验医嘱后，病人因为某种原因不想做检查了，医生只需要给患者取消医嘱就可以了。但如果患者在医技科室已做完相关检查，医生想取消医嘱就需要医技科室同意，并在系统里操作确认。这样，通过完善就诊流程，使得医生和医技科室之间相互牵制，控制了人情检查，减少了跑漏费，加强了收入的控制。

（二）从权限上，通过权限设置自动实现内部控制的目标

医院收支涉及多个部门、各个层次、多个环节，通过在信息系统中授予不同人员不同的权限可以自动实现内部控制的效果。比如，对于住院病人退费环节的管理：病人住院期间需要收取的各项检查、治疗、护理项目繁多，病人收费必须与医嘱一致，各病区病人有不同的特点，包括长期医嘱、临时医嘱，费用在什么时候收取不好统一，病人情况复杂，退费情况也时有发生，我们通过授权控制，只有护士长可以退费，其余人员不给退费权限，这样能够分清责任，减少跑漏费等舞弊行为，便于管理。再比如，医院对于特殊药品管理：在信息系统里只给指定医生特殊药处方权限，其余人员开不出此类药品处方，大大降低了医疗风险。

（三）从功能上，通过完善系统功能自动实现内部控制的目标

医院在信息化建设过程中，管理者要根据医院实际情况完善必然的必要的系统功能，以达到内控的目标。例如：当住院病人押金不足时，为不耽误患者治疗，有的医院先做治疗，欠费由护办室临时登记在一个本子上，等病人交足押金后再录入信息系统；有的先让病人打欠条，领导审批后先按照已交押金处理，之后病人再补交。这些办法都有一些弊端，前者容易造成漏收项目费用或者因为交接班等原因忘记收费，而且不能给病人“一日清单”，造成病人对所收项目不明白；后者容易造成患者实际交押金时间与信息系统时间不一致，增加财务资金管理难度。针对以上情况，我们在病人住院系统里增加了一项“押金担保功能”，当病人押金不足又急需各种检查治疗时，收费处可以为病人在“担保押金”里录入相应数额的押金，就避免了上述情况的发生，降低漏收、少收费用的风险。此外，我们通过完善信息系统中 “病历模板”功能，使医生的医疗活动可以规范化，同时获得智能化的提醒，防止医护人员在诊疗过程中出现明显的人为差错，从而减少医疗事故的发生，减少医院医疗风险。

医院信息化建设是一个庞大的系统工程，本文只是从收入管理系统的一些细节问题上介绍了我们自动实现内部控制的一些经验和做法，今后还需要进一步完善医院信息化建设，最终达到利用信息系统自动实现内部控制的目的。

［1］ 杨力.财务信息化内部控制分析［J］.财经界，（学术版）2016（6）.

［2］ 姚燚雯 .行政事业单位内部控制信息化建设探讨［J］.财会学习，2016（15）.

［3］陈世安 .行政事业单位内部控制信息化管理浅探［J］.新会计，2016（4）.

（作者单位：河北省承德县中医院财务科）

2016年度河北省会计科研课题。