高校网上预约报账的实践与优化

文/印卫华



高校网上预约报账的实践与优化

文/印卫华

为了有效缓解高校财务的报账压力，提高财务结算效率，国内不少高校推出了网上预约报账。这一新的报账模式具有传统柜面报账所不具备的优势，但在实践过程中也存在一些不足，本文分析了这些不足，并提出了优化建议。

高校；网上预约报账

近年来，随着国家对高等教育投入的不断增加，高校各项经费呈多元化增长趋势，高校财务的核算工作量也成倍增加，而高校财务人员的编制有限，财务报账大厅经常出现排长队报销现象，“报账难”的问题日益突出。为此，部分高校开始尝试改变现行的报销模式，率先推行了网上预约报账。

一、高校实行网上预约报账的优势

网上预约报账，是指报账人员远程登录学校财务网上预约报账系统，按规定填写提交预约报账单，并在适当的时间将报销单据传递到财务部门即可完成报账工作。网上预约报账通过将网上预约系统、账务处理系统、网银支付系统的对接连通，实现了对财务数据的自动处理，大大提高了财务部门的工作效率，相比传统柜面报销而言，网上预约报账的优势主要体现在以下几个方面：

（一）节约了报账人员的时间，提高了财务工作的效率

传统的柜面报账需要报账人员在财务工作时间到柜面排队等待，高峰时段甚至需要半天时间才能完成报账。而网上预约报账，报帐人员可自由选择时间7×24小时不间断地进行办理，大大节约了报账人员的时间。同时，会计人员在收到网上预约单后，通过核对报销票据、金额、手续无误后，直接导入账务系统生成记账凭证，转入网银支付系统完成支付，减少了凭证的录入工作量，提高了财务工作的效率。

（二）增强了财务信息的透明度和及时性

传统柜面报账模式下，经费负责人往往要通过财务部门才能了解经费的使用情况，而在预约报账模式下，经费负责人在预约报账的过程中就能随时知道每一个项目的余额、分项额度情况和每一笔开支明细，避免了项目的超支、串户、不能及时用款等情况的发生，财务信息的透明度和及时性大大增强。

（三）缓解了高校“报账难”，改善了财务部门的形象

实践证明，通过保留传统柜面报账和推行网上预约报账，“两条腿走路”，高校财务多年存在的“报账难”有所缓解，报账大厅的排队等候的人数大大减少，在方便广大高校师生员工的同时也极大地改善了财务部门的形象，教职工的报怨减少了，宣传财务制度的阻力也少了许多，财务部门的满意度逐年提高。

二、现阶段高校网上预约报账存在的问题

高校推行网上预约报账，减少了报账等待，提高了工作效率，但是在实践过程中发现这一报账模式并不完美，还存在一些问题，主要表现在以下几个方面；

（一）“退单率”的居高不下影响了用户体验

网上预约报账虽然可以避免因为预算或额度不足导致的退单，但由于退单原因是多方面的，如缺少审批手续、提供的资料不全、不合法的票据等，实际工作中仍然存在大量的退单，教职工有时需要往返几次财务部门才能完成报销，降低了网上预约报账的便利性，影响了用户体验。

（二）培训宣传不到位，信息录入不规范不完整降低了财务工作效率

由于网上预约报账系统要求报账人员自行填写摘要、对报销单据进行整理分类、按经济科目分别填写，对于非会计专业人员来说是有一定难度的，如果未经过培训或培训不到位，就会出现各种不规范的预约报账单，如经济分类错误、摘要填写不完整、项目混淆等，将这种不规范的预约报账单导入账务系统就会生成不合格的记账凭证，因此需要会计人员在导入的同时进行修改，增加了录入的工作量，体现不出网上预约报账的优势，从而降低了财务工作效率。

（三）报销单据在传递过程中有遗失的风险

与柜面报账不同，网上预约报账在发生退单时，往往是通过电话联系报账人，如果报账人不能及时取走退单，时间一长就有可能产生单据遗失。同时在报销单据传递过程中，如果没有完备的交接手续，单据找不到，也容易产生扯皮，引发会计人员与报账人员之间的矛盾。

三、高校网上预约报账的优化和完善思路

（一）着力降低“退单率”

居高不下的“退单率”是制约网上预约报账效率、影响用户体验最重要的因素之一，必须花大力气来解决这个问题。

要降低“退单率”，须首先分析退单原因。实践中，造成退单的原因主要有：①缺少审批手续，如缺少学院（部门）负责人签字；②提供的资料不全，如缺少采购合同、中标文件、固定资产验收单、材料入库单等；③不合法的票据，如不是正规的税务或财政票据、涂改过的发票、伪造的发票等；④预约错误，如项目科目选择错误、预约子系统选择错误等。⑤不在报销范围内的票据，如实行差旅费定额包干后外地出差发生的市内交通费、餐费等票据、过期发票、违反廉政规定的票据等。

针对上述退单原因，笔者认为可采取以下措施进行优化：①加强收单预审。财务部门安排有丰富报账经验的业务骨干接收预约报销单，严格预审每一张单据，发现问题及时告知报账人进行完善，以减少后续退单；②将报销注意事项嵌入网上预约报账系统，在预约报账单填制过程中进行提示。通过梳理不同经济业务报销发生退单的原因，整理出针对具体业务的报销注意事项，在报账人填制预约单时及时提示注意事项，如在使用“专用设备购置费”科目时提示需附采购合同、招标文件、固定资金验收单等，在填制“住宿费”时提示某城市住宿限额等；③利用互联网技术手段，加强报销注意事项和财务制度的宣传。高校财务部门可通过微信公众平台、短信平台、校园网络平台等现代科技手段，将财务制度和常用报销注意事项分类发布，供教职工查阅。某一类型经济业务报销“退单率”较高，要有针对性地做好宣传，使教职工都能知晓制度，从而才能更好地执行制度，减少退单的发生。

（二）继续加大网上预约报账知识的宣传力度，使预约报销单的填制趋向规范

高校财务部门应当认识到，大力宣传网上预约报账的优势，不仅能够方便广大教职工更加便捷地完成账务报销，而且能够大大减轻财务人员的工作量，可谓一举两得，因此，必须对网上预约报账的推广投入更多的资源。高校可以通过制作系统操作手册、视频供教职工下载学习，也可以与学院部门合作，邀请专家和技术人员开设讲座，让广大教职工深入了解预约系统的操作流程、注意事项，培训的重点是预约报账单的填制，如何填写摘要、选择项目、科目等都要详细讲解，努力使报账人员能够正确生成预约报账单，只有预约报账单规范完整了，下一步的导入账务系统才能继续，也才能减轻工作量，提高财务人员的工作效率。

（三）增加单据物流系统，使报销单据的传递过程清晰透明

为了避免报销单据在预约报账传递过程中发生丢失，分清责任，需要在网上预约系统内增加物流子系统，从预约单传递到财务部门开始，单据就进入物流系统，接单—制单—复核—出纳，整个过程一目了然，如果报账人员没有收到报销款项，可以通过物流系统进行查询，知道单据现时的状态，及时联系财务经办人进行后续处理。增加单据物流系统，报账人员对报账结果有疑问，可以不需要到财务柜台来，自己上网就能查询到账务处理结果，也避免了单据的遗失。

高校推行网上预约报账，不仅减轻了财务人员的工作量，提高了账务处理的效率，而且为教职工提供了全新的报账模式，节约了报账等候的时间，使高校职工不再感到“报账难”，当然，网上预约报账还有一个不断完善优化的过程，需要在实践中探索提高。

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［2］林琴珍 孙思惟.高校财务报账模式发展转变与对策［J］.会计之友，2015（5）.

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（作者单位：扬州大学）