浅谈如何做好高校内部物资设备采购审计工作

赵利琴

摘要：高校内部物资设备采购审计是高校内部审计监督工作的重要职责之一，近年来，国家对高校资金投入大幅增加，高校规模不断扩大，高校教学、行政、建设等方面物资设备采购需求迅速增加，在采购中出现的问题也越来越多，如何做好高校内部物资设备采购审计工作是保证物资设备采购管理工作规范、高效、廉洁运行，提高资金使用效益，完善物资设备采购管理监督机制的重要保障。

关键词：高校；物资设备；采购；审计

中图分类号：F239.45 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）024-000-02

近年来，国家对高校资金投入大幅增加，高校规模不断扩大，高校教学、行政、建设等方面物资设备采购需求迅速增加。物资设备采购的流程一般包括立项和招标文件制定，招标、投标、定标过程，合同签订，供货验收、支付货款等环节，每个环节都有各自特定的程序，如果其中某一环节出现问题，将会导致采购工作的低效率，或者造成违法违规问题的出现，使得学校的利益受到损失。因此，高校内部物资设备采购审计，应根据采购各环节的不同特点，采购的合法性、合规性以及内容有所侧重，重点做好事前、事中、事后三个环节审计。

一、做好三个环节审计重点内容

1.事前重点做好物资设备采购立项审计及招标文件审计

物资设备采购立项审计。物资设备采购立项是实施采购的招标的前提条件，一般包含申报立项、专家评审论证和采购决策等阶段，采购立项审计内容围绕这几个阶段展开，审计内容包括：立项的手续是否符合规定；材料是否齐全；是否组织专家组进行了可行性评审；专家组的评审是否依据学校的有关规定和学校发展规划、专业设置、教学科研、实验室建设的需要及经费情况分轻重缓急进行的；对于大型仪器设备是否进行了充分的市场和用户调研，对仪器设备的性能、技术参数、规格型号、售后服务等是否进行了认真的论证等；采购资金是否到位。

招标文件审计。招标文件是采购招标工作的重要依据，对招标的结果会产生重大影响，招标文件审计主要围绕投标报名资质要求、招标文件条款、预算控制价等内容展开，审计内容包括：审查投标报名资格要求是否合理。是否设立了不合理的资格条件限制潜在投标人或者明显倾向个别投标人，是否以专有技术、专利产品、特定品牌等倾向性内容和技术规格有利于个别投标人。审查招标文件的条款内容是否完整、合规。是否对投标文件编制要求和投标保证金交纳方式、投标截止时间、开标时间及地点等予以明确；招标项目的技术规格要求和数量（包括附件、图纸等）是否满足需要；交货和提供服务的时间是否合理；投标报价、评标方法、评标标准和废标条款是否公平、可行、先进合理。审查招标采购的预算控制价是否合理。审查采购物资数量、价格、人工耗费、安装费、各项其他费用及税金等是否合理。

2.事中重点做好投标文件审计、评定标审计及采购合同审计

投标文件审计。投标文件是投标人对招标文件的响应，中标人的投标文件是签订采购合同的重要依据，审计内容包括：审查投标人是否具备学校采购项目所需的资质（资格），是否具备招标文件中列举的要求。审查中标单位投标文件是否完全响应招标文件的要求。

评、定标审计。评、定标是确定招标工作的结果的重要保障，审计主要围绕评标小组的组成、评标的客观、定标的有效等内容展开，审计内容包括：审查评标小组成员产生及组成是否符合规定，评标委员会是否由招标人的代表和技术、经济等方面的专家组成，评标专家是否按规定抽取，与投标人有利害关系的人员是否按规定回避。审查评标专家是否都是依据招标文件和评分细则独立地对潜在投标人的投标文件进行客观、公正、公平的打分，是否符合低成本高效益原则。审查评标专家出具评标报告内容科学、完整、合理性。

采购合同审计。采购合同是高校与供货商履行采购行为的重要依据，审计主要围绕合同的合法合规、条款和内容的完整规范等展开，审计内容包括：审查采购合同的合法性、合规性。主要审查采购合同的签订是否符合学校采购预算、采购计划的要求，合同的主要条款是否符合招标文件的要求等。审查采购合同条款和内容是否完整、明确、意思表达是否清楚准确，经济合同是否合法、合规；是否根据招标文件和中标人的投标文件签订；合同条款是否完整，文字表述是否严密；合同文本是否规范。

3.事后重点做好采购验收审计及采购付款审计

采购验收审计。采购验收是对合同履行的重要步骤，是整个采购结果的显现，审计内容包括：审查采购物资设备的验收是否由专业人员来进行，验收记录、验收报告是否齐全、完整等；重大采购项目是否委托国家认可的专业检测机构办理验收事项，验收方成员是否在验收书上签字。采购部门是否严格按计划要求的品种、数量、质量、时间等按期完成，有无购入设备品种、规格、技术性能等指标与招标要求与合同不符的情况等；计划有无变更，如果变更是否严格按规定的程序进行等。

采购付款审计。采购付款是履行合同重要内容之一，审计内容包括：审查支付款项是否符合采购合同所约定的条件（需要安装、施工的设备还应审查是否符合招标文件及合同的要求）。审查结算时是否扣除了预付款，是否预留了质量保证金，有无提前支付的情况。

二、抓好三个环节的审计时间节点

1.事前物资设备采购立项审计及招标文件审计时间节点

要求采购牵头部门于拟计划发布招标公告前5日将送审材料报送审计处审计，审计处在收到资料3个工作日内提出审计意见。根据审计意见，物资设备采购小组对招标文件进行完善，开展招投标工作，并将招标文件送审计处备案。

2. 事中投标文件审计、评定标审计及采购合同审计时间节点

开标结束2日内，采购牵头部门将招投标文件、评标报告、拟签订的经济合同等材料报送审计处，审计处在3至5个工作日内提出审计意见。根据审计意见，物资设备采购小组对采购合同进行完善，按照学校合同管理规定，签订正式合同，并将正式合同送审计处备案。

3.事后采购验收审计及采购付款审计时间节点

要求采购牵头部门于采购项目验收合格5日内将签订的经济合同、物资设备验收报告、入库清单等材料报送到审计处，审计处在3个工作日内提出审计意见。根据审计意见，财务部门依照学校财务报销审批程序办理支付手续。未经审计，财务部门不得办理报销。

三、严格三个环节审计资料的提供

1.事前物资设备采购立项审计及招标文件审计提供的资料

主要包括：主管校领导审批的采购计划申请报告；物资设备采购立项相关资料；预算控制价及可行性论证报告（含电子版）；经相关部门会签的招标文件初稿；其他需要提供的资料。

2.事中投标文件审计、评定标审计及采购合同审计提供的资料

主要包括：主管校领导审批的采购、评标等小组成员名单及代表分工；招标文件正本（含电子版）；供应商的资格审查及考察资料；投标文件、答疑纪要、会审纪要等（含电子版）；评标专家的评标报告；拟签订的合同（含电子版）；其他需要提供的资料。

3.事后采购验收审计及采购付款审计提供的资料

主要包括：签订的采购合同；物资设备采购验收报告、入库清单；物资设备项目安装竣工验收单（需要安装、施工的物资设备）；供货单位提供的发票等其他需要提供的材料。

通过对上述三个环节内容的审计监督，不仅能有效控制物资设备采购的风险，进一步加强单位内部控制，规范采购行为，提高有限经费的使用效率，而且也有效保护干部，促进党风廉政建设。