如何提升事业单位档案管理工作水平及创新工作

2016-11-09 03:14徐勤斐
现代经济信息 2016年24期
关键词:管理创新事业单位档案管理

徐勤斐

摘要:档案记录了单位的发展历史和重要信息资料,对于单位的管理和发展具有重要的价值意义。本文主要针对事业单位档案管理工作进行探讨,并提出了提高档案管理水平的创新思路,以供参考。

关键词:事业单位;档案管理;管理创新

中图分类号:G271 文献识别码:A 文章编号:1001-828X(2016)024-000-01

一、引言

事业单位是以社会公益为目的的重要服务组织,随着我国各项事业改革的不断推进,事业单位作为重要的组成部分,对于档案的管理也做出重大的转变。在当前经济发展迅速的背景下,事业单位要进一步规范档案管理工作,更好地发挥档案管理的作用,事业单位必须要有针对性采取有效策略,加快档案管理工作创新,以提升事业单位档案管理水平和效益,加快档案现代化管理实现的进程。

二、事业单位档案管理目前现况

1.档案管理基础业务相对薄弱

从当前事业单位的管理情况来看,档案管理没有作为重点工作引起事业单位的关注,导致在工作实践中,对国家相关法律学习和贯彻不力,这样就使档案管理工作的开展缺乏有力的理论基础,导致管理混乱情况的出现。当前事业单位对于档案的管理,没有清晰的管理机制,缺乏合理的工作流程即工作标准,这样就算是制定了档案管理制度,也无法得到有效落实,并且缺乏监督、监管,使得档案没有规范性可言,档案杂乱无章、私自处理等情况成为了常见现象,严重违反了档案管理的目的和原则,还为事业单位管理工作增加了负担,造成了巨大的资源浪费。

2.档案管理模式相对滞后

提高事业单位档案管理工作的效率,就需要从根本上改革档案管理模式。在职能日益清晰、责任更加明确的背景下,事业单位日常档案信息处理,也逐渐变得繁琐和复杂起来。但是,由于受传统观念的影响,事业单位的档案管理模式,却未有明显的改变。事业单位缺乏建立健全的档案管理机制,仅依靠传统流程根本无法及时完成对档案信息的处理,还由于事业单位内很多都不配备先进的管理设备,因此档案管理就一直沿用传统的管理方式,这使得档案管理工作不仅效率低下,还使的很多资料资源受到了破坏。

3.档案管理相关资源利用不足

目前,信息科技已经广泛应用到社会生活、工作等各个领域,并日益成为推动发展的重要工具。尽管档案管理工作是事业单位管理工作的重要组成部分,但由于一直对其没有正确认识,并且没有足够的重视,因此根本没将现代信息化手段引入到档案管理中,导致档案管理效率和效益比较低。甚至在很多单位,档案管理室不仅简陋,而且必要的配置也没有备齐,更不用说现代化的档案管理工具了。虽然有些单位的档案管理进行了计算机的处理和储存,但并未得到有效的利用。很多事业单位对档案资源仅仅视为是存档的资料,工作的开展也只停留在对资料的真理和存储上,没有开展后期的分析和利用,很多具有价值的资料就被埋没其中了,浪费了有效信息的利用价值,也使得档案管理工作进入了相当被动的状态之中。

4.从事档案管理的人员缺乏应有的专业技能和素质

对当前事业单位从事档案管理的人员队伍进行分析,我们可以看出,很多事业单位从事档案管理工作的人员并不是专业人员,其往往都身兼多职,对于档案的管理不仅缺乏专业性,也缺乏应有的责任心,这就对档案管理工作的有效开展造成很大的影响。另外,事业单位对档案管理工作不够重视,没有组织相应的专业培训和工作指导,这也使得档案管理人员在处理文件资料时,缺乏有序性、规范性,保存也不够及时和标准,导致后期档案的查阅及使用都受到限制。

三、新形势下提高事业单位档案管理水平的创新思路

1.创新档案管理制度,促进档案管理工作的发展

制度是工作开展的依据,更是提升效率的有效工具,因此要改变事业单位档案管理的现状,提升工作的整体效率,首先就是要制定完善的档案管理制度。第一,明确档案管理制度的方向,清晰管理内容,对机构岗位设置制定相应的标准和规范;第二,要突出制度的管制作用和地位平等性。在对档案制度进行变革时,一定要从管理者和员工两个方面进行约束设置,保证档案管理制度具有独立性以及规范性;第三,制度中设置严格的界线,奖罚分明。对于负责、工作积极的员工一定要给与奖励,为了自己利益擅自恶意更改档案资料、出现非法行为的员工,一定要给与适当的惩罚,保证事业单位档案管理工作的顺利、健康发展。

2.创新档案管理信息化建设,提高档案管理水平

事业单位在当前经济发展迅速的大环境下,要寻求稳定的发展,就必须对当前的形势有正确的认识,看到当前信息技术的优势,并充分将其利用,不断提升档案管理的效率。事业单位要从软硬件方面进行改进,不仅实现计算机、扫描仪等硬件设备的配备,保证文字类、图片类资料的纸质化和数据格式的并存,保证信息资料的完备性。同时,档案管理工作还要重视对技术的改进和创新,并通过网络,实现信息的共享,从整体上提升档案资料的管理质量。

3.改革单位内档案管理的服务手段,提升信息资料利用率

事业单位对档案管理没有给与足够的重视,因此档案管理工作的开展缺乏有效性。针对这点,事业单位必须做出理念上的转变,除了对档案管理引起重视,还要通过档案管理服务手段的不断改革,提高档案开发的力度,使有价值的档案资料得到充分的开发和利用。可以设置单位内局域网,强化信息的检索功能,使单位能可以创建起自己的小型图书馆,不仅方便了各部门资料的查阅和利用,还使档案服务手段得到了升级,促进了档案管理工作的发展。

4.建立健全培训机制,强化技能,增强管理人员的业务能力

数字化的趋势不断加强,对于档案管理工作亦是如此。从事档案管理的人员必须认清当前的情况,加大业务能力的培养和提升。事业单位也要创立健全的培训机制,结合事业单位本身的实际情况,针对管理人员开展有效的专业培训。培训应将结合网络知识,强化实体培训。对管理人员的专业基础理论知识开展引导性学习,通过不断的实践,增强他们的技能操作能力,不断促进档案管理工作水平的提升。

四、结语

综上所述,在新形势下,事业单位档案管理工作的重要性更加凸显。在日常管理实践中,事业单位只有立足单位档案管理实践,从多个方面加强对人才的培养,并强化创新培养,开展有针对性地有效策略,才能不断提高档案管理水平,使其经济效益和社会效益得到最大化发挥。

参考文献:

[1]徐华妹.针对事业单位档案管理工作创新的浅析[J].经营管理者,2016,07:276.

[2]程晟.关于事业单位档案管理创新的思考[J].黑龙江史志,2014,11:141.

[3]王翠娟.浅谈事业单位档案工作的创新[J].办公室业务,2016,12:116.

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