跨组织文档管理流程的优化与推广

文 / 钱爃

跨组织文档管理流程的优化与推广

文 / 钱爃

文章在在尊重各组织文档管理独立性、自治性的基础上，创造性地提出了基于“主流程 + 子流程”的模式实现平等、互相协作的跨组织文档管理流程，以实现跨组织文档管理流程的标准化。

跨组织；文档管理；协作流程

一、研究背景

跨组织文档管理是指基于业务流程和信息技术的结合，使组织间相互配合，进行有序的文档管理活动。[1]在核电项目建设过程中，有数量庞大、种类繁多、格式多样和编码各异的文档在业主、工程公司、设计院、设备供应商、土建承包商等多个组织之间流转。为了有序管理跨组织文档，需要做到组织间管理流程的无缝集成以及业务数据的共享。

在目前的核电建设领域，已实践并取得成效的跨组织文档管理流程一般有两种。其一是各组织进行独立的文档管理，在组织间采用人工或系统接口的方式进行文档交换。它的优点是文档管理相对独立、稳定和可控，内部管理流程相对成熟；缺点是组织间整体管理流程结构松散，组织间的沟通渠道由人工或系统接口承担，增加了文档丢失、传递不完整等风险。其二是由业主或工程总包方牵头，要求各组织使用其文档管理流程。它的优点是流程高度集成，将各组织纳入到一套流程中进行管理，有效避免了数据丢失、传递不完整等风险，提升了整体管理效率；缺点是管理不平等，组织间的文档管理流程被业主或总包方控制，管理过程中产生的大量知识产权被其掌握，无法进行数据共享。同时，各组织原有的管理流程和管理习惯被打破，势必出现新的管理矛盾与利益冲突点。

跨组织文档管理流程从管理深度上可分为流程互连、流程整合、以及流程标准化。[2]传统的跨组织流程基本实现了流程互连和流程整合，从实践效果来看，各有优缺点。本项目尝试研究一种全新的跨组织文档管理流程，以“提供凭证、实现共享、支撑业务”作为核心目标，在尊重各单位独立性、自治性的基础上，建立平等的互相协作的跨组织文档管理流程，以实现跨组织文档管理流程的标准化。

二、研究成果

建立标准化的跨组织文档管理流程，关键在于协调各方确定跨组织文档管理的整体目标，围绕该目标进行统一的管理流程、数据标准、接口规范以及平台载体的研究设计。

（一）跨组织文档管理流程

跨组织文档管理的难点在于将各组织的管理目标和利益诉求进行融合与平衡，最终本次研究的跨组织文档管理流程采用了“主流程 + 子流程”的模式，主流程用于各组织间的文档流转，实现流程的协作管理；子流程用于各组织内部文档流转，实现内部流程的独立管理，主流程与子流程的文档信息进行实时交互。

组织协商并确定用于主流程流转的各组织应当共享的文档和元数据范围；确定用于子流程流转的各组织应当私有的文档和元数据范围；文档和元数据范围的协商通常会涉及到不同组织的管理和利益问题，协商结果直接影响到跨组织文档管理流程的实施深度以及实施效果。

由跨组织文档管理流程的核心组织完成主流程的设计建模，设定流程框架，梳理流程界面及接口信息。各组织设计各自的内部子流程，子流程的输入和输出均通过主流程传递至各组织。

以一支典型的跨组织文档管理流程——E&DCR（工程设计变更申请单）流程为例，该流程由1支主流程+3支子流程组成，主流程应用于各组织间文档管理；子流程分别应用于发起方（设备供应商、土建承包商）、承包方（工程公司）以及设计方（设计院）等内部文档的管理。

（二）跨组织数据标准和接口规范

为了确保跨组织文档管理流程适用于各组织，以及主流程与子流程可实时交互，需建立统一的数据标准和接口规范，协调管理各层次的信息交换。标准化的数据和接口规范主要包括分类、编码、元数据、数据字典以及模板等。

1.分类。统一分类的意义在于确保主流程与子流程可准确识别同一种文档类型，并按照已定义的流程要求处理该类文档。跨组织文档管理流程的流转主体是各类文档，每一类文档在各组织内部具有不同的管理要求。我们应该将文档进行类别划分，再依据划分结果设计不同的主流程与子流程，以满足不同的管理要求。分类的确定是基于跨组织文档管理的需求而共同协商制定的，分类结果直接影响用于跨组织管理的文档类型以及对应需要建立的跨组织流程的种类。本项目中将分类的结果称为“类（Type）”，指具有共同属性或特征的文档的集合，[3]每一种跨组织流程管理一种或者多种“类”。该分类的使用不影响各组织内部已有的其它文档分类。该分类随着跨组织流程的开展而不断增加和优化，一旦需要对分类进行调整，必须获得受影响的各组织的确认，以保证跨组织流程实施的一致性。本项目共协商确定了9类（Type）文档需要进行跨组织管理，同时依据每一类文档管理要求的差异设计了6种跨组织流程。

表1 跨组织协作流程所采用的主要分类

2.编码。编码是给文档赋予代码的过程。[3]统一编码的意义在于，促使各组织在主流程和子流程运行过程中，均可准确识别该文档，确保跨组织流程处理的是同一份文档。编码是跨组织文档管理的基础要素。本项目主要采用《文件编码规则》和《项目通讯细则》对跨组织文档进行编码。

《文件编码规则》适用于工程文件、RFI、EDCR、EP、EE以及NCR六类文档的编码。该编码通常由4个字段组成，分别是电厂标识码、定位码、文件类型码和序列号，[2]每个字段之间用连字符“-”隔开，在跨组织流程中使用“编码+版本”对该类文档的唯一性进行标识。

《项目通讯细则》适用于会议纪要、传递单以及函件的编码，该编码由4个字段组成，分别是项目代码、发文方通信渠道代码、收文方通信渠道代码和流水号，每个字段之间用连字符“-”隔开。

编码规则定义了编码的结构形式、使用规则、分配规则和管控要求，需要各组织协商通过并在核电项目建设过程中共同遵守。该编码规则已应用在表1的9种文档的编码中，是跨组织管理流程中各类文档采用的指定编码规则。

3.元数据。元数据是描述文档背景、内容、结构及其整个跨组织管理过程的数据。[4]统一元数据的意义在于，确保通过跨组织管理流程传递的元数据能被各组织识别和管理。元数据是保证文档有效性、完整性和长期可用性的必要元素。如果把文档作为数据，那么元数据就是数据的数据。元数据依附于文档存在，其包含的信息很多，如题名、版本及作者等。不同类型的文档，其元数据不尽相同。本项目中每一种文档类型的元数据都分为共享和私有部分，共享部分用于跨组织主流程，私有部分用于各组织内部子流程。两部分元数据可同时依附于同一种文档类型存在，以满足跨组织主流程和组织内部子流程的不同管理需求。

元数据的设计依据表1中的9种文档分类开展。为了便于索引和管理元数据，采用了类（Type）、元数据（Metadata）以及数据字典（Data Dictionary）来索引和管理元数据。

4.数据字典。数据字典是一系列互相关联的元数据项组成的集合。[4]建立数据字典的意义在于保证各组织用于跨组织流程的元数据的一致性。每一个文档类型对应几十甚至上百种的元数据，多个文档类型叠加以后形成了海量的元数据。为了便于使用和管理元数据，按类对元数据进行归类并建立索引形成了数据字典。

数据字典本身随着跨组织流程的开展而不断完善和优化。跨组织流程需求的变更将影响到类的变更，类的变更传递至元数据，元数据变更传递至数据字典；在类不发生变更的情况下，也可依据需求直接变更元数据，从而使数据字典更加完善和优化。本项目依据表1中的9种文档分类梳理数据字典。

5.模板。统一模板的意义在于保证跨组织流程中各类文档的格式符合管理要求。在跨组织文档管理流程中，流程运行的主体是文档，例如RFI设计澄清单、EP接口单、EE接口单等。依据“表1”的9种文档类型，研究分别设计了相应的文档模板。模板采用WEB页面的方式实现，使用后台元数据库自动填充方式实现大部分内容的自动填写，用户仅需填写正文内容即可完成文档编制，经过编、审、批流程后加载电子签名，WEB页面自动转化为统一格式的PDF文档后进行跨组织流转。制定统一的文档模板，使文档管理要求、流程页面展现、用户体验以及运行效率等方面均有大幅提升。

梳理并实现跨组织文档类型、编码、元数据、数据字典与模板的统一，需要各组织之间的深度协作，也是实现跨组织文档管理的基础。在此基础上建立标准化的跨组织文档管理流程，可以提升跨组织文档管理的整体水平。

（三）跨组织信息化应用平台

信息化平台是实现跨组织文档管理规范化与标准化的重要工具。跨组织管理流程主要使用了文档一体化管理平台EDRMS作为实现平台。该平台对实现跨组织文档管理流程提供了有效的技术支持，它具备高效的流程驱动引擎、强大的数据检索功能、完整的数据存储和统计功能等, 同时在跨组织文档的内容、背景、结构及文件之间建立了紧密联系。[5]对于暂时还未接入跨组织协作流程的组织，平台提供了无缝的数据交换方案，以解决急迫的使用需求并减少组织的资源投入。无缝的数据交换作为跨组织协作流程的补充，在实践中了取得了良好效果。其优势在于充分利用各组织现有资源，依靠EDRMS平台接口的通用性、稳定性和可靠性，为跨组织文档管理流程的实现提供了更多方式。

三、应用状况

本项目实现了跨组织文档管理流程的协作管理，对组织间流转的文档和元数据的管理达到了高效、安全和可靠的目标；完全尊重各组织已有的文档管理模式，在保持各组织内部管理流程独立性的基础上，实现了跨组织流程的协作；最大程度地保护了各组织的自身利益，各组织根据跨组织主流程的需要，有选择性地提供文档和元数据；各组织内部的子流程具备完全独立性，只需满足与主流程接口要求，子流程改进不会影响跨组织流程的运行。

各组织内部可用一支通用的子流程管理所有同类别的项目，提升了管理效率，节约了管理资源投；统一了分类、编码、元数据、数据字典与模板，实现了跨组织文档管理流程的标准化，大幅提高了跨组织文档管理的水平；实现了项目现场与本部的一体化管理，满足了异地、跨组织、跨地域文档管理的需要。

目前基于表1九种文档类型设计的六种跨组织文档管理流程均已上线，分别于2013年7月上线了信函流程，2014年9月上线了EDCR和RFI流程，2015年6月上线了E-P流程，2016年4月上线了NCR和E-E流程。在推广过程中，跨组织文档管理流程受到了各个单位和业务部门的欢迎。目前该成果已经成功应用于山东荣城CAP1400示范工程、浙江三门核电二期工程、山东海阳核电二期工程和广东陆丰核电一期工程的项目建设，主要参与的组织包括工程公司、设计院、业主、设备供应商、施工承包方等，已基本覆盖了核电建设全产业链。它的主要实施效果体现在“提供凭证、实现共享、支撑业务”等方面：按照管理需求的不同，同一份文档，可在跨组织流程中实现部门内、组织内以及组织间的循环流转；经过跨组织流转的文档，从文档产生至流转结束，保存了完整的跨组织元数据，供各组织共享使用；跨组织流转的文档，流程信息可实时跟踪查询，提供完整的跨组织流转记录，保证了跨组织文档的完整性、真实性、可靠与可用性；组织间文档业务管理效率大幅提升，流程效率平均提升30%；组织间文档交换效率提高为2-3倍，同等条件下，可节省文控人员30人/年。

截至2016年6月，已运行的跨组织文档管理流程总计304736项，涉及跨组织文档总计778732件。按2015年数据测算，每年可节省的经济效益约为547万元。保守估计，跨组织文档管理流程的实施平均可实现30%业务效率的提升。随着今后上线项目增加以及年运行流程量的增加，管理效益还将持续增长。

四、推广前景

传统的跨组织文档管理流程大部分由员工承担业务的沟通与延续，人员的参与将原本完整的业务流程进行了人为割裂，加大了文档管理的风险，尤其体现在组织人员变动时，保持业务流程的连续性就变得更加困难。

本次研究的跨组织文档管理流程以项目的整体效益为目标，极大地改善了组织间协同工作能力，保障了跨组织文档业务的持续性，降低了项目运行风险，提升了跨组织业务的处理质量和效率，降低了资源消耗和人工使用成本。

大型项目的建设通常是一个庞大而复杂的系统工程，跨行业、跨组织、跨地域、跨专业的协作是不可避免的。标准化的跨组织文档管理流程可广泛应用于由业主、设计院、工程公司和承包商等多个组织参与协作的大型建设项目，同时此类项目具有组织间合作持久、流程相对固化、业务情况复杂等特点。对于小型项目、流程变动较大、合作单位变更快的跨组织协作，不适用于本方案。

[1]李晖.跨组织业务流程协同关键问题研究[D].山东大学,2010.

[2]雷波.基于跨组织业务流程重组层次理论的实施风险研究[D].复旦大学,2005.

[3]国家质量监督检验检疫总局.GB/T 10113-2003分类与编码通用术语[Z].2003-12-01.

[4]国防科学技术工业委员会.EJ/T 1224-2008核电电子文件元数据[Z].2008-10-01.

[5]国家能源局.NB/T 20041-2011核电文档管理系统功能要求[Z].2011-07-01.

TP311.52 文献标识码：A 文章编号：1005-9652（2016）06-0022-04

（责任编辑：虞志坚）

钱爃（1984-），上海人，上海核工程研究设计院信息文档管理中心馆员。