“十三五”期间期刊出版单位档案信息化管理改革与路径分析

文 / 刘鑫

“十三五”期间期刊出版单位档案信息化管理改革与路径分析

文 / 刘鑫

档案管理意识薄弱、档案管理人员匮乏等因素，弱化了档案的利用功能。现代信息技术和档案管理的信息化发展为期刊档案管理的信息化改革带来了契机。期刊网络采编系统与数字档案管理系统的有机整合，将打破期刊出版与档案管理割裂的现状，提升期刊档案管理的信息化水平和期刊的核心竞争力。

期刊出版单位；期刊档案；档案管理；档案信息化

期刊作为科技水平和学术成果的重要展示平台，在出版业务活动中产生了大量的具有研究查考价值的档案资料。这些资料是学术研究传承和延续的基础。规范化的期刊档案管理不仅反映了期刊出版单位管理的规范化程度，也是期刊质量提升和核心竞争力提升的有力支撑。因此，期刊档案管理不仅是我国档案管理工作的重要组成部分，也是期刊规范化和科学化建设的重要内容。

我国自2000年明确提出“加快档案信息化建设”目标以来，在互联网应用和现代信息技术的推动下，档案信息化发展迅速。“十二五”时期，我国已经初步建成了档案信息化体系。与此同时，期刊的档案管理工作却处于停滞乃至倒退的境况，大部分期刊的档案还是纸质文件，仅有极少部分为电子文档，且缺乏专业化管理。长期放任自流的档案管理严重滞后于档案信息化管理步伐，也给期刊的可持续发展带来了隐患。因此，本文在对档案信息化研究现状进行分析的基础上，剖析当前期刊档案管理中存在的问题，并以此为基础，提出“互联网+”背景下的期刊档案信息化管理改革路径。

一、档案信息化研究现状

2000年12月10日，全国档案工作会议审议通过了《全国档案事业发展“十五”计划》，提出要“加快档案信息化建设。加快现有档案的数字化进程，在档案利用服务的数字化和网络化方面取得明显进展”[1]。随着“档案信息化”目标的设立，相关理论研究也取得了丰硕的成果。例如，《山西档案》自1994年开始刊载“档案信息化”相关研究成果，2006年起在增刊中进行专题研究，2014年设立“档案信息化”专栏。该刊至今发表“档案信息化”相关学术成果158篇，已成为档案信息化研究前沿成果的重要传播窗口。下面以《山西档案》为切入点，分析二十多年来“档案信息化”的研究现状。

从时间维度来看，档案信息化研究可以分为三个阶段。

（一）初探期（1994—2000）

1994年4月，中国国家计算与网络设施NCFC工程连入Internet的64K国际专线开通，实现了与Internet的全功能连接。从此，我国正式成为真正拥有全功能Internet的国家。[2]至此，利用数字化、网络化手段进行档案管理的研究逐步展开。这一时期的研究成果非常少，《高校档案管理信息系统的研制和应用》（1994）一文介绍了《中国矿业大学档案管理信息系统》的功能、结构和特点；《“电子政府”与档案工作》（2000）则指出，“电子政府”是我国进入21世纪的重要工程，档案工作应抓住机遇，积极采取措施。总体来说，初探期的研究还比较浅显，成果较少。

（二）全面探索期（2000—2012）

2000年《全国档案事业发展“十五”计划》的审议通过，开启了档案信息化研究的新局面。《建立信息技术服务网络优化档案信息化资源配置》（2001）结合《全国档案事业发展“ 十五” 计划》，分析了“十五”时期档案信息化建设面临的困境，并从信息化成本角度提出建立了区域性的档案信息技术服务网络的建议。此后，随着信息网络技术的发展，档案信息化研究领域不断细化，研究范围和深度都不断加大。研究领域不断细分为高职院校、进修院校、国有企业、医保、房地产、林权等，跨学科、跨专业研究成果显著。

（三）新媒体时期（2013— ）

国家新闻出版广电总局发展研究中心于2014年2月发布的《中国视听新媒体发展报告（2013）》指出，“商业新媒体正在获得更高的社会认同和媒体价值”。这标志着融合媒体时代正式开始。2013年以来的档案信息化研究也带有新特征。《“云存储+智能终端”的档案管理模式初探》（2013）在分析云存储的结构和优点以及档案用户需求的基础上，提出将“云存储+智能终端”模式应用于档案信息管理和服务中，实现档案信息检索和利用一体化。《基于云计算和3D虚拟技术的智能化档案信息服务研究》（2014）将云计算与3D虚拟仿真技术相结合，实现信息资源的全面收集、有效监控以及便捷化利用。《论“互联网+”背景下的三甲医院人事档案信息化管理》（2016）运用“互联网”思维和“大数据”观念，探析医院人事档案信息化管理。

经过二十多年的理论研究，档案信息化从研究范围、深度、技术等多个层面取得了丰硕成果。但同时，我们也发现，对于期刊出版活动的档案管理尤其是信息化管理的研究却很少。因此，我们有必要对期刊出版活动中的重要环节——期刊档案管理进行分析。

二、期刊出版单位档案管理存在的问题

期刊出版单位在出版活动中会产生大量的档案资料。这些资料不仅包括刊印出版完成的纸质版期刊，还包括每一篇文章的原始稿件、审稿（退修）凭证、历次校样、出版后样书、出版情况统计表等各阶段原始资料。此外，办刊方针和编校制度等规章制度、期刊出版许可和印刷凭证、历届编委会成员名单及编委会议记录等也是重要的档案资源。但在实际工作中，期刊出版的档案管理还存在一些问题。这主要表现在以下几个方面。

首先，缺乏档案管理意识，管理手段落后。根据《期刊出版管理规定》，期刊出版单位包括具有法人资格的期刊社和不具有法人资格的期刊编辑部。但无论是哪类出版单位，期刊质量的提升、稿件的处理、期刊的出版发行都被各单位视为工作重点，部分单位甚至将资料归档视为可有可无的工作，没有足够地重视它。一期期刊刊印出版发行后，除对出版完成的样刊留存纸质和电子备份外，出版活动中的其它资料很少进行归类整理和存档。另外，整理归档的资料大部分停留在纸质材料上，数字化、信息化管理方式很少。即使有的期刊引进了专业的档案管理系统，也仅是记录一些基本的信息，未能有效地对档案资料进行后续整理、加工以及再利用。这大大降低了出版档案的价值，弱化了档案的利用功能。[3]

其次，档案管理知识匮乏，缺少专业档案管理人才。一般来说，期刊社的档案由其自行归档保管，期刊编辑部的档案由所属上级部门统一整理后由档案部门专门保管。档案工作表面看似简单，但却是一项融“史实性、专业性、知识性、服务性、系统性”于一体的专业活动，需要专业的档案管理知识作为支撑。自负盈亏的期刊社出于成本考虑，很少会安排专人负责档案管理；而部分期刊社和编辑部虽然有上级主办单位专门的档案部门进行统一管理，但档案部门也仅就主要的档案进行归档。以学术期刊的出版主力——高校学报出版单位为例，一般高校学报的档案资料都由学校的档案馆统一管理，但档案馆也仅会对出版后的纸质期刊进行归档保存，而在编辑活动中产生的其它重要资料只能由出版单位自行保管。由于缺乏专门的档案管理人员和专业的档案管理知识，这些学报的档案管理都不尽如人意。

三、期刊出版单位档案信息化改革与核心竞争力提升的具体路径

“十三五”规划指出，要“牢牢把握信息技术变革趋势，实施网络强国战略，加快建设数字中国，推动信息技术与经济社会发展深度融合，加快推动信息经济发展壮大”。随后，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》再次将“档案管理信息化”列为未来五年重点发展目标。随着现代信息技术的发展和“互联网+”时代的到来，期刊出版单位档案管理的信息化改革已刻不容缓。

首先，建立健全档案管理制度，提升档案管理意识。目前，各级期刊出版单位都根据自身出版现状出台了一系列的规章制度，如《编辑规范流程管理制度》、《审稿制度》、《编委会职责》等，但鲜有单位建立《出版档案管理制度》。出版档案管理制度的建立健全，能够有效地规范期刊的档案管理工作。各部门（科室）的责任编辑应当依据档案管理制度，在日常工作中认真搜集整理出版资料，并定期由专人对档案进行系统编目，立卷归档。各期刊出版单位还应加强编辑出版人员的档案管理意识，使他们深刻意识到：良好的期刊出版档案管理是期刊出版工作顺利发展的重要保障，期刊出版档案管理也是增强核心竞争力、拓宽市场渠道的需要。

其次，充分利用现有信息技术，探索个性化档案的信息化管理模式。虽然数字化档案管理系统已经非常成熟，但对于大多数期刊出版单位来说，如果为此另外购买档案系统，不仅会增加运营成本，而且会增加兼职档案管理员的工作难度。而期刊网络采编系统资源整合的功能恰好能够解决档案采集与管理的衔接问题。期刊网络采编系统是集在线投稿、收稿、送审、审稿、发布、阅读研讨、分享交流于一体的数字化期刊出版平台。它是简单、高效、便捷的互联网与期刊出版活动的有效融合，目前已被诸多期刊出版单位采纳使用。期刊出版的全流程资料都可以在期刊网络采编系统存储。因此，如能将期刊采编系统与数字化档案系统进行整合，将打破期刊出版与档案管理割裂的现状，大大提高期刊原始档案的管理效率和信息化水平。融合后的期刊网络采编（档案）系统，在原有框架基础上增加了档案管理模块。出版单位根据自己的具体情况，直接从数据服务器选取需要归档的信息，并根据需要灵活地添加如规章制度、出版许可等其它档案信息。在权限设置的基础上，作者、审稿专家均可以依据相应权限查阅档案信息，进而改变期刊档案“藏而不用”的现状（图1）。

图1 期刊网络采编（档案）系统框架

再次，培养具有专业档案知识的专（兼）职管理人才，提升人才新媒体素养。目前，期刊出版全流程中的大量档案资料主要是由出版单位自行归档留存，除极少数单位拥有专门（专业）的管理人员外，大部分的档案管理工作由兼职人员（如责任编辑、编务等）完成。这些兼职档案管理人员没有专业的档案知识背景，在档案管理中容易出现纰漏和不科学的地方。当前，让所有期刊出版单位均配备专业的档案管理人员并不现实，也容易造成机构臃肿，增加成本。因此，我们有必要对现有的档案管理人员进行系统的、有针对性的档案知识培训，如参加技术培训和学术会议、自主学习等，逐步提升档案管理队伍的素质。

随着互联网的迅速发展和日益普及，新媒体在信息传播的速度、广度以及社会影响等方面表现出传统媒体难以比拟的优势，成为名副其实的主流媒体。[4]在此背景下，融媒体数字化信息平台已成为期刊出版发行的重要载体。手机APP、微信客户端、云平台等数字化媒介在档案管理中也开始逐步应用。因此，我们需要对现有期刊档案管理人员的知识结构进行更新和调整，使其及时地掌握新媒体应用技术。

档案作为期刊编辑活动的工具，也具有重要的文化价值和情报价值。科学、高效地管理期刊档案，挖掘档案中隐含的信息资源，并有针对性地将其转化为新科学研究的原料，有助于提高编辑效率，提升期刊质量。因此，各期刊出版单位应摒弃传统的错误认识，重塑档案管理意识，利用信息技术手段科学合理地规范档案管理行为。

[1]全国档案事业发展“十五”计划[N].中国档案报,2000-12-14.

[2]搜狐IT.1994-2014:中国互联网20年历程[EB/OL].http://it.sohu.com/20140430/n399039259.shtml.

[3]史向云.论图书出版档案管理的功能及强化[J].出版广角,2015,(9).

[4]刘鑫.新媒体视域下的科技期刊发展策略研究[J].出版广角,2014,(6).

G270.7 文献标识码：A 文章编号：1005-9652（2016）06-0048-03

（本文系江苏省现代教育技术研究2016年度立项课题的研究成果，项目编号：2016-R-47146）

（责任编辑：虞志坚）

刘鑫（1984-），女，吉林蛟河人，金陵科技学院学报编辑部编辑，硕士。