如何做好电子文件的整理与归档

安艳芳

摘 要：随着电子信息技术的飞速发展，档案的信息化管理成为了档案工作顺利进行的重中之重。虽然在某些特定的环境中，信息技术给我们的工作带来了诸多的困难和不利，但需要我们重新审视和深入思考这项工作，其中一个很重要的问题就是如何做好电子文件的收集、整理与规范归档，以及在归档之后该如何保证它的保密性和安全性。近年来，公司对档案工作越来越重视，并针对电子文档的一系列工作进行了规范和系统的研究，努力将原始的纸档案转化为数字档案，并建立档案信息库，便于资源共享和检索。

关键词：电子档案；电子文件；档案保存；档案管理

中图分类号：G276 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.18.033

1 电子文件的收集范围

电子文件是在特定环境中生成的数字信息，它以光盘、磁盘、磁带等载体形式存储，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送。电子文件的收集范围与本单位纸质的文件材料收集范围相同。由于电子文件与纸质文件相比有其特性，因此在收集、积累的过程中也有别于纸质文件。对于电子文件的收集范围，主要包括：①本单位用电子计算机起草、打印的公文和用电子计算机编制的各种报表的备份盘等；②草稿性电子文件一般不收集，但法律法规等重要文件在其修改过程中产生的文件要收集；③技术含量较高的电子文件，例如存储设备驱动、使用说明等的磁盘、光盘等。

在文书档案方面，电子文件是指所有经数字化处理后形成的文件；在会计档案方面，电子文件是指在会计电算化中形成的所有电子财务数据备份；在科技档案方面，电子文件是指从申请立项开始，所有经数字化处理后形成的文件。另外，电子文件还包括设备仪器箱所带的电子光盘（驱动程序、操作说明等）；科技生活中形成的电子文件，例如用数码相机、数码摄像机、数码录音设备拍摄或录制的数字格式的电子文件；开发或购买的各种软件盘和数据备份以及本单位数据的OA办公系统形成的电子文件和收发的公务电子邮件等。对于这一系列“无纸化”系统生成的电子文件，应当有一套严格的管理制度，必要时，应在收集积累中制成硬拷贝或缩微品，以免系统发生意外而使文件丢失。

2 电子文件的整理

电子文件的整理是未来电子档案管理和检索利用的基础，电子文件按照档案管理要求，将收集积累的电子文件进行分类、著录、标引，为归档做好准备工作。一般情况下，归档人员只是对某一份或几份电子文件进行调整归档后，本单位档案保管部门还要进行检查和系统地整理。

电子文件的整理通过对电子文件进行分类、排序，将零散、杂乱的电子文件按照档案工作信息化规范管理进行收集、整理、排序、录入。例如，就本单位电子档案来说，按其种类可以划分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、地质勘测类、基本建设类、科学技术研究类、设备类、产品类、会计类和职工管理类。由于不同系统会产生不同的电子文件，所以在整理中，可能会遇到文件格式需要重新编排和重新组合的问题。为了保证电子文件的真实性、完整性，要不断解决格式的转换问题，定期维护。这部分工作是档案专职人员和档案与管理部门整理电子档案的一项重要内容。另外，还要组织建立数据库，对电子文件进行科学的分类和编号；按照各门类具体工作，结合本单位的实际情况制订分类编号方案，并给每份电子文件编写一个固定的唯一的号码。如上所划分的类别，其代码由01～08代替，类别代码由字母代替：T—文本文件，I—图像文件，G—图形文件，V—影像文件，A—声音文件，M—多媒体文件，P—计算机程序，D—数据文件，从而使所有的电子文件成为一个有机的整体，为后期归档提供了科学、有效的数据。

3 电子文件的归档

电子文件的归档是将有保存价值的电子文件向档案部门移交的一个必要过程，这标志着电子文件管理逐步迈向规范、齐全、完整的道路。需归档的电子文件必须先由档案专职人员确定归档范围，这是保证电子档案质量的重中之重。本单位根据国家档案局和省档案局制定的《文件材料归档范围和保管期限表》中的规定以及其它有关科技文件、专门文件归档范围的规定执行，同时也可结合本单位的实际情况拟定适合本企业和本单位的一套完整、适用的归档范围及分类要求。电子文件具有软硬依赖，因而，归档文件所支持的软件文档及电子文件内容显示的基本格式、数据信息都应属于归档范围。

3.1 归档方式

目前，电子文件归档的一般要求是把已分好、排列好的电子文件集中制成归档数据集，按照年度和保管期限在计算机网络上向档案部门移交，归档文件的著录信息和存储地址自动保存到数据库中。这样档案部门能够准确掌握归档文件信息，使归档的电子文件可通过网络直接查阅、查询和检索，使之达到提供检索和利用的目的。

3.2 归档要求

电子文件的归档工作是由各单位业务部门掌握管理，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性确定密级和保管期限，然后按照归档要求转入档案部门。档案专职人员审查后，加上档案管理信息，例如档案载体-类目号-年度-盘号，Dg为光盘，Dc为磁盘，Dd为磁带。光盘的档号为Dg1.2015-1，磁盘的档号为Dc102016-1.为了确保电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，并建立各门类档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件进行查找。笔者所在的科技管理科中科技电子文件档案种类较多，分别可以按照地勘、基建、设备、科研、房地产、声像档案等项目工序流程进行归档。例如，基建类电子档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出，所以在对纸质文件实体进行扫描、整理时，一定要规范有序，按时间、工序前后进行排序，按照科技档案构成的一般要求进行整理、归档，使之能够有效地被检索和利用。我处近年来针对此类工作每年进行三期的业务系统培训，每次都邀请国家档案局和省档案局几位知名专家进行授课指导，我处多位业务骨干也给各二级单位实际工作中遇到的问题进行了解答，互相交流，推动了此项工作的顺利进行，并为集团公司解决了若干个实际问题。

总之，在信息技术飞速发展的今天，电子档案管理已是一项重要而复杂的工作。笔者作为一名档案工作人员、一名优秀党员、一名合格的领导干部，要在今后的工作中要更加严格要求自已，在业务上不断进取，不断提高自身素质，争取能够在现代化档案管理的各个环节中起到带头领军作用，为档案工作的不断发展、为同煤事业的腾飞奉献出自已的光和热。

参考文献

[1]沈彦.浅议电子文件及电子档案管理[J].企业导报，2013（4）.

[2]张美芳.国外声像档案数字化进程对中国声像保存的启示[J].数字与微缩影像，2014（3）.

〔编辑：王霞〕