浅议档案管理的创新与服务

陈春荣

[摘 要]档案是机关行政单位和业务工作的查考凭据这是科学研究的基础和条件，是生产活动的参考依据。当今时代，适应新时期新形势，档案管理必须走创新之路，这是社会发展和档案事业发展的必然趋势，是高科技发展的必然结果。

[关键词]档案管理；服务水平；创新

档案是一种信息资源，档案的原始记录性和知识信息性能够满足某个方面社会需求，于是，档案的价值就形成了。在知识经济时代，档案以其所载信息的原始性、真实性、技术成果的可重复性及可考查性等使其具有更高的利用价值，它在人类文明进步中一直起着承前启后的作用。随着现代科学技术的飞速发展，档案管理工作实现了档案工作科学化、现代化、规范化、标准化和信息化，这更加有力地推动了档案工作向更高层次迈进。

笔者认为，档案管理的创新在当今社会迅速发展，科学技术日新月异的大好形势下，还要坚定不断创新，提升服务水平，以期适应空前的机遇和严峻的挑战，达到持久发展。

一、创新档案管理观念，是创新档案管理的首要之举

信息化时代的到来，创新已成为时代的主题。加速创新，是各行各业得以应对不断发展变化的形势需要。近几年，档案管理也在发展变化，表现在管理内容更为复杂，管理手段也更为多样，然而，管理水平却相对滞后，因此，进一步加大创新力度，提升管理水平，提升服务社会生活的能力，就显得尤为重要。

1.要创新档案管理，必须从改变传统观念做起。

2.档案在经济社会发展过程的重要性和不可替代性。全新的认识，是要对档案作用的肯定。不要弱化档案的作用。不要以为档案就是一些资料的累积。一个企事业档案，是这个单位员工生产实践活动的劳动结晶和智慧积累，以及发展历程的真实记录和客观评价，当这些经历以文字、数据、图片、音像等形式固定下来时，它所代表的是这个单位不可复制的记忆，是金钱买不到的无价之宝。

3.对档案的服务范畴有一个全新的认定。随着信息化时代的到来，档案的服务范畴已经没有局限性，这一点必须充分意识到，除非是带密级的档案，否则，档案就是服务于整个社会的。

二、创新档案管理的必要环节是创新档案管理制度

制度决定服务高度。创新档案管理，必须在制度上创新，要根据我国《档案法》等法律法规和有关的档案管理规定，结合实际，从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，制定一套完整的档案管理制度。同时，要引进先进的档案管理软件，制定电子档案的管理、分类标准，使档案管理工作逐步向自动化转变，实现电子档案和纸质档案一体化管理。此外，档案管理员的职责也与以前有所不同，要结合实际，对档案管理员在档案工作中的义务和责任，做定出更加具体和明确的规定，从而提高档案管理人员工作的规范性，进而提高他们的服务水平。

三、创新档案管理的核心是创新档案服务方式

服务方式决定服务效率，所以创新档案服务方式就显得非常重要。信息时代，档案具有开发利用速度快、直观性、选择性和易操作性的特点。这些特点，也使得档案更容易走出档案室的狭小空间而走向社会，更好地为人们的生活、学习和工作服务。

1.建立联合目录，实现档案资源共享。共享的同时，各级各类档案馆和图书馆可以统筹发展，走特色化专业化发展道路，更好地满足于社会多方面的需要。具体体现在建立联合目录，用统一的著录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆（室）馆藏的档案目录，从而使利用者能够很方便地获取到更多，更广泛的知识和信息，情报等，从而避免了不必要的重复和浪费，也可以有效地缓解档案存储空间拥挤，管理人员及资金紧张等现实的矛盾。

2.创新服务方式，为大众提供现代化的在线服务。信息化的今天，需要建立档案馆（室）网页，实现档案信息的网上检索，这是一个重要方式。现如今，输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，特别方便查询检索。如果企事业单位档案棺（室）能做到与宣传部门密切配合，将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用，效果会非常好。为大众提供电子信箱服务，让大众与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行直接对话和信息交流，档案管理人员需要扮演好服务员的角色，及时、耐心地回答服务对象关于档案内容和利用途径等方面的咨询，让服务真正贴近生活。

3.开展档案阅览服务，提高档案的利用率。档案在从前几乎不对大众开放，到档案馆（室）查阅资料的也多是公务人员，这使得档案的利用率很低。鉴于此，可以大力开展档案阅览服务，让大众可以更便捷地调阅档案，了解信息，提高档案的利用率。

综上所述，档案管理创新有其必要性和紧迫性，为社会生活服务，展现其独有的价值和作用，是创新档案管理，适应信息化时代档案工作的必然要求。做好档案管理工作，必须创新，在观念、制度和服务方式上下功夫，想办法。服务水平必须在跟上的基础上，务必做到不断力求提高，只有这样，才能使各种珍贵的历史资源得以保存。无疑，这是一项功在当下，利在千秋的大事。

（编辑/丹桔）